总承包工程的资料管理与控制

孙丽萍

摘要：工程建设总承包EPC项目的资料管理与控制应具有资料管理规范统一、过程控制细化到位、项目沟通有序可溯、实施跟踪同步及时、资料收集归档完整规范等特点,能有效地保证工程地顺利进行.文章结合国内总承包项目外钓岛-册子岛-镇海海底管道工程项目和福建炼化乙烯工程海底管道项目详细介绍了EPC项目资料管理与控制的特点和经验:（1）加强领导、健全体制、科学管理;（2）把资料管理纳入项目管理和岗位职责中；（3）理顺文件传递流程;（4）制定资料管理办法;（5）提高文件传递速度；（6）加强培训及监督检查;（7）落实好竣工资料的收集与整理工作。

关键词： 总承包EPC项目 资料管理与控制文件传递与追溯文件竣工资料 文件阅办流程

中图分类号： E 文献标识码：A 文章编号：

1 EPC项目资料管理与控制的特点

工程建设总承包是国际通行的项目管理模式,是利用赢得值原理对工程项目的设计、采购、施工、开车等安全过程进行系统的科学的管理.随着工程总承包方式在工程建设中的推行,传统的文件资料管理方式已很不适应,因此如何做好EPC项目资料的管理与控制,从而使E、P、C一体的优势得以充分的发挥,成为EPC项目管理的关键.现结合总承包项目外钓岛-册子岛-镇海海底管道工程项目和福建炼化乙烯工程海底管道项目资料管理与传统管理模式(业主-承包商)下的资料管理相比较,具有如下特点.

1.1 资料管理规范统一

EPC项目部根据相应规范制定了统一的文字文件资料管理要求，要求各分包商按EPC项目部要求执行，确保资料管理规范统一。而以往传统管理模式，设计、采办与施工三方资料管理各自为证，各有各自的管理标准，无法达到统一。

1.2 过程控制细化到位

传统的管理模式只注重文件收发，缺少与项目管理实际相结合。EPC项目的资料管理与控制注重过程与管理流程相结合，确保项目管理的实效性。如设计过程中，通过文控部将设计与采办、施工紧密衔接，既可优化设计，降低成本，又可以加快采办、施工进度，从而使三者紧密结合，这是传统的管理模式所不能达到的。

1.3 项目沟通有序可溯

EPC项目严密的资料管理和控制体系，确保了EPC项目部与业主、监理、分包商及EPC各部门之间的信息沟通有序化以及文件资料的可溯性，从而促使每一个管理活动落到实处。

1.4 实施跟踪同步及时

EPC项目文控部对每一个往来文件的实施结果进行及时跟踪，定期将结果传送项目领导及各部门，减少管理中的遗漏或疏忽，对处理结果尚未闭合的文件，EPC文控部及时提醒主办部门抓紧落实。这也是以往传统管理模式中所不能做到的。

1.5 资料收集与归档完整规范

EPC项目部对设计、采办、施工的资料管理实施统一管理和控制，使各种资料能够更加齐全完整，使归档资料更能真实全面反映项目从初步设计到竣工验收的全过程。由于EPC项目的统一管理，能使各类资料更加规范化。

2 EPC项目部资料管理与控制措施

总承包项目文件管理，简而言之就是贯穿于工程实施全过程的文件、图纸等各类资料的接受、发放、登记、报关、利用及存档工作，目的和作用是为工行实施和变更索赔提供有说服力的文件支持，为了实现工程项目经济效益和社会效益最大化提供切实有效的纤细服务。项目文件资料管理应适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供依据，提高管理水平，为此应建立项目文件资料管理系统，优化信息结构，实现项目管理信息化。把项目资料管理细化到项目管理每一个流程中去，将资料管理工作分解贯穿在项目实施的全过程，保持与工程建设的每一个环节同步，这是做好EPC项目资料管理与控制工作的关键。

2.1 加强领导，健全体制，科学管理

加强领导是EPC项目资料管理工作的基本保证，健全体制是做好资料管理的组织保证。文控资料是一个三级控制模式，文控部是项目的文件资料传递中心，从总体上负责项目部与业主及项目相关方之间往来的与工程项目有关的各类文件资料的汇总、控制和管理，包括项目的招投标书、授标书、、合同协议、报批文件、传真、信函、会议纪录、备忘录、以及在项目运行中形成的全部文字、图标、声像等各种载体的文件资料，配合工程技术部组织项目竣工资料的收集、整理、组卷。在项目各部门、各分部应再设置文控人员，负责该部门的文控资料管理工作。EPC项目各所属分包商设置文控资料员，负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理。EPC文控工程师与各部门、分部、各分包商的文控资料员相互协调配合从而构成EPC项目文控资料控制网络。EPC项目文控员则是该项目文件资料的归档责任人，可通过参加施工例会等方式掌握工程进度，对工程的每个施工阶段产生的文件资料心中有数，有利于做好资料归档的预控。

项目资料是由项目实施过程中具有内在联系的文件群转化的产物。因此，做好EPC项目的日常文件资料管理工作是工程资料齐全完整的必要条件。文控部应加强对文件的管理力度，做到高标准，严要求，根据ISO-9002标准要求和HSE管理要求，制定一整套项目文件资料管理程序，建立规范的文件资料管理与信息控制体系。

为了确保EPC项目实施中对大量的文件进行严密、科学、系统的管理，在制度上，文控部建立有利于保证项目文件资料编制、归档和传递的规章制度，编制《文件控制程序》、《文件编码程序》、《厂商资料文件提交指导文件》等对项目文件的格式要求、报批程序、收发处理、行文控制和归档整理都做明确规定，绘制文件报批流程图，设计各种文件登记表格，规范整个项目的文件编制和运行，在各分包商进场前就将程序文件和有关文件资料管理要求下发给分包商，提前介入，超前管理，使全线分包商进场后快速熟悉EPC项目部的文件资料管理要求，达到全线文件资料管理统一标准、统一格式。

在控制范围上，要把直接影响到工程质量、进度，直接影响质量体系运行的文件纳入控制范围。在文件划分上，应将文件分为质量体系文件、技术文件、内部文件、外来文件等几大类，并按照分类进行标识和登记。同时，文控部还要十分重视文件交接手续的完备。按照ISO－9002标准的要求，使每一份文件都有可追溯性。

2.2 把资料管理融入项目管理和岗位职责中

工程项目管理是在一定约束条件下，以最优地实现建设工程项目为目的，按照其内在逻辑规律对工程项目进行有效地计划、组织、协调、控制地管理活动。资料管理作为项目管理的一项基础性工作，把它纳入项目管理，融入项目实施的各个环节，实践证明，这种做法很有必要，非常有效，找到了资料管理与工程实是活动密切结合的切入点。

做好EPC项目资料的形成、积累与收集，单靠文控部门、专（兼）职文控员的督促、检查是不够的，还必须由专业技术人员的密切配合，共同做好这项工作。由于EPC工程建设周期较长，领导、工作人员都不可避免的有岗位变动的情况，为确保工作的连续性和资料的完整性，把EPC项目资料的形成、积累和归档工作纳入工作程序，并纳入有关部门和工作人员的岗位职责，在对专业技术人员进行考核中，将资料的归档当作一个考核项，要求项目完成后按时将资料上交、审核、归档，要求资料完整齐全、整洁规范、措辞严谨。EPC项目部在与各分包商签订施工合同时应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目竣工文件以及所提交文件的整理、归档责任，并可以预扣一部分资金作为竣工文件提交的保证金，使各分包商在施工各个环节形成的资料齐全，为后期归档打下基础，保证了资料的完整、准确、系统，使EPC项目资料管理得到有效控制。

2.3 理顺文件资料传递流程

EPC项目通常有多家分包商，他们的管理体制和运行机制各不相同，管理水平也参差不齐。项目运行初期，分包商还能适应EPC总承包的管理模式，经常会出现分包商直接把文件资料报送给业主、监理项目分布的现象。EPC项目文控部应在项目初期就和业主和监理沟通，确立EPC项目文件处理流程及分包商报审资料审批流程。EPC项目部文件处理确立了以项目领导为决策层、文控部（包括总部和分布文控部）为处理中心，各专业部门、分布、分包商为执行层的总体架构。项目部对外（包括业主、监理、其它相关方）、对内（总部、分部、分部对分包商，各部门之间）往来信息，由文控部统一传递、管理，杜绝了项目结束时突击整理及文件缺失现象。

2.4 制定文件资料与电子文档的整理与归档管理办法

为更好地管理和保存项目各项有价值的文件资料及电子文档， EPC项目部应制定《EPC项目部文件资料管理规定》、《EPC项目部归档文件清单》以及《EPC项目部电子文档管理规定》。在项目部初期EPC项目部就将以上管理办法下发到各部门、各分包商，使EPC项目部人员和分包商了解归档范围，平时工作中就注意收集、整理、归档、保管。EPC文控部参与并知道各类文件资料的形成、办理、收集和归档等各个环节，并不定期对文件收集整理情况进行监督检查，从而保证EPC项目部文件资料的真实、完整、安全。

2.5 提高文件传递速度

EPC项目分包商多，点多分散，文控部平日平均收发文件可能会达到几十个，传统的传真机传送文件有时候远远不能满足文件传递的需要，因此为了提高信息传递速度，缩短文件传递周期，实现总承包商和分包商及相关方之间的资源和信息共享，网上传递、审批和填报是必然的，这样可以大大减少因重复劳动、重复存档造成的人力、物力和时间的浪费，保证了文件信息的安全和存档存储的完整，实现项目文件资料控制的标准化、规范化、自动化。同时EPC项目部对网上办公的流程进行严格规定，保证文件有效传递到位。

2.5.1 文控管理系统报批文件流程

报批文件一般由文控部和其他部门吸入调后编制清单，然后提交相应部门编制程序文件，提交文控部（电子办和硬拷贝同时提交），由文控部门进行登记、传递单编号等工作，再提交业主、监理。文控部等待业主、监理审批后填写反馈意见，将文件送回相应部门修改。文件修改、升版后再次由文控提交业主、监理。直到业主、监理返回确认。

2.5.2外来文件的审批、阅办流程

外来文件包括来自业主、监理、分包商和其它方的信函、传真等，传递过程是：由文控部对外来文件进行接收分类登记，制作处理标签，报给项目领导批示后根据项目领导指示意见将文件传递给相关部门、分部。此过程一定要注意留下程序文字签收登记以备查。

2.6 加强培训和监督检查

在施工阶段EPC项目文控部、工程技术部、Q/HSE都要定期、不定期对分包商的通用性文件以及施工过程产生的各种施工记录、质量记录进行检查，检查文件的记录和报批是否及时、完整，若有缺项要及时下发不符合通知单，限期修改。

2.7 落实好竣工资料的收集和整理工作

工程竣工资料是基本建设项目的重要技术档案，是工程建设的重要技术成果，是项目进行竣工验收的重要内容，是工程建成投产后生产运行、维护、检修及改造、扩建的主要依据，也是收集、整理、归档和移交项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。建设项目工程竣工文件资料应完整、准确、系统。

（1） 在施工阶段，EPC项目部在重视工程进度和施工质量的同时，也要将施工阶段的技术文件资料收集、编制、检查和监督作为重点，贯彻落实《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，也要采用国家标准GB/T11822-1989《科学技术档案案卷构成的一般要求》。注意各项表格资料，特别是隐蔽工程检验记录，填写内容必须齐全，责任人签名不得遗漏，不得代签。

（2） 工程验收是施工的最后阶段，也是对整个工程进行全面考核的关键阶段，同时还关系着对竣工资料能否完整向业主移交和申请机械完工等。因此在工程验收阶段，EPC文控部和工程技术部要及时发出归档通知，EPC文控部和工程技术部要及时发出归档通知，EPC项目部要组织分包商做好工程验收合格证、竣工报告等各种资料的收集、汇总、立卷、移交、归档等工作。要做到归档齐全，组卷合理、项目详实、装帧整齐。每个单项工程竣工后，工程部要对该项目文件材料编制情况进行系统的审查。看审签手续是否完整和规范，各类施工记录是否准确；工程交工证书、质量评定证书中工程内容是否齐全，建设单位和监理检验人员签字是否完备、单位公章是否齐全。另外还要对档案质量进行检查，包括书写是否采用耐久性强的书写材料；档案中复印件是否清晰；纸张是否采用了韧性大、耐力强的纸张等。

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