浅谈水利工程监理资料管理需注意的问题

朱学英 张彬彬

摘要：监理机构是独立于建设单位和施工单位的第三方，监理资料工程在建设过程中最公正、最直接的反映，特别是在工程建设过程出现了质量分歧、索赔争议时会发挥特别重要的作用，所以监理资料管理工作更加重要。

关键词：监理资料管理；需注意的问题

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工程资料是工程管理工作的具体反映，也是国家工程建设管理部门开展稽查检查非常重要的手段，参建各方也越来越重视资料管理工作。监理机构是独立于建设单位和施工单位的第三方，监理资料是工程在建设过程中最公正、最直接的反映，特别是在工程建设过程出现了质量分歧、索赔争议时会发挥特别重要的作用，所以监理资料管理工作更加重要。本文总结了多年从事监理资料管理工作的经验，就平时工作中需要注意的问题进行了简要论述。

一、制定适合本项目的资料管理制度

工程开工前，监理机构要制定本项目的档案管理制度，做好分工，责任到人并设专人对档案进行管理。制度的制定不能流于形式，要切实的将机构的每位监理人员的监理资料管理职责分配清楚，明确档案管理人员日常工作流程，特别是监理人员与档案管理人员接口工作要明确清楚，确保工作衔接顺畅，不出现职责空白。在实际工作中，根据每位监理人员岗位职责，将监理资料职责以书面形式确定下来，这样即使监理人员发生变动，但岗位职责是不变的。职责的制定最好结合资料形成流程，根据资料形成流程对每个施工控制环节的资料做出具体要求，并要向监理机构每位监理人员及施工单位有关人员在监理交底会上进行传达，统一要求，以使整个工程资料达到规范化、标准化。

二、配备优秀的档案管理人员

要创建优秀项目监理部，配备一个业务精炼、思想意识和责任心强的档案管理人员显得尤为重要。作为一个档案管理人员首先要熟悉国家、行业及公司制定的相关法律、法规、制度等，另外必须要熟悉施工流程，所以档案管理人员最佳的人选是从施工现场经过锻炼，而且思想认识、责任心强的人员。通过多年的经验，本文认为监理档案管理人员的定位有两个阶段：第一阶段要求档案管理人员要熟悉掌握各个项目档案职责规定，对档案的处理流程清晰，能够及时提供相应的文件即为合格；第二阶段的要求较高，不仅要能够具备第一阶段的基本要求，还要对档案进行初步审核，对施工单位上报的档案提出自己的见解；具备编写监理文件、报表的水平；对于归档文件的审核、批复、执行等情况清楚明了，能够及时对提出的档案管理问题进行解答，对工程现场形成的监理、施工文件填写中发生的问题清楚解决。

三、开工前监理资料管理工作中需注意的事项

1、注意相关资质文件的搜集与审核。监理机构发出进场通知，施工单位入驻现场后，档案管理人员应依据本工程的合同文件及时将收集施工单位进场人员资质，并将现场人员与投标文件或合同文件对应，审核施工单位是否按照合同要求切实履行自己的承诺。

2、制定各种记录的填写规定。针对本项目部，制定适合本工程的原始记录，包括旁站记录、监理日志、日记及周月年报等表格，并对各种记录的填写明确做出规定，对来往文件的格式也进行详细的规定，也有利于档案管理工作的开展。虽然监理规范中对资料基本工作和基本表格做出了基本规定，但在每个工程实施过程中还有很多需要具体细化的东西，例如各单位简称的确定、资料流程过程中各方使用表格的要求、记录之间填写签字职责的明确等等，这样将避免资料在形成过程中产生混乱。

3、注意监理日记、监理日志填写分工要做出明确规定

无论监理日志是作为监理机构的工作记录，还是作为一个施工标段的工作记录，或作为每位监理人员的工作记录，监理机构都应在驻场后做出明确要求，确定好，每份监理日志记录的范围，以方便今后归档保存，避免记录混乱。例如：如工程规模比较大、专业比较多，建议按照施工分标或单位工程记录；如工程规模比较小，建议一个监理机构只记录一份监理日志便可，同时要确定每份监理日志的填写人员。

4、建议最好将检测计划进行分解

水利工程开工前，都会制定一份抽样检测计划，这是对工程抽样检测数量最基本的要求。随着工程的开展，监理机构应制定专人按照检测计划对工程涉及的原材料、中间产品等进行抽样检测，特别是混凝土试块的检测，是见证混凝土质量的重要依据。根据多年的施工经验，随着工程的逐步展开，工作量逐步增多，检测人员如果只注重数量，不注意抽检部位的划分，往往在工程完工进行评定时发生抽样检测数据过于集中，不能反映工程建设过程的事件，造成统计数据偏差比较大，特别是混凝土试块完工后都会对试块保证率和离差系数有具体要求，如果不注意，将难以保证混凝土质量的评定。所以在工程施工前，监理机构应对抽检计划进行进一步分解，尽量将抽检数量分解均匀，使之能够代表工程质量控制过程。

四、施工期间监理资料管理工作中需注意的事项

1、档案管理是一件枯燥而又繁琐的事情，在施工期间尤为体现，不但要对各项工程开展的形象进度了如指掌，而且对往常所收集整理的资料也要定时整理盘查，如定期检查各单位、分部工程的开工手续是否齐全，申报和批复时间、意见是否合理，是否存在漏报现象；针对现场日志、记录的填写除了要求规范、定期检查。

2、文件承办也是施工期间尤为重要的一个环节，无论是上级机关来文还是承包人上报文件，作为档案管理人员必须第一时间进行收发登记，并对文件的内容详细了解，在总监批示后转相关人员进行传阅，如有必要应复印下发，并对文件要求落实的内容进行跟踪，确保文件第一时间相关责任人能够及时了解，有利于工程现场监理控制。看似是一个小小的环节，但是关系重大，也体现了一个项目监理部程序化管理的水平。

3、对施工单位形成的档案资料进行定期的审查，这项工作基本在监理合同中都会明确注明，及时没有注明，监理也有义务和权力检查承包人施工过程中形成的各种档案资料。经常检查也会减免验收时的返工率，大大的提高验收效率。尤其是开工前期，此项工作应经常开展。

4、做好影像资料搜集工作。目前各项目均配有数码相机，在工程中也进行了应用，但大部分拍摄的是现场存在问题的照片，很少能够找到监理人员的影子，不能体现现场监理的工作。在将来写材料的时候将会是一件很头痛的事，这就要求档案管理人员经常下工地，对现场监理人员的工作进行影像记录，工程现场如有条件也要进行监理人员现场检查、验收等情况的影像资料搜集，以便今后使用。

五、分部工程验收档案整理工作中需注意的事项

分部工程验收阶段的档案整理是一个关键阶段，不论从资料的完整性还是资料质量都要求满足规程、规范和归档的要求（除组卷、专顶外）。这个阶段的资料整理要求对验收分部工程前期、实施阶段及试验、评定资料进行系统的整理。

1、再次检查开工手续是否齐全，各种专项技术方案的批复是否完善，如有不完善的应及时进行处理。

2、对现场形成的监理记录文件进行系统整理，例如监理日志、监理现场检查记录表（包括钢筋、模板、验坡、验基槽等检查记录）、旁站值班记录、工程现场书面指示等，虽然在平常的资料搜集和检查中包括该部分，但在分部验收阶段必须系统的按照分部工程统一归档。监理日志可能包含的内容比较广，只摘取该验收分部工程实施阶段的即可，其他资料必须按照分部工程整理归档。

3、试验资料的整理。该工作在开工前就应由专业的试验工程师或现场监理工程师统筹安排，根据检测计划制定现场可执行操作的详细检测实施计划，避免出现某一分部工程检测资料超过计划，而另一个分部工程检测没有数据的现象。到分部验收阶段主要对试验资料进行分类、统计、并对混凝土及砂浆进行质量评定，也是判定该分部工程质量合格和优良的重要指标。另外还要对施工单位形成的试验检测资料进行检查核对，避免出现施工单位自检于监理抽检不相符的情况。

4、制定合理的验收计划。分部工程验收前，由施工单位向监理单位提出验收申请，监理机构针对该申请核实施工、监理资料是否齐全，满足验收要求，对施工现场进行检查，是否存在质量缺陷或质量问题，如发生是否处理完成并有完整的备案。应形成监理工作报告、施工管理工作报告和验收签证书，档案管理人员必须认真核对各个报告及签证中的格式和具体数据，做到真实准确。验收通过后验收组成员在验收签证书上签字通过，如有遗留问题也应在签证书中注明，落实责任单位，并在单位工程验收前必须落实完成。

总之施工过程中档案管理人员要对形成的档案经常翻阅，对于未闭合的资料及时进行跟踪，督促监理工程师和施工单位及时落实，总监理工程师也要赋予档案管理人员一定的工作权限，以便档案管理工作更好的开展。另外一个工程的监理档案管理人员一定要固定，不要轻易进行调岗和替换，即使调替也要讲交接工作落实到位，避免将来发生问题无法解决。

参考文献：

[1]监理监理资料员培训教材，中国建材工业出版社，2010年1月出版。

[2]韩震雄.创新质量指数评估加强混凝土质量监督.建设监理。2012年7月刊.