档案管理工作与信息化建设

徐淑芹

摘要：本文叙述了在当前迅猛发展的信息社会下，档案管理工作如何实现信息化建设，才能更好的发挥其巨大的利用价值。

关键词：档案；信息化；建设

Abstract: In the current situation of the rapid development of information, how to realize the information construction of archives management for the better exertion of the its huge utilization value is discussed in the paper.

Key words: archives; information; construction

中图分类号：F287.8 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

当今社会科技发展日新月异,信息化已成为社会经济发展的大势所趋。随着计算机信息技术作用的日益深广,各种高效扫描设备及各种数字技术的应用,使办公自动化水平大大提高,多媒体技术也广泛应用于档案管理之中,从而使得传统的档案管理模式受到极大的挑战，传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要。以网络技术为核心的现代信息技术的应用已成为档案事业应对迅猛发展的现代社会的必然选择。

一、档案信息与信息化建设的关系

档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越被社会重视和利用，主要包含三个层次：一是档案的内在信息，也就是档案的内容，这是档案信息的基本部分；二是档案的形式信息，也就是档案的外在形式和特征，它与档案的内容有密切联系；三是综述、汇编等等二次加工信息。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用做准备，档案信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。信息化建设是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将人类联贯在一起，构成一个全球化的人和机器的共同体，形成所谓的“网络空间”或称作“邪气社会”的信息化环境。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。档案管理工作改革是信息化建设的必然要求。在信息社会中，信息消费将成为加快社会信息化进程的源动力。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。生产要素发生了变化，信息将成为失去生产力发展的关键因素。同时，由于档案部门作为重要的文献信息源的社会地位得以确立和巩固，使得经济发展途径的变革和发展模式的转变，从根本上改变了社会各部门工作的发展方式和运作模式。 信息化建设是档案管理工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。此外，档案业务售货员、档案学科研究人员以及其他与档案工作有密切关系的人们。当他们在工作中感觉到社会对档案信息需求急剧增加时，工作热情就会不断增加，责任感日益增强。而当他们作为信息的消费者，感觉到信息消费的不可替代性时，他们会更加意识到自己肩负的工作的重要性和使命感，从而促使档案工作改革加速前进。二、加快档案信息化工作的途径首先要加大投入，实现档案现代化。要保证档案工作信息化的实现，政府要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的计算机及其用友软件和网络等现代化办公设备，改善档案工作软硬件环境，实现档案管理的自动化、现代化，增加库房面积，购置必备的档案装具，扩大室藏种类。其次改革档案信息服务方式。信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多，国家档案部门应制定统一的标准和规范，避免重复开发，并规范市场管理；二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库空间；三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用于国防档案信息全文检索、编目和参考查询服务；四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络等，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案；五是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众发布。第三培养人才，提高档案队伍素质。信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”；这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。三、建立健全档案法制体系

由于档案的凭证作用可以有效地证明信息产权的所有者，所以信息时代档案工作越来越多地涉及知识产权的保护问题。进入信息时代，不但在理论上要解决“网络空间”、“虚拟社会”的法律约束问题，而且在技术上也必须尽快突破电子档案的法律效力问题。只有这样，信息时代信息产权的保护才能落到实处。档案法制建设,实际上就是档案立法,档案行政执法,档案法制监督等工作的有机给合,就是保证档案法规在档案活动中得到贯彻落实的过程。加强档案法制建设不仅是档案工作自身发展的需要,而且是影响市场经济和知识经济健康成长的一个不可忽视的因素。1978年9月《中华人民共和国档案法》的颁布,标志着档案工作开始走上依法治档的道路。这是我国加强法制建设、全面实施依法治国的一项重大举措,也是规范档案管理部门依法行政,依法监督的责任和义务,对加强档案法制建设,推进档案工作全面健康发展必将起到积极的推动作用,从而使档案工作在经济建设和社会发展中发挥重要作用。随后出台的档案管理法规,使依法治档进入了新的阶段,为档案工作在法制环境下健康发展创造了条件。档案工作在市场经济条件下仅靠自身自发的作用是无法解决的。要想在短时期内成功地推进档案事业的现代化,只有走法制化的道路。档案法制建设不仅要立足于自身的权利和义务,还要考虑新技术环境下的档案现象及相关立法问题。有了适应于时代的档案法规系统,改善了档案执法的内部环境和外部环境,档案工作才能实现其应有的社会功能,在社会政治、经济、文化建设中发挥更大的作用。

为了让我们的档案工作更好的顺应时代发展的需要，我们必须加快档案工作的发展步伐,提高现代化服务水平,全面推进档案信息建设工程。