对档案工作创新的几点认识

杨明艳

【摘要】档案工作创新要做好思想观念的创新、档案工作的管理创新、档案服务的创新，和档案工作的科技创新。

【关键词】档案工作；管理；服务；创新

创新是时代的必然要求。知识经济时代的到来，要求社会科技创新、体制创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展。在这样的背景下，社会对档案事业的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。现今提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，这种档案信息需求的大潮，已经开始冲击档案传统的服务方式。随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显。从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。而且这种需求已形成较高的呼声，时代要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制。这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，才能使档案工作跟上形势的发展，发挥其应有的作用。

1.思想观念的创新

档案是一个庞大的信息库，但各种信息比较零散地储存在众多的单体档案中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好的发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应经济建设和改革开放需要的信息，是档案部门义不容辞的职责，也是社会主义市场经济体制对档案工作提出的新的要求。二是要有强烈的信息推销意识。档案有巨大的信息量和需求市场，档案部门要把档案转化为“适销对路”的信息，就要搞好调整研究，了解市场，明确市场需求，掌握市场动态确定信息转化的目标和内容。三是要进一步强化档案的效益意识。市场经济的发展，为档案工作充实了丰富的内涵，要想适应市场经济的发展要求，使档案更加有效地为经济建设和改革开放服务，必须改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案的效益意识。

档案管理现代化的不断完善和深化，现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人去掌握和运用，因此，思想观念的创新还需要增强档案人员现代化意识，实现档案人员的现代化。

增强现代化意识，就是在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与全国现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念，即树立与时代发展和社会进步相适应的思想观点。实现档案管理现代化，必须要求管理思想现代化。管理思想现代化不是抽象的存在，它要在科学管理的理论指导下，从实践出发，总结经验教训，大胆探索和改革，改变一切不适应的管理方式，按照档案和档案管理的发展规律和特点，全面推行科学管理。

2.档案工作的管理创新

宏观管理创新。宏观管理包括档案工作的当前发展方向和未来发展趋势、档案工作的宏观决策以及档案人员职业素质的培养。这里重点要把握五个方面的创新：一是长远目标的创新。要把当前的工作与档案工作的方针、政策、法律法规结合起来，即把近期发展目标定在未来发展需要的基础之上，既立足当前，又着眼长远。二是大局观念的创新，要走出档案工作单纯是档案部门之事的误区，把档案工作定位在各项工作需要的基础之上，尤其是定位在重大活动的事前、事中、事后的全程参与之中。三是深层次编研加工的创新。档案不但要管好，更要开发利用好。要十分重视并积极开展档案资料的编研加工，要通过去粗取精、去伪存真，把档案的潜在价值转变为现实的利用价值。四是人才培养的创新。要把档案工作的着眼点放在以人为本、精心培养造就一支“政治强、业务精、作风正”的高素质档案管理队伍上。五是全方位开发利用的创新。要改变过去重管（藏）轻用的传统做法，逐步做到管和利用同步进行，开发与利用相得益彰，尤其要加强专业档案（会计档案、文书档案）和特色档案的依法征集和开发利用。

微观管理创新。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用，是一系列密不可分的工作程序，而每一程序都有很强的规定性。国家档案局从我国机关档案工作的实际出发，为适应档案管理现代化的需要，颁布了《存档文件管理规则》，一改机关传统的档案管理工作方式，既兼顾计算机和手工管理，又兼顾机关档案室和档案馆的有机衔接，其实质就是对档案“整理”程序规定的一种创新。随着科学技术的发展，档案载体己呈现出多样化的趋势，由传统的文书档案为主，转为文书、专业、实地和特殊载体档案并重。在办公自动化条件下，对“文档一体化管理”的研究，还要在实践中不断创新和完整。只有管理创新，档案工作才能高效运转，才能事半功倍，档案事业才能持续健康发展。

3.档案服务的创新

档案服务创新主要有两个方面的意义。一是档案服务创新是档案事业持续发展的根本动力。档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。二是服务创新是档案部门加强和改进作风建设的重要体现，档案部门要以党的指导精神为指导，进一步加强作风建设，在构建社会主义和谐社会中，塑造档案部门的好形象。档案部门要立足于服务经济社会发展大局，通过服务创新，充分发挥档案的作用，切实提高服务水平，不断开拓，与时俱进。

档案服务创新，要把档案工作的各项服务功能挖掘和开发出来，只有着力于档案工作服务功能的开发，档案服务创新才会持续下去，才能保持旺盛的生命力。通过服务创新规范服务行为有利于服务创新的延续，有利于提高档案工作人员的服务水平。规范服务行为，必须把握好三点：一是档案服务的行为必须为民，要全面落实“三个代表重要思想，树立“用户至上的观念。二是档案服务行为必须尽责，要对利用者负责到底，急利用者之所急，想利用者之所想。三是档案服务行为必须文明。档案人员必须使用准确、简洁、亲切、友好的服务用语，要有热情、谦逊、耐心的服务态度，要有整洁、大方、文雅的仪表举止，要创建整齐清洁、美观大方的工作环境，营造浓郁的文化氛围。

4.档案工作科技创新

要发挥现代科技在档案工作中的推进作用。科技创新是先进生产力发展的主导力量，也是档案工作实现跨跃式发展的推动力量。要加快档案信息化建设，以信息化带动档案基础工作发展。在信息时代，档案部门的功能将由传统的以档案实体保管为中心转变为以档案信息管理为中心。可以利用网络组织管理政务信息，提供信息检索，实现信息共享。由于历史原因，在浩如烟海的馆藏资源中有一部分不宜公开的和并无多大价值的档案资源，在数字化过程中，应该加强鉴定工作，进行“第二次建档”，以优化资源，提高利用效率。要加快档案科技成果的开发和推广应用，提升档案工作科技含量，提高档案服务水平。对事关档案工作发展的难点问题，要组织力量，加大投入，进行科技项目联合攻关，形成档案科技创新的优势。[科]