创新档案信息化建设的策略

成震宇

摘要：文章简述了档案管理信息化内涵及重要性性，在信息化管理的背景下，就档案管理如何适应新形势，积极进行策略调整，创新自己的服务等问题进行了探讨。

关键词：信息化；档案服务；创新

Abstract: This paper outlines the content and importance of file management information, in the context of information management, file management, how to adapt to new situations, active policy adjustments, innovation and service issues were discussed.

Keywords: information technology; file services; innovation

中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

档案信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志。充分运用飞速发展的信息技术，开展档案信息化，在档案工作创新中具有重要作用。具体地说，档案信息化要求档案管理人员重新思考档案管理的新思路，确立信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架与方法，实现档案信息的社会化服务。因此，档案信息化是档案工作创新的客观需要。创新是知识经济时代社会发展的主流趋势，创新是社会各项事业兴旺发达的不竭动力及源泉。以计算机为代表的高科技将人类带入了一个崭新的时代——信息时代，档案工作要与时代同步发展，必须开拓创新，而加快档案信息化建设是信息时代档案管理现代化的需要，也是创新档案工作的重要内容。

1 档案管理信息化及其内涵档案信息化管理，是指以网络信息技术为基础，对档案信息进行收集整理、开发利用的整个过程，即档案部门使用电子化的手段对档案信息进行处理，并通过计算机网络为用户提供各类服务的过程。现代通信技术的发展，使人类社会进入了信息时代。计算机的普及为全面实现档案信息处理和管理的信息化做了准备。只有在理念上完善对档案管理信息化的认识，加强对计算机档案管理系统的维护，加强对电子文件归档工作的监督和指导，才能确保档案数据库安全，保证电子文件的真实、完整、有效，真正实现档案信息化管理的目标。要在理念上认同信息化管理，我们就必须深入理解信息化的内涵。档案管理信息化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由多个方面的因素互相协调、互相制约构成的总体目标。这些方面主要是：适应现代化管理的思想观念，适应电子化网络化的管理机制，体现现代网络信息的设备技术，以及熟练操作的信息化专门人才队伍等组成，我们要利用信息技术对档案服务进行创新，就必须从这些方面的改革创新做起。

2档案信息化建设的重要性2.1可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为业务部门提供高效、优质的服务。2.2可用翔实的档案信息支持领导决策和管理。充分利用档案信息化平台快速统计、分类对比的优势，及时准确的为领导提供数据资料，使决策及时正确，管理措施得当。2.3为业务部门提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，实现资源共享。还可缩短档案编研资料的收集整理期限，提高档案信息利用的时效性。2.4可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务网、协同办公自动化系统的广泛运用，档案人员要管好档案，就要提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时编制机关年鉴等编研资料，使信息发挥最大的效益。3实现档案管理服务创新的策略

3.1要转变思想，提高认识，具备现代化的观念。在社会主义市场经济条件下，企业的生产、经营管理都要围绕经济建设、经济发展这个中心。企业档案管理也必须为企业经济发展来服务。在市场经济大潮中，企业不断变化，旧的体制和管理方式逐步要摈弃，而新的体制在逐步形成，要求我们在思想上提高认识，更新观念，推进企业档案信息化管理，适应企业发展的要求。

计算机和信息技术的快速发展，已经对档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题，就是要求我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是促进档案管理步人现代化的第一步。

3.2不断丰富档案信息资源是创新的基础

档案信息资源数字化是数字档案建设的基本条件和前提，无数字化档案资源库，数字档案部门就没有发挥其职能的物质基础;没有档案资源数字化，档案智能化服务、档案信息网上传递就无从谈起，实现信息资源共享也很难达到预期的效果。档案信息化中的“信息”实质上是指“档案信息资源”，它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础，那就要求我们积极主动地去挖掘、搜集各种有价值的信息，敏锐地感受社会信息的变化;运用一定的技术手段创造适宜的社会条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。那么，档案信息资源作为档案信息在活动中的基本资源，在量的积累上要达到一定高度，经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域，不断丰富和完善档案资源建设，使档案信息不断“数字化”，是档案工作追求的价值目标，也是创新的基础。

3.3更新管理手段，改善服务方式

3.3.1要实现档案管理现代化

通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录，真正实现档案资料方便快速检索，实现手工检索向计算机检索的全面过渡，从而大大提高了档案检索的效率。真正把档案部门建设成为一个面向社会、面向大众，为广大人民群众服务的信息中心。

3.3.2在服务方式上要创新

随着信息技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，服务方式应随着形势的变化不断创新。一是让公众熟悉和了解档案工作，扩大档案工作的知名度;二是宣传档案意识和宣传档案工作，改变传统的档案利用服务模式，建立起电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位主动地服务。对档案信息资源加以分类、分析并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足利用者对档案信息的不同需求;三是依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，通过档案信息的上网，提高服务的及时性。

3.4提高服务能力

先进的技术，需要掌握先进技术的人来控制，我们要提高档案部门的服务能力，就必须从两方面来考虑：一方面是基础设施的完善，使得档案部门的信息管理能力得到提高，从而能为单位和社会提供更多的信息服务。这一方面主要是我们要通过公关等手段，为自己的部门发展赢得良好的换进，从而争取到更多资金和设备。另一方面是档案管理队伍的素质提高，使得档案部门的整个服务过程能更有效率、更有质量。这就要求我们建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。要通过多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务又有计算机知识的复合型人才。档案管理人员需要知识更新，开拓视野。档案管理人员需要学习，需要接受新事物、新理念、新知识，为此应该创造一种业务交流、学习的环境，保持公路的畅通，使业务人员开拓视野，昂然向上，思学、思干，能学、能干，不断提高素质和水平，适应现代化管理的需要。

结语

要实现档案信息化，必然需要档案工作者改变传统的思想观念，按档案工作现代化的要求，自觉学习和更新知识，运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，变档案整理保管者为档案信息开发运用者。这一切都源于开拓创新，不断创新新的档案管理工作制度和方式。这就要求档案工作者重新思考档案管理中出现的新情况、新原则与新理论，创新信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

参考文献：

[1]杨公之，《档案信息化建设实务》，中国档案出版社，2003.

[2]李爱妹，加快信息化建设不断创新档案工作.上海造船，2009.