浅谈医院人事档案管理

王 瑶

人事档案是组织人事部门按照党的政策，根据干部人事工作的需要，将日常工作中形成的记载干部个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料集中整理而形成的，以干部个人姓名为保存单位，真实、全面地反映个人情况。

1 人事档案工作对医院的人力资源管理发挥了重要作用

1.1 为医院的发展、建设提供各类人才信息

人事档案提供准确的基本情况和数据，帮助医院领导做到知人善任和选贤举能。无论是内部人员任免、调动，还是外部人才招聘，都需要尽可能全面地、准确地了解人员各方面的情况。通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。而人事档案可以准确地反映出个人的年龄、学习经历、工作经历、专业技术职称、个人奖惩及工作中的表现等信息。这些客观数据，为医院领导进行人力资源的合理配置和干部的任用选拔提供了重要的决策依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门人员结构调配方面都发挥着重要的作用。

1.2 为职称评定提供参考

每年的职称评定工作都需要人事部门提供有关依据，并组织鉴定。在职称评聘时，人事档案就可以提供准确的人员基本信息数据作为参考。从各年度的年度考核、专业技术职称的变动、下乡支农的鉴定以及工资变动等各方面的材料反映其专业技术任职的详细情况。此外，档案中的学习培训、进修类的材料也为职称评聘工作提供了真实且有价值的学历学位信息。

1.3 为工资调整提供依据

每次工资改革和调整时，人事档案所提供的工龄、学龄和专业技术职称等信息都是必不可缺的基础数据。准确、真实的人事档案信息为劳动工资改革和各类福利待遇提供了基本依据，是工资改革和调整顺利进行的前提。如，新员工定级，必须根据当事人的档案中记载的学历、工龄、职称等情况才能准确的确定工资标准。

1.4 档案和当事人切身利益相关

对于个人来说，无论是工作调动、出国政审、还是入党团以及离退休手续的办理、各项证明的出具等都将以档案材料的审核为重要依据。档案是历史的真实记录，对于工作调动人员或新参加工作人员，只有将人事关系及档案交给用人单位人事档案管理部门或人才流动管理机构保存的人员，才能享受应有的待遇，如工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。如果没有档案，最直接的影响就是无法办理退休、也领取不了养老金。因为退休年龄不是以户口本或身份证上的出生日期决定，而是以档案中记载的出生年龄来决定。

2 人事档案的管理现状

人事档案本身并不能带来经济效益，而且许多医院的领导更注重医院的经济效益，所以医院的人事档案工作在资金投入、制度、手段、模式和人员等方面上都存在不少问题。

2.1 主动归档意识比较淡薄

由于医院一直以来都是以医疗科研的工作为中心，要求行政后勤人员把为临床一线服务的工作放在首位，从而忽视人事档案的作用。再加上干部职工对人事档案重要性的认识不足，因此个人比较容易忽视将应归档的材料主动交给人事部门存档，造成了人事档案的不完整或不连贯等问题。

2.2 归档材料甄别不严

人事档案材料的甄别目的是确定收集来的材料是否需要存放进档案的首要条件。干部人事档案的鉴别工作，是干部人事档案管理部门对收集起来准备归档的材料，按照一定的原则和有关文件规定，进行审核、甄别材料的真伪、判定收集来的散材料是否有归档保存的价值。

目前，不少人事档案中存在不需要归档的材料，尤其是一些工作年限较长同志的档案，由于档案管理人员收集散材料时甄别不严，就出现了诸多问题，如重件、无章材料和没有保存价值或保存价值不大的材料等等。对于这些材料既没有退还本人也没有统一登记销毁，而是直接放进了档案柜或档案中的散材料夹。这样不仅会造成工作上的混乱还大大增加了人事档案存放的压力，且违背了国家对人事档案管理的立卷、分类、归档的要求。

2.3 档案内容存在弄虚作假

随着档案信息量的扩大与交流，档案信息资源的共享及利用给了一些人可乘之机，弄虚作假现象屡屡出现，凭空捏造，随意更改，造成档案内容前后矛盾，使档案材料缺乏真实性、可靠性。如为了就业、调动等在填写履历时有意增大年龄或伪造学历材料，为了延迟退休故意减小年龄等。这样一份不真实的材料进入干部人事档案必然会带来一系列的副作用，有时甚至可能影响到对干部选拔任用的合理性。

2.4 档案材料缺失

在人事档案材料收集过程中，有些需要归档的材料由于历史原因或其他原因而缺失。如干部履历表、职称晋升呈报表、下乡知青期间工龄的认定材料、党团材料和工资变动审批表等。从而造成了档案内容的头尾不清、来源不明，直接影响了人事档案的连续性和完整性。

2.5 档案管理手段落后

专业性、政治性、机密性是人事档案管理工作的重要特点。根据国家相关规定，人事档案需要有专门的库房存放，有专职人员进行管理。我院干部人事档案材料份数多，且因历史原因资料复杂。但因办公用房比较紧张，多年来档案室一直都和人事办公室在一起，档案管理地都是人事科人员兼职。在人事档案管理手段上，没有配备单独的计算机，且人事档案基本上还是纸质档案，管理模式也还是一直采取人工收集、编录、检索、调阅等，使得人事档案在利用的过程中不能以最简洁的方式和最快的速度，查找到所需的相关资料，大大地降低了工作效率。

3 多措并举，实现人事档案的规范化管理

3.1 领导重视是完善人事档案目标管理的关键

医院人事档案管理工作是人事工作的重要组成部分，是人事管理工作中一项必不可少的基础工作。医院领导必须重视人事档案管理工作，及时解决人事档案管理工作中存在的实际问题，给予人事档案管理工作充足的人力、物力、财力的支持，使医院的人事档案管理工作得以顺利的开展。

3.2 建立健全干部人事档案管理规章制度，完善档案管理台账

人事档案管理工作必须严格按照规范的程序办理，从收集材料到归档及装订成册都有很严格的要求，从而使档案管理工作有章可循，职责分明，安全有序。

3.3 建立档案收集和归档的有效途径

严格按照中组部新的《干部人事档案材料收集归档规定》的要求对档案进行管理。人事档案材料的收集采取经常性、定期和集中收集相结合的办法。这就需要与各科室建立制度性的归档流程，督促这些科室的工作人员提高主动归档意识，把归档工作作为一项日常性事务来执行[1]。平时工作中要把收集来的散材料及时归档形成新的人事档案材料，力求缩短档案与干部实际情况的时间差，以便于档案资源实时适应工作需要，提高其利用率。而部门之间的默契配合将大大提高工作效率。

3.4 认真做好干部人事档案的查借阅和转递工作

干部档案的提供利用方式多为查阅和借阅两种。在利用和提供利用干部档案的过程中必须严格把关，严格执行《干部档案的查借阅工作制度》，对查借阅人员进行审查把关。干部人事档案的转递工作也是人事档案管理工作的一项经常性业务，是由干部人事档案的流动性决定的。在办理档案转递工作时，按要求如实、规范地填写《干部档案报送单》，转递手续必须完备，使人事档案的管理工作逐步达到标准化、制度化、规范化和科学化。

3.5 利用计算机系统进行档案存储和管理，有效提高工作效率

运用现代化管理技术和先进的管理办法，对医院的人事档案实行信息化管理和维护。利用计算机软件对基础数据进行分析和统计，通过这些功能，大大地提高了工作的效率和人事档案资源的利用率，增强了档案的活力和生命力。

3.6 提高档案管理人员的业务水平和素质

档案工作对专业知识的要求较高，是一门专业技术工作。管理人员不但要政治素质高，业务能力强而且要具备较强的事业心和责任感，同时还要熟练掌握信息技术以及现代化的科学管理手段。医院应定期对档案管理人员进行有计划的培训、学习，使其掌握现代化档案管理理论与新技术的运用。

3.7 树立主动服务意识，有利于推动档案工作开展

人事档案是人力资源管理工作的基础信息库，为医院各类人才的合理配置和任用选拔提供了重要依据。因此向全院职工宣传人事档案对个人的重要性是必须的，使医护人员清楚的认识到档案和自己的切身利益是紧密联系在一起的。取得全院职工对人事档案工作的支持，将为人事干部档案管理工作的开展提供更大的便利。

总之，人事档案资源及时、准确、高效地为医院人事工作服务是医院人事档案工作的根本出发点和归宿。树立档案工作的服务观念、时效观念、价值观念，拓展服务领域，能更好地为医院的发展做出贡献[2]。

[1]周宝珍.医院人事档案资源管理现状与开发[J].人力资源管理,2011,(4):20-22.

[2]李明.新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].中国医学创新,2011,(3):18-19.