高校院系办公室工作人员素质培养途径探析

陈墨香



高校院系办公室工作人员素质培养途径探析

陈墨香

福建师范大学协和学院

随着高等教育的发展，高校对办公室工作人员的要求越来越高。该文在阐述高校院系办公室工作特点的基础上，分析了办公室工作人员应具备的基本素质，总结出应从加强学习、锻炼修养、强化服务和注重实践四个方面提高办公室工作人员的素质。

高校 办公室工作人员 素质培养

高等学校院系办公室是高校内部设立的办理行政性事务的工作机构，是展现学校风貌、联系内外的一个窗口，办公室工作人员的素质高低、执行力水平好坏将直接影响着整个学校管理工作的效率和效果，影响学校行政管理工作目标的控制和实现[1]。随着学校管理制度的不断完善，如何在二级管理背景下更好地完成办公室工作，办公室工作人员应具备怎样的基本素质及如何提高，值得人们思考和探讨。

1 高校院系办公室工作的特点

1.1 综合性

在高校管理体制中，学院的党政机关、各职能部门的工作都必须与院系办公室工作有机地融合起来，才能实现工作效能的最大化，从而保证学院各项工作有条不紊地运行。因此，办公室必须配合好上下各部门的工作，高效、及时地处理各类问题，扮演好“进口”和“出口”的角色。

1.2 服务性

办公室工作的核心就是服务，服务领导、服务本单位教职工、服务各级职能部门。人们常说“安全无小事”，用在办公室工作上也十分贴切——“办公室无小事”。无论是协助领导作决策，或是接待来访宾客，抑或是传达教职工的诉求等等，每一件事都关乎大局，关乎形象，关乎身边同事的切身利益。因此，办公室工作人员的服务意识高低显得尤其重要。

1.3 时效性

时效性是办公室工作的另一个重要特点。在二级管理背景下，此方面问题尤为突出。各职能部门往往在同一时间段下达各种任务，要在短时间内妥善处理这些工作并顺利完成本单位日常事务，这就给办公室工作人员带来一定的压力和工作难度。能不能按时、保质、保量地完成工作，将直接影响到其他服务对象工作的有序进行，甚至影响到学院的稳定发展[2]。

2 高校院系办公室工作人员应具备的基本素质

高校院系办公室的工作特点决定了办公室工作人员必须具备一定的基本素质，其素质修养的高低是办公室能否发挥参谋助手、辅助决策、综合协调以及信息沟通作用的关键。这些基本素质包括：

2.1 坚定的政治素养

政治素质是办公人员综合素质的核心。高校办公室是一个相对特殊的岗位，是沟通院系、服务领导、服务师生的重要枢纽，要求工作人员必须能够又快又准确地领会领导决策的精神实质，并在此基础上加以贯彻落实，这就要求办公室工作人员必须具备较高的政治素养和领悟能力。此外，办公室经常接触到一些相对机密的信息，不论是上级下发的文件、同级部门的决策亦或是本单位内部发生的各类事件，都要求办公室工作人员保持清醒的头脑，坚定正确的政治方向，不能对外公开的信息绝不泄露[3]。

2.2 良好的工作形象

院系办公室是学校上传下达、沟通内外、梳理左右的重要机构，办公室工作人员的工作形象直接关系到上级领导乃至整个学校的形象。这就要求办公室工作人员必须做到：

（1）以真诚的态度对待任何工作，实事求是，不走旁门左道；

（2）待人谦逊有礼，耐心对待每一位服务对象，任劳任怨；

（3）动作干练不拖沓，处理问题不拖泥带水、油嘴滑舌；

（4）时刻保持清醒的头脑，不搬弄是非，言过其实；

（5）公私分明，不把私人感情带到工作中，服从领导，顾全大局；

（6）模范遵守各项规章制度，恪尽职守，谦虚谨慎；

（7）坚正操守，廉洁自律，规范管理各类经费开支；

（8）举止端庄，衣容整洁，营造良好的办公环境。

2.3 扎实的业务能力

办公室工作的特殊性，要求工作人员必须具备多项业务技能，主要包括以下几个方面：

2.3.1 语言表达和文字表达能力。作为沟通上下、联系内外的桥梁纽带，良好的语言表达和文字表达能力至关重要。语言是交流的介质，语言能力的高低直接决定了沟通交流的效果，为实现与学院党政机关、职能部门的有机融合，实现用语言和沟通去说服、感染他人，从而更好地完成本职工作，良好的沟通能力必不可少，这同时也是建立良好人际关系的基础。吴邦国同志要求广大干部必须努力提高文字表达能力，他指出：“写的过程就是深化认识的过程”[4]。语言表达和文字表达能力直接体现了院系办公室的工作能力，也间接反映了整个学院的管理水平和工作成效。

2.3.2应急应变能力。应急应变能力是指面对意外事件，能迅速地做出反应，寻求合适的方法，使事情得到合理的解决。随着社会的不断发展，高校突发事件的发生率越来越高，形式也越来越多样，作为行政秘书，往往最先接触到这些事件，这就要求办公室工作人员必须不断提高自身的应急应变能力，不断补充知识，灵活处理各类问题，将危害减小到最低程度，维护好院系的形象及安全稳定。

2.3.3理解与领悟能力。所谓的理解与领悟，包含了两层含义。第一层，就是要明白领导的字面要求是什么，完成这个任务的步骤是什么，该如何着手去做，即理解。第二层就是要弄懂领导的隐含要求是什么，布置这项任务实际上是为了达到什么效果，而通常，领导不会直接透露这些要求，那么就需要办公室的工作人员自己去领悟。如果不具备理解与领悟能力，那么工作就不能照着领导决策的方向发展，也就无法实现学院行政管理的工作目标。

2.3.4指挥和激励能力。领导制定的决策无论多么完美，如果不能被有效地执行，同样达不到预期的效果。为了使院系师生朝着同一个目标去努力，就需要适当的指挥，而通常扮演这样角色的人，就是办公室管理人员。首先需要分清什么人能胜任什么工作，把任务分配好，同时要注意指挥的态度和语气，其次要加以适度的激励措施，以提高师生完成任务的积极性与使命感。

2.3.5控制协调能力。这里所谓的控制，即跟进任务的能力。领导的决策一旦形成指令下达，办公室除了需要将工作分配给对应的人执行，还有一个更重要的任务就是跟进、追踪甚至考核任务的完成情况，必须保证各项工作在规定的时间内保质保量地，有效圆满地完成，这就是控制。而在执行决策的过程中，领导与领导之间、领导与职能部门之间、领导与普通教师之间，亦或是师生之间都可能针对某一问题产生意见分歧，那么这个时候就需要办公室出面进行协调，正确处理师生员工之间的矛盾，共同推进工作的开展。

2.3.6抗挫、抗压和社会适应能力。高校管理心理学对于挫伤的定义是：“人们在从事有目的的活动过程中遇到自感无法克服的障碍而产生的情绪”[4]。办公室工作与其他平行工作岗位相比，承担着比他人更重的压力和责任，甚至是挑战，其受挫的几率大大地提高。这些压力除了来自繁重与紧张的工作，还来自于人际交往，和谐的人际关系是办公室工作顺利进行，减少挫伤的一个重要前提。因此，办公室工作人员在提高思想觉悟和认识能力的基础上，应注重培养人际交往的能力和社会适应能力，努力营造良好的人际关系氛围，学会正确对待挫折与压力，为其选择恰当的发泄途径，学会管理情绪。

2.4 积极的创新意识

现代办公室人员正在面临着日益复杂多变的事务，这就要求办公室工作人员必须学会创造性地开展工作，不断更新观念，与时俱进，积极探索解决问题的新思路、新办法。与此同时，还应加强学习，积极认识新生事物，培养开拓创新的工作意识。

2.5 健康的身心素质

俗话说，身体是革命的本钱，健康的身体是高质量完成工作的首要前提，办公室人员应注重调节合理的作息时间，加强体育锻炼，这样才能保持精力充沛地投入到日常工作中。另外，良好的心理素质和健全的人格也是有效开展工作的有力保障[5]。

3 高校院系办公室工作人员素质培养途径

一般而言，高校院系办公室工作人员素质越高，则办公室管理工作的质量越高，反之则低。因此，办公室工作人员应重视并不断加强自身素质的培养，以适应社会发展的需要。

一要加强学习。首先，积极主动地学习理论知识，关心时事政治，加强自身政治素养；其次，全面了解与高等教育相关的政策和发展趋势，辅助领导做好决策；第三，掌握现代化办公工具的使用方法，提高工作效率；第四，加强高等教育管理学和高校管理心理学等学科知识的学习。

二要锻炼修养。首先，培养高尚的道德情操。办公室是学校对外的窗口，办公室工作人员更应模范遵守社会公德与职业道德，坚持自重、自省、自警和自励；其次，应加强文明礼仪的学习和应用。做到为人师表又肩负着联系内外的使命，拥有优雅的谈吐和脱俗的言行，除此之外，职场礼仪也是办公室工作人员的必修课之一。

三要强化服务。服务性是办公室工作的一大特点，尤其是在科技高速发展的今天，更需要办公室工作人员深入各个环节，了解实际情况，积极主动地收集、掌握与整理有效信息，为领导决策提供可靠的依据。此外，办公室工作人员还肩负着协调内外的重要使命，包括协调领导与本单位其他成员之间，任课教师之间，任课教师与行政人员之间，教师与学生之间，亦或领导与职能部门同事之间的关系。因此，良好的服务意识和积极主动的工作态度是处理好本单位大小事情的前提和保证[6]。

四要注重实践。每一个人所拥有的能力都不是与生俱来的，而是需要经过后天的学习、体验和沉淀慢慢培养锻炼出来的。作为办公室工作人员，更应该在实际工作中磨练自己，学会在失败中不断总结经验教训，不让同一个错误两次发生在自己身上，在工作过程中锻炼自己灵活应变的思维，形成归纳、整理和总结的良好习惯，在实践中获取宝贵的工作常识和处事技能。

高校院系办公室作为学校联系内外的窗口，实现沟通的桥梁，其工作人员综合素质的高低、服务意识的强弱将影响领导决策的执行效果，影响学校的声誉以及持续发展。因此，高校应加强重视对院系办公室工作人员素质的培养，为其搭建学习提升的平台，以便更好地为广大师生服务。

[1] 李笑.办公室主管实用手册[M].北京:经济管理出版社,2005.

[2] 赵康雷，黄学辉.高校行政办公室人员基本素质及工作创新途径[J].华中农业大学学报（社会科学版），2009(5):121-123.

[3] 张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报,2011(4): 9-12.

[4] 汤向东.高校秘书队伍及其在高校管理中的作用[J].无锡商业职业技术学院学报，2008(Z2).

[5] 熊川武.学校管理心理学[M].上海:华东师范大学出版社,2005.

[6] 陆梅芳,陈仁伟.试论现代高校办公室秘书的角色定位及实践策略[J].科技信息(学术研究),2008(16):295-296.