秘书工作 “五味”论

文/杨庆

秘书工作是对个人品质、业务能力各方面要求非常高的工作。有人将秘书工作戏称为“万金油”工作。意指：从事秘书工作的人，应懂应会的知识应当全面、深入。笔者从事秘书工作7年，深深体会到从事秘书工作，不仅仅是对个人知识、能力的全面考察和提升，而且更是对个人意志、品质的考验和锤炼。人们在日常生活中离不开“酸甜苦辣咸”五味。通过秘书工作多年的体会，窃以为，秘书工作具备“五味”之精神。

一、酸。一是秘书工作应有文人之 “酸”。首先这是由秘书工作的性质决定的。秘书之 “书”，意味着要与文字打交道。文字工作是秘书工作的基本内容。作为秘书，文字工作主要涉及两个部分：一是记录、抄写工作；二是公文、讲话稿的撰写工作。记录工作要求秘书能准确、迅速、无遗漏地记下领导的讲话内容；抄写工作要求秘书字迹工整、字体优美，给人以美感。公文、讲话稿的起草要求秘书殚精竭虑，反复推敲，不厌修改。其次这也是由高校的性质决定的。高校是知识分子的聚集地。从事秘书工作每天要同在某一专业领域的专家、学者打交道。需要有一定的知识修养，深切体会师生员工的所想、所感，才能同教师、学生有共同语言。二是秘书工作应有收敛固涩之“酸”。“酸”在药理作用上有收敛固涩之功效，秘书工作也应有锋芒收敛的气度。秘书作为领导身边的工作人员，一言一行从另一个侧面反映着学校、校领导的形象。同时，秘书工作有一定的机密性，能接触到其他人不知晓的机密，观察到别人看不到的领导的另一面。秘书应当时刻注意自己的言行，做到不该说的不说，不该听的不听，不该看的不看。三是秘书工作要有忍受之 “酸”。在日常工作中，秘书难免会受到来自领导的批评，有时这种批评可能是不恰当的。作为秘书会感到委屈。在这种情形下，秘书应从领导的角度出发，体谅和理解领导，忍受些委屈，而不应当不顾后果地与领导争论正确与错误。学会保持平常心，调节心理，控制自己的情感。

二、甜。 “甜”总是给人一种愉悦的感受，有 “美好”之义。秘书工作之“甜”首先是喜爱这项工作。怀着感情从事秘书工作与把秘书工作仅仅作为 “工作”来对待具有截然不同的效果。带着感情从事秘书工作，把秘书工作不仅仅作为一项 “职业”来看待，而更是作为自身价值实现的方式和目标来践行，把自身与工作合为一体，融入到工作中，在工作中享受快乐。其次，秘书工作之“甜”是一种达观、向上的态度。“态度决定一切”。秘书工作是清贫的工作，但在工作中不能斤斤计较，对人对事应包容、信任。在工作中应保持乐观的情绪，锻炼自己的坦荡胸襟，锤炼自身的蓬勃的朝气、昂扬的锐气和浩然的正气。第三，“甜”即“甘”。秘书工作要心甘情愿做，增强工作的主动性。秘书工作常常是 “事找人”，而非“人找事”。秘书每天面临着庞杂的事务，处理这些事务常常是被动的。但这不意味着秘书工作没有主动性。秘书完全可以充分发挥自身的主观能动性，高效地开展创造性工作，由“事找人”变为“人找事”。比如：在工作中，为领导决策创设良好的工作环境，帮助领导解决琐碎的事情，使领导集中精力抓大事；在执行领导和办公室的指令中，改进执行方法，创造性地优化现有方法，“多快好省”地完成工作任务；在调查研究中，提前做好工作方案，主动出击，当领导需要时，随时拿出方案；提高秘书工作的科学性、有效性，避免当一天和尚撞一天钟现象的发生。

三、苦。作为感受，“苦”难以让人接受，但苦在药理作用上却能清热泻火。俗语云“艰难困苦，玉汝于成”。秘书工作是 “苦差事”。正因为是“苦差事”，所以秘书工作也是最锻炼人的差事。从事秘书工作一要能吃苦，二要勤奋。无论是撰写讲话稿，还是会务接待工作，还是调研、信访工作，每一项工作都有难度。撰写讲话稿，要达到“语不惊人死不休”，经常要通宵达旦，冥思苦想。撰写的稿子，有时还会被领导全盘否定，推倒重来；接待工作，要做到细致、细致、再细致，殚精竭虑，接待环节要做到环环相扣，保证不出一丝纰漏；调研工作，要深入基层，查实情，访民意，防止走马观花；信访工作要做到热情、周到，有时还要忍受信访对象的打骂。不论哪一项工作，均要求秘书有能吃苦的精神，有 “咬定青山不放松”的意志力。除了能吃苦，秘书还要勤奋。要做到“脑勤”“眼勤”“手勤”“腿勤”。“脑勤”是善于站在领导的角度思考解决问题，当好领导的左右臂膀，做好领导的参谋助手。“眼勤”是对事务反应的灵敏度。能对事物的性质和发展变化有相当的敏锐力，能迅捷地领悟并抓住事物的本质，看清它的发展变化趋势。“手勤”是对事务的快捷准确的执行力。对领导布置的任务能迅速、准确地完成。“腿勤”是保证上下沟通渠道的畅通，促进信息流的快速运转。通过“苦”的锻炼，必将“天降大任”，自身素质和能力获得很大提高。

四、辣。“辣”对人体感官有一定的刺激作用，“姜桂之性，到老愈辣”。秘书工作的方式方法要“老辣”。一是在文稿起草上要老练刚劲、收放自如。对语言的使用应达到纵横捭阖、信手拈来的境地。二是在事务协调上要圆熟有度、张弛自如。一般认为，秘书工作难度较大的工作就是协调工作。协调好了，是领导指挥得当；协调不好，会被人嗤之以鼻，陷入 “拿着鸡毛当令箭”的尴尬境地。实际上，在协调上应注意针对不同事项采用不同的协调方法，做到 “具体问题具体分析”。在协调工作上采用“明”“暗”“热”“冷”“硬”“软”等多种协调手段结合的方式进行。“明协调”就是通过会议的形式“当面锣，对面鼓”进行协调；“暗协调”就是通过个别谈话、电话联系等方式一对一进行协调；“热协调”是把握好时机，用 “趁热打铁”的方式协调；“冷协调”是对不易立即做出决定的事务进行冷处理，待过一段时间或考虑成熟后，再进行协调；“硬协调”是根据制度的明确规定或领导的指示，利用行政的强制力和权威性进行的协调； “软协调”是借用舆论、道德等无形的力量进行的协调。通过多种协调方式的熟练运用，使部门、人员之间在工作上分工配合，密切合作，克服困难，井然有序，步调一致地为完成目标而齐心努力，真正起到凝心聚力的作用。

五、咸。咸的主要来源是盐，盐是人体必备不可缺少的基本物质。同样，不断学习也是秘书的必备课程。就如同人体缺盐会虚脱一样，秘书不学习，会“嘴尖皮厚腹中空”。古人讲 “非学无以广才，非学无以明识，非学无以立德”。要每天抽出时间，认真学习。一要学习书本知识。首先要学习秘书学的知识，补充完善自身的知识结构。许多从事秘书工作的人员并非是秘书专业出身的，大多是属于“半路出家”，这就更需要补充秘书学的营养。通过有目的、有计划地研读秘书学的有关知识，丰富自己对从事职业的深刻认识，能有效地提高自己的职业技能和技巧，取得事半功倍的效果。其次，要博览群书，广泛涉猎。秘书是一个综合性很强的工作，对个人知识面的要求较高，不能讲“上知天文，下晓地理”，也要求对众多学科领域都略知一二，这就要求秘书人员时刻不能放松对自身的要求，努力涉猎知识。二要在实践中学习。学习的目的不光是为了认识世界，更重要的是要改造世界。“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。学习书本知识是对间接经验的学习，在实践中践行是对直接经验的学习。只有实践，才能避免“纸上谈兵”，做到理论联系实际，真正提升自身处理和驾驭复杂问题的能力。三要反思。“吾三省吾身”。反思将感性知识再次上升为理性知识的过程，是实现认识的再次飞跃。通过实践中的反思，总结自己在秘书工作中的成功经验和失败教训，提升自己分析和解决问题的能力，最终练就一身过硬的功夫和本领，大大提升自身的气度和修养。