浅析民办高校二级院系档案管理现状及对策

朱 静

当前民办高校都存在主体年轻化、办学时间短、制度建设不够全面等一系列问题。各种建校材料、专业建设材料、教学材料纷繁复杂，材料质量参差不齐，和一些办学时间长的公办院校相比，差距很大。在众多档案材料中，教学档案是学院的重要档案、特色档案，也是学院接受教育教学评估的核心档案，因此，二级院系应强化档案管理工作，将档案管理工作作为系部重要的日常工作。

教学档案在评估教学质量及教学管理水平的过程中起着重要作用，也是评估工作中最基本、最重要的材料，是高等学校众多分类档案中的核心部分。各二级院系是一线教学单位，是教学档案基础数据的来源地，也是对这些基础材料利用率最高的单位，所以对于基础教学文件应该有个合理的保管办法。这些基础教学文件资料对于教学评估、提高教学质量、改进教学方法、提高教学管理效率与水平以及在人才培养计划的不断深化和研究上都有着重要的作用[1]。

1 民办高校二级院系教学档案管理要求

高等学校教学档案很多很繁杂，相对于二级院系来说又很固定。二级院系的教学档案的收集管理要从专业和学生入手，以不同专业和不同年级来划分，这样方便档案的查找和利用。高等学校的档案还有一个特点，时间分类不能按照自然年度分类，因为学校的教学有严格学期周期。繁杂的档案管理体系，需要及时收集、限时归类以及定时整理。整个档案收集整理系统要以满足正常教学规律的要求为前提，更好的适应新时期高等学校发展的要求，为教学评估工作做好保障。

高等学校档案管理的内容各不相同，但细化到二级院系档案材料收集整理的分类则大致一样。具体地说，其主要包括以下几个方面的材料：（1）管理文件：学院对二级院系下发的指导性文件、通知、会议记录等等、学院内部的各种教学管理规章制度等、院系老师自主编写的教材等。（2）质量监控：教学指导性的文件；教学过程中的相关材料（包括教学安排的相关材料以及教师的正常教学活动中产生的一些材料）、教师在校内外学习方面的相关材料、学生对教学质量的反馈信息的相关材料。（3）教师材料：教师个人信息资料、教师教学过程中信息资料、教师的奖惩材料。（4）学生材料：学生考试信息资料、学生论文材料、学生各科成绩材料、学生参加的各种考试资料。（5）实践教学：实验教学和实验室管理的规章制度、院系开出实验项目统计表、院系学期实验课表、实验室实验记录、生产实习计划、总结及有关材料、课程设计材料、毕业设计管理材料以及优秀毕业论文。（6）实物类：各种重要会议的声像资料、光盘等[2]。

2 民办高校二级院系教学档案管理存在的主要问题

2.1 跟不上高等教育大发展的步伐

近几年，高等学校教育体制的不断发展，高等学校的不断扩招，各学校对学科专业的不断扩大，办学形式的不断更新，教学的方式方法的不断改革，教学管理也不断走上正轨，在一线教学活动中产生的教学文档也越来越繁杂，类目要求也越来越多。很多事物都是新鲜事物，档案材料的收集整理的体系标准也有待探讨。尤其是二级院系的档案收集整理标准体系没有形成，很多学校有学校的档案管理标准，但是到二级院系这方面的标准要求就很简单，很不能说明问题。

2.2 材料不够完整、系统

现在对各个高校的教学评估活动也越来越多，随着每年的各种各样的评估活动，各类评估都需基层教学单位提供系统、完整的基本数据和材料，这些基本材料再结合学院的材料整合后给评估专家进行评价。

由于二级院系档案管理人员不固定，材料收集得就比较零散，外聘教师的基础材料收集也就不够详细。此外，二级院系的材料中，管理文件和质量监控方面的材料都非常缺乏。由于材料的缺乏和空洞，所以在做评估的支撑材料时就显得不够完整和系统了。

2.3 材料不够专业、标准

民办高校在高校教育大改革的趋势下，很多学院做了体制改革，很多工作改为二级院系自行管理。教学档案工作属于基础工作，二级院系对这项工作并不重视。在档案管理的整个目录下面档案管理制度不够健全，或者说有些二级院系根本没有一套详细的档案管理制度，更不用说对档案管理的严格要求的标准。

2.4 材料收集整理困难

材料收集整理困难是由两方面的因素造成的。一方面，教师对存档材料范围不够了解，档案意识不强。教师的教学任务繁重，教学过程中的材料没有时间及时做出来上交档案管理员，同时，有些科研项目进行中的相关材料，老师没有及时收集整理存档，造成很多一手资料的流失，等到档案管理人员催缴时临时突击、草率整理准备的档案归档资料又会出现材料质量不高的问题。另一方面，很多二级院系的档案工作是由兼职档案员管理的，这部分人日常工作繁杂琐碎，很容易错过收集时间。

3 民办高校二级院系教学档案管理规范化的对策

（1）全民提高档案管理的意识。持续不断地对档案管理的重要性，以及档案材料的要求和档案管理的方式方法进行宣传，不断提高领导和专业教师的档案意识。

（2）二级院系相对来说各种规章制度不够完善，很多都是摸着石头过河，也就是在这样的成长过程中才能形成更为规范的管理文件。要科学的、规范的形成教学管理的文件，制定相关教学档案存档规范要求，将教学管理工作与教学档案材料的归档管理结合起来，目前阶段应该加强以下几个方面材料的收集：

第一，质量监控方面加强对开设专业的可行性方案、专业的教学计划、专业各学科教学大纲、教师授课计划、大纲的执行与变化情况、授课计划的执行与变化情况、开新课新开课老师的试讲材料和学院有组织的听课记录等形成文件归档。

第二，将学校各级教学评比活动的资料、评比选出的典型教案、优秀论文、师德履行岗位情况、教书育人典型材料、学生对教师师德方面的反映材料、教师参加学术会议、培训工作记录等列入教师材料档案中。

第三，实践教学的材料要规范，各种实习（下厂实习）要保留图片资料及实习报告，并将其列入实践教学的材料中。

第四，负责学生工作的辅导员以及相关班级的班主任要对已经毕业的学生进行跟踪调查，形成记录，注意收集社会对学校的评价以及社会对学校的要求，还要注意声像材料的收集，列入学生材料中[3]。

（3）定期对二级院系兼职档案员的工作进行抽查，对工作中的不足要批评指正，帮助他们更快更好地了解档案管理的规范和要求。多开展档案工作业务的培训和指导，对兼职档案员的专业基础知识进行系统的培训，提高兼职档案员的工作能力和工作水平。

（4）各二级院系可以多开经验研讨会议，在工作中发现的问题可以互相学习改进，互相学习较好的工作方法。

4 结语

据调查，在评估过程中，经常暴露一些问题。一是教学档案材料收集不齐全、不完整、不系统，没有全局观念；二是一些归档材料无规可循；三是一些教学档案材料不规范、不科学。因此，院系的教学材料档案资料显得更为重要，院系教学工作相关资料是学校教学工作水平评估的重要支撑之一，更是专业办学水平评估的支撑。资料收集整理的好坏直接影响学校评估结论。二级院系档案管理工作要遵循“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合”的思路，重点加强档案管理的建设。

[1]张予宏.本科教学评估与高校教学档案建设[J].郑州大学学报,2006,(7):191-192.

[2]李晓红.高校教学管理制度建设与改革创新[J].黑龙江高教研究,2003,(5):93-95.

[3]沈跃.高校教学档案管理的实践与探讨[J].青海师专学报,2004,(1):137-139.