树立服务意识,变“死档案”为“活信息”

王跃琛

中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：

档案作为一种特有的信息资源，由于与社会的政治、经济、文化等领域有着千丝万缕的联系，正逐步转变为经济建设、文化建设和科学研究服务的与社会经济发展息息相关的一门学科，愈来愈受到机关团体乃至个人的重视，档案的研究和利用出现了前所未有的热潮。

过去，档案之所以被人们所忽视，关键是档案工作没有全面融入经济建设，被动服务于社会，档案部门还存在着许多制约馆藏资源有效利用的问题，本文将就如何提高馆藏档案资源利用率，变“死档案”为“活信息”与有识者商榷。

一、馆藏档案现状分析

(一)馆藏单一，馆藏结构不合理。

目前馆藏档案普遍存在门类、载体形式单一，不同门类和载体的档案比例严重失调等情况。表现为三多三少：文书档案多，科技档案、专门档案少；党政档案多，经济业务档案少；纸质档案多，照片、音像等不同载体形式档案少。长期以来，档案部门注重对政府机构文书档案的收集，缺少对社会变迁的记录，使得档案馆更像是“政府档案室”而不是“社会档案馆”。再加上馆藏信息陈旧，利用效果不佳。一堆死档案似乎没有什么利用价值。档案信息陈旧是档案馆门可罗雀的症结所在。

过去，档案工作主要是围绕纸质文书档案开展的，这是造成馆藏档案品种单一的客观原因。档案管理人员长期接触的是纸质文书档案，对其它种类和载体的档案业务生疏，是造成馆藏品种单一的主观原因。对档案鉴定工作做得不够，进馆档案的质量不高，是导致馆藏臃肿、质量不高、利用率下降的主要原因。

没有雄厚、高质量的档案资源就无从保证我们的档案工作顺利进行，就不能很好的为党和政府的中心工作服务，为社会大众服务。

丰富馆藏，优化馆藏结构是档案事业顺应时代发展的必然要求，但由于此项工作涉及面广，难度较大，所以进展比较缓慢。

（二）档案馆普遍重收集，轻开发利用。

“重藏轻用”的传统观念仍未根本转变。档案保管的目的在于利用，利用是档案生命价值的体现。档案的收藏价值、史料价值、经济价值也只有通过开发与利用才能体现出来。

建国六十几年来，新中国档案事业发展很快，截止2009年，全国共有各级各类档案馆3987个，保存档案资料3亿多卷（件）。但档案的提供利用并没有随着馆藏量的增长而增长。保管3—5万卷档案的档案馆，年接待查阅利用者仅百人次，提供档案不足千卷次的情况比比皆是。档案利用价值不能充分展现，档案馆工作成效就会暗淡失色，难以引起有关方面的重视，难以增强社会的认可度。

目前档案馆藏“鱼龙混杂”、“玉石不分”的状况，是我国档案鉴定工作的滞后决定的，许多重要的、珍贵的、具有较高史料价值的档案没有得到重视，这些档案有可能被埋没于浩如烟海的永久档案之中，珍贵档案有效的保护、开发和利用就显得尤为重要。

（三） 服务方式单一，缺乏主动服务的意识。

目前，许多档案馆仍以“坐等上门”的服务形式为主，被动服务仍占主导地位。结合本区域内的中心工作提供主动服务，针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然是“写在纸上，挂在嘴上”，没有真正付诸实施。有些档案工作人员缺乏社会竞争意识、创新意识，求稳怕乱。一些档案部门普遍存在“背靠大树好乘凉”——不求变革求安稳的心态，缺乏应有的服务意识和竞争能力，严重制约着档案事业的发展。

长期以来，受“为档案保密”观念的影响，档案馆总喜欢默默无闻地工作。因此社会上对档案馆的馆藏种类、数量知之甚少，来馆利用档案的人员构成比较单一，利用率相对也较低。档案工作相对滞后的关键是服务意识还不强，不懂得利用有效的手段进行创新服务。

二、树立服务意识，开展创新服务，大力丰富馆藏，着力提高档案信息资源利用率。

（一） 档案馆应树立服务意识，开展创新服务。

档案工作人员应进一步解放思想，更新观念。档案工作者要积极进取、勇于创新、主动服务。不仅要认识到积极开发利用档案是档案工作者人生价值得以实现的途径，更要认识到做好档案利用的服务创新工作是形势发展的需要。在工作中贯彻落实科学发展观，大力倡导开拓创新精神，切实增强全局思维、战略思维、前瞻思维的能力，克服安于现状、墨守成规、消极依赖的惰性思想，进一步形成推进档案工作创新的浓厚氛围。

要勇于冲破传统思维框框，寻求与社会结合的最佳切入点，深入挖掘自身的潜力，探索发展的新思路。不思进取，消极等待就只能坐失良机。要增强主动服务意识，克服重业务、轻服务的观念，变“关起门来搞档案”为“打开门来搞服务”，使档案部门由“冷部门”变为“热部门”，使“死档案”变“活信息”。在服务方式上，可采取多种形式，如；接待服务、咨询服务、来馆查询、档案借阅、复制服务、电话查询、信函查询、网上查询、延长时间、上门服务等多种服务形式；在服务态度上，改进服务态度，简化繁琐的查阅手续，提高服务质量，尽最大努力满足各方面利用者的需求；在服务手段上，既运用传统的手工检索，又运用现代化的计算机检索方法将招工、婚姻、知青、学籍、宅基地等利用频繁的档案数字化，可以优质高效的为利用者提供服务。

（二） 丰富馆藏，优化结构。

1、丰富馆藏、优化馆藏结构是做好档案利用服务的前提。加强档案业务指导工作，提高专、兼职档案人员队伍业务素质，将为丰富和优化档案馆馆藏提供技术支持。档案的收集、整理、立卷都是由专、兼职档案人员完成的，他们的业务素质高低直接影响到档案的质量，应经常组织专兼职档案人员学习档案法律、法规和档案专业知识，提高档案业务水平。 业务指导部门要在档案形成的源头上定好位、把好关，要监督指导各个部门和单位把档案资源按规定要求收集齐全完整，不仅要指导好纸质档案的立卷归档，还要指导好电子档案、声像档案的收集管理，给档案馆藏创造精品。

2、加大丰富馆藏、优化馆藏的力度，加强征集工作。一方面面向社会征集有历史价值的档案资源，及时将各门类、各种载体的档案征集接收进馆，社会需要什么就收集什么，尤其注重专业档案的进馆，如：学籍、婚姻、知青、房屋土地、征地拆迁、落实政策等专业档案。丰富的馆藏，优良的馆藏结构将为档案的利用工作打下了良好的物质基础。另一方面，编制出各种档案信息，主动提供给社会利用服务。

（三）档案资源建设应与时俱进，突出特色。

馆藏档案资源建设要根据形势的发展和时代的需要，根据不同时期党和国家工作大局和维护人民群众根本利益的需要，并结合档案资源的情况及其开发利用过程中发现的新问题，适时地提出、调整档案资源建设的任务和重点。我们应以服务为导向，坚持档案资源建设与时俱进的原则，不断创新档案资源建设的内容、途径、方式，使档案资源建设更加贴近社会实际需要。

1、将馆藏档案信息资源建设与为民生服务相结合。各涉民部门应突出重点，切实抓好与群众切身利益密切相关的社会保险档案、就业人员档案、失业人员档案、房地产档案、婚姻档案、城市拆迁档案、环境监测档案、学籍档案和企业职工档案等重点民生档案建设，明确责任，强化管理。做到与民生有关的文件材料及时收集与归档，确保民生档案及时建档，有效管理，不流失，不散失，保证本部门形成的民生档案的齐全完整，为服务民生提供真实可靠的信息资源。各档案部门应根据历史和现实需要规划档案收集范围，加强对各类有参考和凭证价值档案的收集，有重点、有计划地征集散失在境内外的珍贵档案，注意征集具有地方特色和部门特色、反映城乡变迁等与人民群众生活密切相关的档案信息，优化馆藏档案结构。

2、加强档案资源建设必须在丰富馆藏内容上走“特色”之路。地方综合馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处，办出自己的特色，是地方档案馆的必由之路。馆藏档案除应全面揭示本地区的历史面貌外，还应着重反映本地区的“地方特色”。比如为加强闽南地方文献资源的建设，收集闽南地区(包括漳州和泉州、厦门以及台湾省、南洋群岛等华人社区)的自然环境、政治、军事、经济、文化、宗教、语言、文学、艺术、历史、地理、民俗风情、闽南籍华人华侨、历代名人等内容的文献资料，以及闽南版图书等。将这些充满地方特色的文献资料收集齐全，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。

（四）加强馆藏建设应完善档案开发利用机制。

1、档案作为人类知识的信息资源，必须经过人们不懈的开发、才能为人所利用，开发档案信息资源的手段很多，借阅利用、信息编研、修史编志等。现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。建立计算机检索系统，提高档案查阅速度和查阅率，建立数字城建档案馆，方便远程自由查阅，提高档案社会知情度。利有互联网的查阅平台，将数字技术、网络技术、信息技术运用到档案管理的各个环节，为档案事业的可持续发展打下坚实的基础。

2、开发档案信息资源最基本的措施是对档案的一次整理，即将档案文件进行收集、分类、立卷、排列、编目、鉴定、编制检索工具以及进行统计等等。其目的是方便读者利用，保护档案原件，尽可能地延长档案的寿命。在繁杂的档案堆里，尽快地找到需要的资料，提高利用率，通过一系列切实有效的举措，让曾经束之高阁的档案发挥出作用。

3、太原市档案馆的做法很值得大家借鉴：为让“死档案”复苏，除开展“公众开放日”之外，举行了 “档案进社区进家庭”活动，开办了“珍藏的历史”爱国主义展览，开通了便民服务“绿色通道”，开放馆藏65%以上的13万卷档案，开展已公开现行文件目录网上查阅等便民措施，实行了“一证”（身份证）查阅等内部办结服务制度。同时，对群众利用率高的45万件涉及招工、调动、土地、房产等民生档案实现了电子检索。仅去年一年，市县两级档案馆就接待群众查阅1.2万人次，提供档案2.01万卷。“死档案”真正成了服务广大群众的“活资料”。

如今的档案资源建设已经不能靠传统方法，面对各个领域产生大量的新载体、新门类，档案必须有超前的手段来保障，社会和经济发展日新月异，档案馆迫切需要接收大量的声像档案来丰富馆藏，为社会服务，真正实现档案的利用价值。

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