论内部控制制度在高校固定资产管理中的运用

马旭萍

一、引言

资产是高校组织教学和科研活动的基本依托，而资产管理的好坏是高校办学水平的重要标志之一。近年来，随着教育体制改革的不断深入，招生规模的不断扩大，固定资产的投入也迅速增长，内部控制已经发展成为重要的管理技术和方法，在固定资产的管理领域越来越被重视和应用。但由于高校固定资产管理内容丰富，既包括资产购置的预算计划、预算批准，也包括资产采购、验收，各教学、科研、行政部门的使用，以及资产的报废等，这就增加了高校资产管理的难度。高校要进一步明确固定资产管理工作的内涵和职能，不断创新管理手段和方式方法，加强固定资产内部控制管理，提高高校固定资产内部控制管理科学化水平，使之更好地服务和促进高校和高等教育的发展。

二、高校固定资产管理运用内部控制制度的重要意义

1.运用内部控制制度的重要性

保证固定资产的安全和完整，提高资产的利用率，保证资产的保值增值，最大限度地发挥固定资产的使用效益和经济效益，为高等教育事业的发展服务，是高等学校固定资产管理的基本任务。高校内部控制制度主要侧重于高校财务和审计方面的控制，而固定资产管理在高校内部控制理论基础之上产生，目的是针对项目活动决策行为相关风险、成本和收益等方面进行的管理控制。因此，把内部控制制度应用于高校固定资产管理中，能够实现组织的有序运行和固定资产的安全，对高校固定资产组织和管理进行有效的控制和预防，阻止固定资产管理中错误业务和非法业务发生，有利于加强高校固定资产的安全，提高固定资产使用效益，提高高校教学质量。

2.运用内部控制制度的必要性

目前，一些高校在固定资产管理方面还存在着一些突出问题，主要是：从体制机制看，个别学校内设机构之间管理职能不明确，或管理职能交叉，也没有制定具体的岗位职责，缺少固定资产购建内部控制制度、资产管理权限设置审批制度、财产清查制度、大型精密贵重仪器设备管理制度等。从财务管理看，财务管理不衔接，会计核算不合理，有的部门采购、验收和报销由同一个人负责，缺乏应有的监督机制；有的长期不进行账目核查及对账工作，造成账、物不符；有的不对实物资产进行验收，就直接登记入账，造成不应有的资产损耗；有的资产购置后不及时入账，形成在用资产长期挂账等。从管理水平看，有的高校存在资产清查不彻底，账实不符，账卡不符的现象，存在不按规定程序处置和超权限处置固定资产的现象等；从队伍建设看，有的高校固定资产管理队伍存在人员偏少、年龄偏大、知识陈旧、计算机水平较低、管理理念落后等问题，无法适应运用现代信息技术管理固定资产的工作要求。这就要求高校要根据内部控制制度与高校固定资产管理的关系，建立完善的高校固定资产内部控制制度，不断提高高校固定资产内部控制管理科学化水平。

三、高校固定资产管理运用内部控制制度的路径与策略

1.加强领导，增强高校固定资产管理组织性

运用内部控制制度，是加强高校固定资产管理工作的需要，也是促进高校科学健康持续发展的需要。高校要进一步提高认识，切实加强对固定资产管理工作的领导。要在综合考虑高校内部组织部门设立原则、部分职能分工，以及部门员工不同的职责基础上，建立高校固定资产组织规划控制制度。学校应建立完善的固定资产管理体系，采取专门管理与分散管理相结合的模式，应根据实际设立专门的资产管理部门，按“统一领导，归口管理，分级负责，责任到人”的原则分级管理。资产管理部门从宏观上统一管理学校的经营性固定资产和非经营性固定资产，负责协调处理各归口管理部门的交叉业务；财务处负责固定资产总账、编制资产购置计划，对采购任务完成情况进行预算、决算监督，建立全过程的控制和管理；学校办公室负责行政办公机具、办公家具的管理，分年度进行更新、报废申请，健全资产台帐；总务处负责学校房屋管理，对高校教学、科研、办公等共用的房屋资源进行合理的分配和管理，负责高校公共设施的管理，建立维修维护制度，做好报废房屋、建筑的残值回收工作；教务处负责全校仪器设备的归口管理，对日常教学、科研的仪器等建立帐卡，与资产管理部门共同参与审批仪器设备的损耗、报废；资产管理部门协同教务处组织教学口仪器设备的调剂工作，充分发挥资产使用效益。高校以文件形式明确各归口管理部门的职责范围与责任分工，部门负责人对本部门固定资产承担领导责任，资产管理员对保管的资产承担直接责任。同时，坚持谁使用谁申请、谁使用谁管理的制度，将责任层层落实到具体部门和个人。要健全管理规章制度，及时修订已不合时宜的制度条款，为固定资产管理工作规范、有序地进行提供切实、有效的制度保障，真正建立起科学、严明、高效的组织结构、运转体系、责任体系和运行机制，切实做到领导落实、组织落实、制度落实、人员落实、责任落实、工作落实。

2.完善制度，增强高校固定资产管理科学性

建立一个完整的固定资产内部控制制度，有利于确保高校固定资产管理的安全性和稳定性。只有建立一套完整的内部控制制度，才能从各方面加强高校固定资产的管理，防止高校固定资产的流失。一是建立完善固定资产授权批准控制制度。高校固定资产管理过程中，必须建立严格和完善的固定资产授权批准控制制度。这就要求明确审批的权限、审批的基本程序，以及审批过程中相关的职能和责任。要明确高校固定资产授权批准权限，完善高校固定资产的授权批准控制度，对固定资产业务的每一个环节都要进行严格授权，划分不同的授权批准等级，确立不同的授权金额。二是建立完善固定资产会计控制制度。要建立完善高校固定资产会计控制制度，制定会计核算标准，明确高校固定资产会计科目和明细，设立高校固定资产的总账以及明细账。同时，要建立高校固定资产会计监督制度，充分发挥会计监督以及社会审计监督的作用，全面强化会计监督检查工作，着重加强对财务总监、财务主管和会计稽核等各个岗位的监督，有效规避高校固定资产内部控制风险，实现高校固定资产管理内部控制的正常运转，保障高校固定资产管理的有效运行。三是建立完善固定资产预算控制制度。规范高校固定资产会计核算，重点在于使会计核算在预算的范围内有序进行。在固定资产管理预算过程中，严格按照预算员指标和要求控制预算过程，对高校财务实现预警，保证会计信息的真实性，保证会计过程的合理性，有效满足规避高校固定资产内部风险的要求。四是建立完善固定资产安全和保护控制制度。高校要采取资产的盘点复核制度，定期或不定期地记录盘点数，对财产物资进行盘点，对出现盘盈或盘亏的情况进行分析，与会计账簿核对，找出原因，加强对财产物资的管理，并采取相应的措施，而对高校固定资产债权的真实性，则应采取复核、函证的方法以保证其真实性。五是建立完善固定资产的内部审计控制制度。要强化高校固定资产内部审计控制的监督和分析功能，从高校内部控制制度的完善性状况、高校固定资产管理执行力度、高校固定资产控制制度的薄弱环节的治理和改进等方面，对固定资产项目风险进行完善和准确的分析，提高固定资产管理安全运行。要坚持把高校固定资产审计部门的设置同其他部门分开，这样能够有效避免一些行为不端者进行徇私舞弊，才能对高校固定资产做出合理的分析，准确的评价，从根本上提高高校固定资产管理水平和固定资产安全性。

3.强化队伍，增强高校固定资产管理有效性

内部控制制度在高校固定资产管理中的运用怎样、成效如何，关键在人，关键在于建设一支高素质的高校固定资产管理工作队伍。一是注重提高管理人员素质。建设一支业务熟练、作风过硬、具有强烈事业心的固定资产管理队伍，是做好高校固定资产管理的前提条件和重要保证。高校在理顺固定资产管理体制的同时，对分散在不同机构的固定资产管理人员进行优化、整合，对年龄偏大、知识水平偏低、不能适应现代管理要求的人员进行精简，通过竞争上岗和引进、吸收大学毕业生，充实固定资产管理队伍，提高高校固定资产管理队伍的专业水平，形成更专业、更精干、更富有活力的固定资产管理队伍，着力实现规范、科学、高效的管理目标。要加强对管理人员的教育培训，引导管理人员不断深化对管理理论的学习研究，用科学的管理思想作指导，充分发挥现代信息技术的优势，在优化资源配置、支持学校科学决策、构建学校资源有效利用机制等方面，进行积极探索，努力提高固定资产管理的水平和绩效，促进学校提升总体管理水平，增强综合实力，扩大办学效益。二是注重建立完善管理制度。要建立产权明晰、管理科学的管理制度，实现了组织主体的明确，每个主体都成为独立承担风险和责任的主体，产权关系明确，享有民事权利的同时承担民事义务，自主经营和自负盈亏。要完善内部组织关系，明确各个组织之间的权力和职能，使内部的组织机构之间既能职责明确，又相互约束，有效制衡。要建立责任明确、管理科学的内部管理制度，保证内部管理者和员工之间的关系，合理规范公司内部员工行为。要建立有效的激励机制，完善考核机制，绩效和工资挂钩，明确奖励和惩罚条例，并根据管理业绩和员工工作业绩进行公平和明确的奖励和激励，调动和增强管理人员工作的积极性、主动性和创造性。三是注重调动教职工积极参与。高校要充分利用校园网、校报、宣传栏等新闻媒介，不断加大对固定资产管理工作的宣传力度，通过层层落实资产管理责任和实施透明的资产管理模式，引导广大教职工爱校护校的主人翁意识和参与意识、理财意识，激发广大教职工参与学校民主管理的热情，着力形成全员参与固定资产管理工作的良好氛围。