关于加强国土资源档案利用服务的对策思考

鞠晓悦

档案服务利用可分为普通提供利用和主动开发利用两大类。普通提供利用是指调阅档案、借阅档案、提供档案复制件、提供档案摘录证明、函调档案、电话查档、网络查档服务等；主动开发利用是指档案资料编研、档案史料陈列和展览、档案资料专题信息服务、参与研究等[1]。随着经济的发展、社会的进步，国土资源管理已成为经济与社会管理不可或缺的重要内容，其档案利用服务工作中存在许多新情况、新问题，需要认真研究、探讨并予以解决。

1 国土资源档案利用服务的现状

近年来，档案利用服务突显了其重要性，档案提供利用已越来越被人们所熟悉，档案工作已逐渐走出政府大院，直接面向社会、面向群众，为社会经济运行服务。国土资源系统内部查阅相关文件、编史修志等需要提供档案服务；处理居民拆迁、农民安置、社会保障等问题，涉及国土资源管理政策依据和法律文书，也需要提供档案服务。

以泰州市国土资源局档案室为例，近几年每年接待利用都在3000人次以上，提供档案资料4800余卷(件、册)。从查档目的来看，内部工作查考约占50%，拆迁安置约占30%，失地农民保障约占10%，编史修志与学术研究约占2%，其他类(包括司法机关调档、婚姻家庭矛盾、经济纠纷等)约占8%。从查阅结果看，找到所需档案资料的约占80%，找到相关档案资料的约占10%，找到线索的约占8%，其他情况约占2%。从查档的形式上看，以现场调阅为主，其它方式为辅，现场调阅约占93%，电话查询约占5%，网络查询、信访处理等约占2%。

2 国土资源档案利用服务工作中存在的问题

国土资源档案利用服务的主要法律依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《江苏省档案管理条例》、国土资源部《土地登记资料公开查询办法》等。这些法律、法规对国土资源档案利用服务提出了原则性规定，但在国土资源档案实际利用服务中，尚有一些具体问题难以把握。

2.1 保护与利用的矛盾

从某种意义上讲，保证档案安全的最好办法就是把档案封存起来，只在一定范围内有限使用。但是，保管档案的目的就是为了利用，因此保护与利用始终存在着矛盾。此外，网络安全保护与利用的矛盾也较突出。目前，国土资源系统档案室大多已将档案数字化，为服务对象提供电子版本供其查阅。考虑到内部网络及档案的安全，档案室一般不提供数据拷贝，只让利用者通过摘抄的方式记录相关内容，利用者往往觉得非常不便。

2.2 开放与控制的矛盾

参照《各级国家档案馆开放档案办法》，各级档案的划控都是针对满30年的档案开展的，档案工作部门根据划控确定档案的提供利用范围。在国土资源档案实际利用中，大多数档案未满30年，按规定不得全部整卷公开，提供利用服务经常会遇到一些困难，开放与控制的矛盾显得较为突出。如：利用者需要利用的是未满30年的档案，这些档案尽管其内容应该可以公开，但都未到划控时间，对于这些档案是否提供普通利用，档案工作人员往往觉得难以把握。从档案内容上看，国土资源系统业务档案中土地权利人、土地座落、用途及面积等信息应对社会公开，而其中的协议、土地出让合同及权利人身份证明等资料只有土地权利人本人才能调阅和复制。

2.3 复制多与少的矛盾

《档案法实施办法》第二十二条对档案利用的概念作了明确的表述：《档案法》所称的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录[2]。部分利用者为尽可能多地掌握情况，往往希望复制尽量多、甚至整卷的档案。但是，在实际工作中，档案室一般不同意为利用者复制太多的档案，尤其对整卷地复制档案控制较严，因为整卷复制档案就等于“档案搬家”。

2.4 维稳与维权的矛盾

这些年，企事业单位大批改制，劳力安置矛盾时有发生，当事人征地、供地、发证等一系列的相关全套档案还没到开放时间，如果提供利用可能使相关矛盾升级，给社会的稳定和政府的工作造成更大的压力；但是如果不提供利用，当事人的合法权益难以得到保证。这些档案如何提供利用、提供利用的范围如何把握也是困扰国土资源档案利用服务工作的难题。

3 进一步提高国土资源档案利用服务水平的对策思考

3.1 进一步加强国土资源系统档案资源管理与建设

提高档案利用效果，需要丰富的档案资源作保障。首先，要加强业务监督指导工作，从源头上提高档案的质量；其次，要加大档案收集工作的力度，不断丰富馆藏；再次，加强系统内部档案管理应用的相互协作，加快推进档案信息共享，在国土资源系统内档案室之间实现民生档案信息数据库共享，使得利用者所需档案信息只要保存在其中某个档案室，即可在首访的档案室查阅并可异地开具档案证明，而无需往返奔波。

3.2 进一步规范国土资源档案的利用工作程序

由相关职能部门牵头，研究出台档案利用办法，规范档案利用程序，做到档案服务有据可依、有章可循，促进矛盾协调解决，提高档案利用服务整体水平。一要加快国土资源档案信息化步伐，解决保护与利用的矛盾[3]。根据档案的珍贵程度、利用频率等情况，制订合理的数字化推进方案，对土地登记发证档案等利用频率高、利用效果较好、涉及民生的档案优先数字化；对已经数字化的档案、利用频率高的档案，要尽量提供电子版本，以保护档案原件；如确有必要使用的珍贵档案，在提供利用时则采取佩戴手套等防护措施，要加强档案流动中的保护工作；同时，做好档案数据的备份工作，确保数据的安全。二要提前做好国土资源档案划控工作，解决开放与控制方面的矛盾。根据政务公开的要求，有很多文件一旦形成，就必须立即对外开放。在实际工作中，要解决开放与控制的矛盾，除了对满30年的档案正常划控外，可以考虑增加10年、20年划控。在每年整理档案时，即进行第一次划控工作；向档案室移交档案前，由相关处室进行二次划控。三要尽快研究制定国土资源档案具体利用办法，解决复制多与少方面的矛盾。由档案管理相关部门组织，对“利用过程中复制多与少”、“如何理解档案搬家”等问题进行研究，制定相关具体规定，便于档案工作人员在提供利用服务时执行把握。四要坚持以尊重事实为原则，解决维稳与维权的矛盾。在遇到维稳与维权的矛盾时，要坚持以事实为依据，法制为准绳，把握好提供利用服务的尺度[4]。

3.3 大力发展电子政务，进一步提高国土资源档案利用服务的水平

一要正确处理保密与公开的问题，维护公民对政务信息的知情权。对在线接收进来的大量的电子文件，档案部门应进行文件保密审核，审核后，将不涉密的、与社会各界联系密切、具有利用价值的政策法规性文件及时在国土资源系统门户网站予以公布，保证公民自由利用不涉密的全部已公开现行文件。

二要以引导和满足社会公众需求为导向，确定国土资源系统门户网站档案服务方向。对国土资源系统门户网站各部分内容提供利用的频率进行统计、分析，针对社会公众需求热点，对门户网站内容、形式进行调整，增强服务功能。

[1]朱玉媛.档案学基础[M].武汉:武汉大学出版社,2008.

[2]全国人民代表大会.中华人民共和国档案法[Z].2010.

[3]GJJ/T117-2007,电子文件归档与电子档案管理规范[S].

[4]国土资源部.土地登记资料公开查询办法[Z].[2002]14号.