燃气资料的收集和管理

王丹 潘宗华

摘要：现代化的企事业单位要实现高效、规范、一体化的管理，就应当建立规范、完善的档案、资料管理体系，一个科学、合理的资料收集和管理体系能有效地保证燃气企业管理和服务水平的提升和日常工作的顺利进行。燃气工程在建设和后期运行中会产生多种资料，怎样准确收集和高效管理这些资料是燃气企业当前面临的一个重要问题。

关键字：燃气工程 燃气资料 收集 管理

中图分类号：K826.16文献标识码：A 文章编号：

燃气工程的建设和运行水平对人民的生命安全和生活品质以及燃气企业的发展有着直接、深远的影响，资料中既包括工程前期的方案、计划及审批文件，又有工程建设过程中的施工记录、意外情况处理、工程质量检查记录、竣工验收记录及运行中维修养护资料等等，这些资料对日后的工程评价、运行、维修养护及其他工程的建设都有着宝贵的参考和利用价值，做好燃气资料的收集和管理工作也就显得尤为重要。

一、燃气资料的收集工作

燃气资料的收集是日后进行资料建档、管理的基础和前提，对燃气资料准确、及时、高效、专业的收集工作是十分必要的。

（一）燃气资料的主要内容

1、燃气工程前期资料：工程施工资质证明；工程方案、设计、施工图纸、工程变更单；工程项目申请单证及审批文件；燃气工程建设项目合同；项目招投标文件及资料；施工工程量计划单；燃气工程施工许可证；质量监督和注册文件等。

2、燃气工程建设期资料：工程项目开工报告；工程保修书；技术交底资料；施工设备、材料和仪器检验报告、材质证明、出厂证明、合格证明；施工过程质量情况及质量问题处理记录；施工过程记录；电气仪表安装及调试记录；阀门调试记录；管道质量测试记录；隐蔽工程施工记录；仪表安装、质量检测、管道测试、电器仪表调试的合格记录等。

3、燃气工程竣工资料：竣工图纸；竣工质量检测；验收合格证；竣工报告等。

4、运行期燃气资料：检修维护记录；工程整改记录等。

（二）燃气资料收集工作

燃气资料收集人员应从以下几个方面做好燃气资料的收集工作：

将燃气工程分为工程前期审核和准备阶段、工程施工阶段、工程竣工阶段和运行阶段等分别对各阶段的资料进行收集。根据工程建设中各阶段的特点和实际情况进行相应的资料收集和整理工作，重点是要保证燃气资料的整体性和连续性。这就要求燃气资料的收集人员随时跟进工程每一阶段的实施，资料的收集要真正到施工现场去才能完成。收集人员要将燃气工程从工程的前期准备阶段一直到使用运行阶段的资料都准确、完整、齐全地收集到并进行统一归档。

由于燃气工程较其他工程而言工期更长，资料搜集人员应加强对工程各阶段和各环节的跟进，对工程前期、施工过程和竣工过程中的第一手资料尽快收集起来，尤其注意一般资料收集中很容易忽视的工程局部调整及工程人员变动问题，将工程中的大小资料都收集齐全，以便于日后查证和参考。

资料收集人员可通过与工程中各部门和小组的联系和交流，以便于随时了解工程进程和动态，及时对工程资料采取跟踪收集。对于工程竣工期可对监理单位和施工单位实行强制性收集的方法，要求施工单位和工程监理单位将工程相关资料交与工程建设单位。工程竣工期的资料搜集工作是非常重要的，好的、齐全的竣工期资料是竣工期质量评定和审查的重要依据，可保证燃气工程顺利竣工和验收。因此对于竣工期的燃气资料应加强收集和审核力度，不可出现资料不全、错误等问题。

燃气工程中隐蔽工程、管道工程的资料和竣工图的收集应特别注意。隐蔽工程的资料应一次收集准确、齐全，因为隐蔽工程的具体情况只有在管道敷设时才可以收集完全，待管顶覆土之后，隐蔽工程的相关资料将无从查证；管道工程资料的收集是整个资料收集过程中的核心部分，对后期的运行有着直接的影响；竣工图是对工程建设的具体情况的真实记录，是整个工程验收和维修养护工作的重要依据，所以竣工图的收集工作也是整个资料收集工作中的重点。

二、燃气资料的管理工作

（一）资料的整理和归档

将燃气资料进行系统的整理和归档，这是日后对资料进行科学、有效管理的基础和前提，没有好的整理和归档工作，对资料之后的管理就无法顺利进行。首先应对燃气资料进行分类，可以按资料的阶段将资料分为工程前期、施工时期、竣工时期、后期运行等阶段对资料进行阶段性归档和管理；也可将资料按用户类型分为工业用户资料、民用资料、商业用户资料等，而将工程中的资料按类型分为技术类资料、文件类资料、仪器设备类资料、方案设计类、质量检测类、问题处理类等。

（二）提高管理人员管理水平

档案管理人员的管理水平直接决定了档案管理质量，管理人员应遵守维护档案的集中统一、完整与安全，便于利用的原则，对资料进行有效的管理。燃气资料和档案管理人员应提升自身的综合素质和管理水平，充分认识到燃气资料管理工作的特殊性和技术性，不仅要熟悉一般的文书档案、科技档案管理，还要对燃气工程的专业性资料有一定的了解，档案管理人员在这些方面的能力提升需要燃气工程的专业人员配合为管理人员进行讲解和培训。另外管理人员应具有较强的档案管理意识，明确档案管理对工程建设和后期运行及维修养护的重要作用，时刻有强烈的责任感，明确管理重心，依照燃气工程的特点原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，维护和保持档案的有序性。

（三）资料的规范、创新管理

随着燃气资料数量地增加和种类的增多，对资料的管理水平提出了更高的要求，应从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是工程建设及运行的见证，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

当前很多档案管理仍采用纸质办公，很容易出现字迹褪色、纸质变化、灭失等问题，纸质办公在效率上也相对低。可采用一定程度上的计算机办公，不仅能保证档案资料的质量，又能提高资料的检索速度和准确率，需要某些资料时可直接打印，而不必调卷。实现计算机办公也相应提高了对管理人员的要求，管理人员应具备相应的计算机水平和电子化办公意识。

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