基于VB的办公系统的设计与开发

宋晓春

【摘要】在广播事业和网络技术飞速发展的形势下，办公系统作为一个可视化管理软件，能够提高工作效率。本文采用Visual Basic软件作为系统的界面、功能开发工具，数据库部分采用Microsoft公司的Access2000数据库进行开发，系统完成了文件管理、财产管理、会议管理、值班管理、事故管理、提案管理、车辆管理等。

【关键词】Visual Basic；数据库；办公管理

0.引言

东营区广播电视台是区政府直属的社会公益类正科级事业单位，核定编制35人，内设办公室、总编室、新闻中心、专题部、广播节目部、播出部、广告部、技术部、网络中心9个部室。目前，全台人员87人，广播电台现拥有97.8MHz、92.0MHz两个频率，电视台拥有两个有线频道和一个开路频道，广播和电视开路信号完全覆盖全区及我市周边县区，有线电视拥有城区用户5万户，农村用户2万户。

1.需求分析

根据东营区广播电视台日常办公事务中出现的问题及用户需求，办公管理要完个人设置、代办事宜、日程安排、工作日志、消息提醒等功能。其中个人设置完成设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户姓名、联系方式等基本信息；出差、休假用户可设定相应状态，便于系统管理；待办事宜完成待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大部分模块，如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后，各类待办事宜分类列出，点击相应链接即可进入相应页面办理，引导用户完成工作。

日程安排完成：个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作任务，主要包括如下功能：设置各种类型的个人日程，并以日历方式按天和按周两种方式查看；授权用户也可给他人安排日程；可显示农历。

工作日志：基于网络的工作日志系统，可设为私有，限制，公共三类级别分别供自己，部门领导，全部人员查看。便于个人总结，便于上级检查工作，便于和同事分享工作经验，是知识管理挖掘隐性知识的一种手段；用户可随意添加，删除，修改多个日志，通过翻阅日历查看任一天的日志也可通过日期，关键字等检索日志。

消息提醒：设置消息提醒功能 每当用户登陆系统时弹出提示窗口。

2.Visual Basic在数据库编程中的应用

Visual Basic作为应用程序的开发“利器”也表现在数据库应用程序的开发上，它良好的界面和强大的控件功能使数据库编程变得简单多了。在Visual Basic中通过数据访问控件或数据访问对象（DAO）可以访问下列数据库： JET数据库，即Microsoft Access和ISAM数据库，如：dBase，FoxPro以及ODBC数据库，凡是遵循ODBC标准的客户/服务器数据库。如：Microsoft SQL Server、Oracle一般来说，如果要开发个人的小型数据库系统，用Access数据库比较合适，要开发大、中型的数据库系统用ODBC数据库更为适宜。而dBase和FoxPro数据库由于已经过时，除非特别的情况，否则不要使用。在我们的项目中，选用Access数据库。建立Access数据库有两种方法：一是在Microsoft Access中建立数据库。点击“新建”按钮就可以建立新的表了。这里我们二是使用可视化数据管理器，不需要编程就可创建数据库。可视化数据管理器是一个非常有用的应用程序，它是VB企业版和专业版附带的，在目录.DevStudiovbsamplesVisdata下。

点击菜单“文件”项下“新建”子项“Microsoft ACCESS”子项的“版本7.0 MDB”项。在弹出窗口中输入新建数据库的名称“登记”，要生成新的表，右键单击数据库窗口弹出菜单，然后选择“新表”命令，在随后出现的“表结构”对话框中建立所要的字段。每次向表中加入新的字段，单击“增加字段”按钮，会出现 “增加字段”对话框。“增加字段”对话框中根据字段的类型，有些选项是无效的，无法读取。要注意的是，由于字段登记号用来唯一标志记录的，因此，它不能由用户输入。所以在定义该字段时需要定义为Long数据类型，“自动生成字段”项有效，并选中这一项。这样当用户每输入一条新记录时，系统就会在该字段上自动输入一个与其它记录不同的值。在ACCESS数据库中，关键字是用索引实现的，作为编程人员在对表类型的记录集编程时，只需调用索引名。在查询时，Rushmore技术自动用索引信息优化查询。完成表定义后，点击“增加索引”按钮，弹出窗口。在窗口中右边有三个选项。添加索引对话框选项。

3.系统设计

3.1系统总体架构

开发架构至少包括三层：用户层、应用层、数据层。当系统应用需要扩充或改版时，用户可以按自己的需求进行扩展相应的改动，而不会影响整体的应用稳定性，为整个系统今后的开发提供很好的扩展能力。用户层要解决两方面的问题，一方面方便用户使用系统，另一方面方便用户把系统和桌面办公系统进行集成便于数据交换。用户层设计还要考虑用户使用习惯，以用户熟悉的文档、表格、图形、图标、影音等方式交换数据和显示数据，以保证用户的工作效率。现在大多数用户在日常工作中广泛使用微软Office套件等，在使用综合管理信息系统时，不可避免要通过系统下载和上传文件，实现数据交换与展示。为此系统提供各种文件文本保存、转换功能。

3.2信息界面设计

在登陆成功后，进入一个信息显示界面，在显示界面中显示系统的相关设计信息，要求以动态字幕进行显示。主要用到了vb中的时钟控件，通过对该控件相关属性的设置来实现相应的功能。

3.3主界面设计

在进入主界面以后，在主界面上以菜单的形式来管理各大模块。其中一级菜单有文件管理、财产管理、会议管理、值班管理、事故管理、提案管理、车辆管理以及系统管理。其中文件管理、车辆管理、财产管理和系统管理包含二级菜单，把它们所包含的功能模块又作成相应的菜单项，点击菜单项后进入的界面用vb中的选项卡实现。在选中一个一级菜单以后可以通过do-case语句可以判断你选中了哪个菜单项，然后判断应对数据库中哪一张表进行操作。

4.使用效果

本系统是一个独立的软件系统，系统功能能够独立的运行于相关环境，搭建了一个便利的日常办公平台，使得广播局的管理层和员工能够分别通过该平台沟通和交流，方便了工作的开展，并能够实现规范化管理。[科]

【参考文献】

［１］梁伟,苏瑞.Visual Basic管理信息系统项目开发实践[M].北京：科学出版社，2005．

［２］闵敏,吴凌娇.Visual Basic程序设计实用教程[M].北京:机械工业出版社，2005．

［３］龚沛曾,陆慰民,杨志强.Visual Basic程序设计教程(6.0版)[M].北京: 高等教育出版社,2000．

［４］龙厚斌,姜继红.Access 2003中文基础教程[M].北京:人民邮电出版社,2006．

［５］史济民,顾春华,李昌武,苑荣.软件工程-原理、方法与应用[M].北京：高等教育出版社，2002．