总分馆体制下印刷型文献资源协同保存探讨

罗婉娜

(东莞图书馆，广东东莞 523071)

一、印刷型文献协同保存的时代背景

(一)印刷型文献保存现状

文献保存是图书馆实现人类文化传承使命的基础。从上世纪90年代开始，经济的高速增长不仅使人们的生活发生了翻天覆地的变化，也给文化事业带来了百年难得的发展机遇，出版业、印刷业空前繁荣，图书馆事业飞速发展，充足的经费保障，使图书馆购置的文献，特别是印刷型文献持续增长。

时至今日，经过近20年的几何式增长，长三角、珠三角等经济较发达地区的图书馆已普遍面临印刷型文献不断增长与存储空间不足的共同问题。以东莞图书馆总馆为例，2003年以前印刷型文献的馆藏量约为40万册，截止至2012年9月达180多万册，十年间增长了3.5倍。虽然采取了增建两个地下密集架保存书库，在四楼、五楼扩充两个中庭书库等措施，但仍然无法满足馆藏需求，相当一部分印刷型文献因架位不足，无法提供流通利用。在对分馆印刷型文献收藏情况的调查结果也显示，各馆都不同程度地受到馆藏空间不足的困扰。近年来随着资源数字化程度的不断推进，印刷型文献的保存比例将逐渐减少，但因为数字文献的保存期限、使用成本以及人们对印刷型文献的阅读习惯等种种因素，在今后相当长的一段时间内，印刷型文献的保存仍然是图书馆文献资源保存的重点，如何有效解决印刷型文献的保存和利用问题仍然是图书馆不可回避的。

(二)图书馆服务理念方式的转变

以用户需求为导向的服务理念，使图书馆的服务方式发生了质的改变。图书馆不仅是书架临立的“藏书楼”、学习充电的“没有围墙的大学”，更是人们在闲余时间休闲、娱乐、交互的第三公共文化服务空间。图书馆要为营造宽敞、舒适的阅览室，布置展览、开展活动、休闲交互的开阔场地，腾出更多的印刷型文献收藏空间。另一方面，数字资源的使用和数字阅读服务的开展，放置设备和无线上网区域的空间需求，也进一步加剧了空间需求的增长与图书馆建筑物理空间相对固定的矛盾。

(三)图书馆总分馆制建设喜人

以新加坡国家图书馆、香港中央图书馆管理模式为学习蓝本的区域图书馆建设发展迅速，经过近十年的摸索与努力，结合我国现行体制特点的各式图书馆总分馆管理体制建设成果喜人。据有关统计数据显示，截止至2007年底，中国80%以上的省级及省会城市图书馆，40%以上的东部地级和县(市)级图书馆不同程度地开展了不同形式的总分馆建设[1]。总分馆管理体制，构建了一定区域内以总馆(中心馆)为中心，以镇、街(社区)学校等为分馆的多级图书馆服务网络。通过通借通还，实现了区域性印刷型文献资源的共建共享，亦为在总分馆制联盟方式下，以协同保存的方式建立区域性印刷型文献的低成本、长效保存问题提供了具备可行性的解决出路。

二、印刷型文献协同保存的构想

(一)协同和协同保存

“协同”有同心合力、相互配合等义，指元素对元素的相干能力，表现了元素在整体发展运行过程中协调与合作的性质。结构元素各自之间的协调、协作形成拉动效应，推动事物共同前进，协同的结果使个个获益，整体加强，共同发展。“协同保存”是指利用协同效应，在某一系统内，通过各子要素的配合、协同，使多种力量集聚成一个总力量，形成大大超越原各自功能总和的新功能*参见百度百科“协同”词条，http://baike.baidu.com/view/1049260.htm。。“总分馆体制下印刷型文献协同保存”是指在总、分馆系统内，总馆、各分馆经协商一致达成共识，相互配合、分工协作，以合作储存书库的形式共同保存、管理和利用印刷型文献的做法。协同保存的目的是通过系统内各成员的合作配合，实现保存效果1+1≥2的协同效应。印刷型文献协同保存是解决地区性印刷型文献完整保存和高效满足需求的最经济方法之一。日本的大学图书馆早于20世纪80年代，就通过协同保存方式，解决印刷型报刊的合理保存、管理与利用[2]。

(二)实现路径

1. 建立外部存储书库。外部存储书库，是图书馆为解决收藏空间紧张状态，节省管理成本，提高馆舍空间和馆藏文献利用率而设立的，专门用于收藏利用率相对较低的印刷型文献以备使用的，在距离图书馆一定范围内建造的书库。目前国内已建成并投入使用的有复旦大学江湾校区密集书库、北京大学昌平储存图书馆等。国外解决印刷型文献日益增加和馆舍空间不足的难题，普遍采用的方式也是建立外部存储书库。美国马萨诸塞州五学院于20世纪90年代起就通过建立外部存储书库，协同保存纸本的图书和期刊[3]。国内的外部存储书库多采用密集书架或密集货物储藏架的排架方式。国外的外部存储书库建筑上多为模块式设计，密集式排架，文献取放机械化，最大限度利用存储空间。

外部存储书库接收、保存和管理从总馆(中心馆)及各成员馆移交的低利用率文献及需长期保存的地方性文献。建立外部存储书库是总分馆联盟印刷型文献协同保存实现的基础。外部存储书库以总分馆合作建设的形式完成，即以总馆(中心馆)为主导，各成员馆以文献保存的数量，按比例承担建造和管理费用，协同管理，共享资源。外部存储书库的建造方式有两种，一是以租赁方式改建空置建筑，这是最经济和快捷的实现方式。以东莞为例，随着城市的产业转型升级，出现大量租金便宜的空置厂房，图书馆可以通过租赁的方式，选择地点适宜、地面负载合适的厂房进行改建。美国五学院图书馆的外部存储书库就是由原空军军事掩体改造而成。这种方式较适合资金来源不是很充足的总分馆联盟[3]。二是建设新库房。随着各级政府对文化事业的重视，财政实力较雄厚地区的图书馆，也可以考虑采用由总馆所在的地方政府出资建设新库的方式。如为解决深圳市公共图书馆面临的馆藏饱和、库容紧张，导致大量文献无法上架为读者提供服务的困境，深圳市计划在“十二五”期间建设储量不少于1000万册，总、分馆共用的存储调剂书库[4]。

2. 根据使用情况，挑选出低利用率文献。根据19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发明的巴莱多定律，也称“二八”定律，在图书馆收藏的文献中，20%的部分就可以满足80%的用户需求，其余的80%则用于满足20%用户的需求。图书馆在综合出版年份、日常流通利用情况等因素后，对馆藏印刷型文献进行评估、分类，界定出利用率最低的文献，并从中挑选出移至外部存储书库保存的品种和数量，以腾出更多的空间，保证20%高利用率文献的排架、利用及为新购文献预留架位。

3. 外部存储书库的管理与运行。外部存储书库的日常运行及管理由总馆、各分馆经协商后，形成共识，共同派员成立的管理机构负责。管理机构根据书库的具体情况，制定相应的管理方针和政策，依各馆的文献存放量分配相应的管理权，运营成本由各成员馆按比例共同承担。

为了提高文献的保存质量和数量，外部存储书库要在各馆移交的文献中选择其中版本最好、质量最佳的一个复本进行保存，文献先按书、报、刊等出版类别划分，再按尺寸的大小而不是分类排架，以最大限度节省存放空间。限于目前的体制，各成员馆移交外部存储书库的文献保留原有的归属权，但调配使用权统一归书库管理机构。

外部存储书库对所存文献采用闭架式管理。总、分馆成员通过统一的系统管理平台，以馆际互借、复制、文献传递等方式共享书库保存的文献(不含地方文献)；地方文献原则上只提供现场的查阅、复制及原文传递服务，外借须征得所属馆同意。文献在借阅过程的污损、丢失按其所属馆的相关规则处理。

三、协同保存的可行性分析

(一)总分馆体制是协同保存实现的基础

至2012年，我国图书馆总分馆模式有上海市中心图书馆模式、深圳福田区总分馆模式、以首都图书馆为中心的北京市公共图书馆信息服务网络模式、佛山禅城区联合图书馆模式、东莞市总分馆模式以及嘉兴的总分馆模式等[5]。虽限于目前的行政体制，未能实现如美国、芬兰、新加坡和香港等国家和地区的人、财、物高度集中统一的完全总分馆制，但已具备以下条件：(1)总馆(中心馆)地位明确，所在地区政府的经费投入有保障[1]。(2)总馆(中心馆)在总分馆的业务方面起统筹、指导及管理作用。总馆(中心馆)在资源、技术、人力、物力所占的主导地位和业务管理的绝对优势，有利于搭建以总馆(中心馆)为主导，各分馆共同协作的文献保存管理架构。(3)总分馆系统文献资源实现书目数据统一检索、通借通还。总分馆系统中文献的统一检索有利于协同保存文献的检索与利用。

(二)共同的需求有利于达成共识

为解决印刷型文献增长和馆藏空间不足，总分馆成员都不得不面对以下问题；为增加文献馆藏空间，需要新建或扩建馆舍，而产生的资金问题；为实现馆藏零增长，对文献进行剔旧，而造成的有研究价值文献的流失问题；以及因收藏空间不足，不得不缩减读者活动空间而造成的影响服务质量的问题。诸多共同问题的困扰，使总分馆成员从成本、效益等方面出发，更能达成解决问题的共识。

(三)有利于地方文献的长效保存和综合利用

地方文献是一个地方历史、文化、地理的记录，总、分馆分担地方文献的搜集和保存职能。受馆舍条件影响或管理措施不当，部分技术力量较弱的图书馆对地方文献的保存和利用效果并不理想，容易造成文献的受损和流失，而且一个地区地方文献的分散保存也不利于用读者的综合利用，并增加了查阅的成本。地方文献移交存储书库后，恒温、恒湿的理想保存条件和统一管理，更利于其长久保存和发挥使用的聚合效应。

四、协同保存目前存在的问题及思考

(一)资金

外部存储书库的建造和日常管理运行所需的各种费用，是总分馆体制下实现印刷型文献协同保存的最大障碍。首先，即使采用最经济的租赁改建方式建外部存储书库，前期需要投入的资金也不是一笔小的数目。其次，为实现文献的长久保存，购置的维持库房恒温、恒湿的各种设备，家具，加上各种日常管理维护费用，需要持续稳定的资金支持。如果采用国外先进的自动存储和检索系统(Automated Storage and Retrieval System，简称ASRS)技术建造新库房，费用更是不菲。

(二)物流

综合租赁、建造费用以及文献提供响应时间等因素，外部合作存储书库的地点适宜选择在距离图书馆15公里范围内区域。由此，要求总分馆联盟有较强的物流能力，以保证各馆文献的入藏和文献利用响应的及时、快捷。但从目前的情况来看，大多数总分馆间的文献物流工作主要由流动书车承担。以东莞图书馆为例，截止至2013年4月，51个分馆、102个图书流动点的图书物流工作，基本由两辆图书流动书车承担。由于分馆和图书流动点的数量众多，每个点的循环时间基本在1个月左右，如果不解决物流问题，必然会使文献利用响应速度大打折扣。图书馆可以参考新加坡国家图书馆和深圳24小时社区自助图书馆的成功经验，与当地的邮政局或物流公司合作，利用其完善的投递网络，提升外部存储书库文献的物流效率。

参 考 文 献

[1] 章明丽. 图书馆总分馆建设的嘉兴模式[J]. 图书馆杂志，2009(10):46-48.

[2] 林申清. 日本大学图书馆的报刊保存与管理现状[J]. 黑龙江图书馆，1989(2):70-71.

[3] 张海霞，赵伯兴. 国外低利用率文献合作储存机制研究：以美国、芬兰、澳大利亚为例[J]. 图书馆学研究，2010(3):86-89.

[4] 鲍文娟. 《广州日报》：深图书馆库容“超载”拟设地区性调剂书库[EB/OL].(2010-11-19).http://www.szlib.gov.cn/newsshow.jsp?itemid=3182.

[5] 肖焕忠. 总分馆制发展模式比较研究 [J]. 图书情报知识, 2007(5):41-43.