浅谈印度EPC电厂项目中的文件管理

秦容霞

[摘要]为了更好地服务印度电厂项目建设，适应印度当地环境，面对印度EPC电厂建设各种风险和困难，对文件管理工作应该注意和做到的几个方面进行探讨。

[关键词] 印度EPC项目 文件管理

中图分类号：U692.4+2文献标识码：A 文章编号：

印度对于我们而言是一个相对神秘而古老的国度，而这个国家对电力的需求量很大。最近有报道，印度全国大停电，电企缺乏，管理落后，导致整个国家一片混乱。由此可见，中国企业进军印度EPC电厂建设行业市场广阔，但是，面对这样一个陌生的国家，需要了解足够的信息才能更好地规避风险，提高企业效益。做好了文件管理工作能够为电厂建设提供畅通的信息保证，为企业在印度电厂建设中遇到的各种纠纷提供有力的证据保障。下面具体谈一谈印度EPC电厂项目中的文件管理应该注意和做到的几个方面。

一、做好项目与外界商务往来文件的管理，保证每一封信函都有签字及接收日期，每一封信函都能及时地传递给相关负责人员。

在项目现场商务往来文件主要以信函往来为主，信函管理有收函和发函两个过程。收函和发函必须以硬拷贝和软拷贝的方式同时传递，电子版和纸版需要归档管理。

信函的传递收发是信函管理过程中的关键环节。收函和发函都需要及时传递，文件管理人员接收到信函后应以最快的速度按照文件流程来处理，如果传递慢会影响主要负责人解决问题的效率。所以，文件管理人员需要时刻保持信函的时效性，提高信函管理工作的效率。

信函的归档是信函管理过程中的主要环节。归档的好处就是只要查阅者提供一定的信息就能够在最短的时间内检索出所需要的文件。例如：2010年11月13日，印度项目与汽机分包商JTSL之间发生了诉讼官司。仅用3天时间，印度项目信息文件中心给我方律师提供了本公司与JTSL公司之间300多封商务往来信函的复印件，并带有对方的签证确认。这些书面的带双方签字的文件为公司打赢官司提供了有利的证据。

另外，重要的文件原件需要单独保存。比如：分包商以信函形式发过来的图纸、票据、保函等应立刻交给相关负责人处理并保存，信息文件中心保存复印件，但是仍需做好文件移交签字工作。

信函归档要求保存电子版和纸版，尽量做到电子版和纸版的一致性。如果附件电子版内容超过500张以上的信函就按照文件内容的重要性来特殊处理：一般文件只需发送电子版文件，可以不用生成纸版文件，但是接收者必须在信函上签字；重要文件必须生成纸版文件，然后再按信函管理流程处理。

信函管理工作还有其它次要环节。例如：取号、编号、格式调整等等，只要在平时工作中仔细认真，就不容易出现编错号、空号、重号的失误。这些次要环节也不能忽视，它是查阅信函、归档工作的助手，它加强了文件管理的规范化，提高了文件管理的效率。

二、做好项目内部施工图纸的管理，文件管理人员接收到供施工的蓝图后应按照专业划分及时准确地将所有图纸定量地发放到需要的单位，对图纸的变更和暂停及时反馈，做好竣工图纸的移交工作。

在图纸管理工作中企业内部设计部设计的图纸与分包商提供的图纸要区别处理。设计部设计的10个专业的图纸一般是分批次邮寄到现场。现场图纸管理人员需要与总部文件中心及设计部负责人员进行沟通联系，询问图纸发送情况及图纸发送目录。

图纸发放看似一个简单的工作，其实不然，由于随着现场分包商不断的增加，工程处专业的增加，分工的不断变化，图纸发放范围也随之改变，前段时间发下去的蓝图往往需要收起来重新下发。但是，发到现场的图纸很难回收，回收图纸时印度分包商往往告诉我们图纸已经丢失，加之现场气温很高，分包商用过的图纸被汗水浸湿回收过来也是模糊不清或已经破损，这些数据不清楚的图纸就不能再用于现场施工。另外，有些图纸在工程还未开工的时候已经下发给分包商，在现场分包商丢失图纸的问题经常出现，一旦工程开始施工，分包商又会告诉我们的工程师没有收到过这些图纸，这个时候我们就把带有对方图纸接收人员签字的文件传递单找出来证明已经下发给他们图纸，但是没有解决根本问题，现场还是没有施工图纸，最后我们不得不重新打印白图再次下发。所以做好图纸发放工作需要注意以下几点：

1、弄清公司内部各专业负责的工程范围，按需发放蓝图给各现场施工管理人员。

2、弄清各分包商负责的工程范围，按各分包商施工范围下发所需图纸

3、图纸套数要明确，交叉专业和总图专业需要多晒制几套蓝图，工程中尽量使用蓝图，特殊情况使用白图。

4、如果有更换分包商的情况，应及时了解新的分包商施工范围，并回收已发蓝纸后下发给新的分包商，图纸实在无法回收或是回收也无法使用的，图纸管理人员应及时与总部负责人联系，增发蓝图，如急用可以打印白图供使用。

5、图纸的发放一定要做图纸传递单，接收图纸的人员要在图纸传递单上签字确认。图纸传递单按照实际情况分开制作，尽量避免发放不同套数的图纸目录做成同一个传递单。

6、所有下发的蓝图都要盖“供使用”章，有别于其他的资料和图纸。另外，需要业主审查的1级和2级图纸应及时提交并盖章。

7、按照工程发展情况来发放图纸，不要过早发放也不要过慢发放，以防现场分包商保存图纸不妥而丢失。

以上所述是公司设计部设计的施工图纸，接下来谈一谈印度分包商提供的图纸。首先，图纸管理人员要弄清楚分包商提供的是直接施工的蓝图，还是需要再次审核的图纸。按照印度政策规定，印度分包商设计的图纸都需要印度相关政府审核通过后才能用于施工使用，所以弄清楚图纸是否可以使用后才能决定下发还是不下发。分包商提供的蓝图下发的时候不用再给分包商，除此之外处理流程和设计部图纸一样。

所有施工图纸都需要盖“供使用” 章，这样可以防止与其他图纸混淆。印度分包商的图纸如需变更不会事先发暂停通知单，只能从他们提交的图纸版次中看出来新版还是旧版，旧版图纸需要停止使用。一般印度分包商用REV：01 、REV：02来表示版次，02版是在01版上的更新版。

所有施工图纸处理完后都需要上架摆放，这就需要在工程开工前准备好图纸存放空间。第一：需要一个大面积的房间，由于印度气候的原因，半年旱季，特别干燥；半年雨季，特别潮湿。旱季的时候要注意防火，雨季的时候要注意防潮。现场文件办公室在雨季的时候就曾遭遇到半个屋顶被风掀起的状况，导致屋中一部分文件和电脑被雨水浸泡，造成了一定的损失。所以，建议文件中心办公室不能选在朝风方向，屋顶应加固，以防漏雨。第二：需要大量存放图纸的书架，项目刚开始只有8个书架，随着工程的发展，图纸量增加需要大量的书架，而现场的书架太少，不能满足图纸的需求。后来又提计划要求增加书架，但是考虑到成本问题，工程完工后这些都书架就不再利用，所以也不能增加太多，导致文件管理工作很被动。因此，建议在工程开始前，利用现场废旧材料制作50个书架可以满足现场资料的需求。即节约了成本又促进了文件管理的规范化。

图纸保存完好后，等待项目结束，经过项目讨论研究后，文件中心管理人员需要协同项目人员按照合同规定将所有图纸移交给业主。移交的时候需要按照专业进行整理，要求格式统一，保质保量地将所有资料完好无损地移交给业主，一个项目的图纸管理工作才能完全结束。

三、做好厂家设备资料的管理，做到厂家图纸及时发放，将厂家设备说明书、技术文件、电子光盘进行保存。按照厂家名称、设备名称、合同号、资料内容、套数、接收时间、发放范围、发放时间制作台帐，最后完成竣工资料的移交。

当工程开始的时候，随着设备进入现场，与设备相关的资料也随之到达现场。这些设备资料由物资部人员来收集，然后移交给文件管理人员，文件管理人员接收到这些资料后需要制作台帐、发放图纸并归档管理。以印度项目为例来说明处理厂家资料需要注意的问题：

1、文件中心管理人员需要在项目开工前与经营部合同管理人员进行沟通，要求经营部人员在在厂家合同中对设备资料的提交进行详细规定。印度项目前期由于经营部与各厂家签署合同的时候没有详细规定厂家需要提供多少套资料，也没有规定将所有资料电子版一起提交，最后导致各厂家提交的资料套数不一致，大部分也没有电子版。物资部管理人员需要在以后的管理工作中向厂家逐个催交缺供的资料，增加了工作的难度，耗时耗力，降低了工作效率。

2、文件中心人员需要与物资部人员进行沟通，确保厂家资料防潮、防湿、防动物、防损坏。印度项目厂家资料都是和设备一起船运到现场，由于时间漫长，在运输途中资料经常丢失、损坏，另外，物资部人员在开箱时利用尖锐的工具导致部分文件破损，所以文件中心人员要告知厂家和物质部资料提交人员确保资料的完整性。

3、物资部应将开箱后的资料制作完清单后立即移交给文件中心管理人员。如果不及时移交文件中心，资料堆积在一起，当整理文件的时候就很难分清这些资料属于哪个公司和哪个设备，增加了工作难度，降低了工作效率。

4、文件管理人员要做好记录和台账，弄清设备、合同号等等。

5、收集整理保存所有厂家资料，为竣工资料的移交做好准备。

总之，做好往来文件管理、施工图纸管理、厂家资料管理是文件管理工作的3项主要工作，做好文件工作不但需要学习文件管理程序和流程，还需要在实际工作中不断地总结经验教训，使其工作做得更得心应手。在工作中更需要细心、认真、有耐心、有责任心，这是做好文件管理工作的最基本的素质。

参考文献：[1]《印度大停电梦魇：电企缺煤电网落后 管理混乱》时代周报2012年08月09日本报记者 张子宇