浅谈新时期高校基建档案管理的建设

王学娟，弓春菊，姚大明

(承德医学院，河北承德 067000)

浅谈新时期高校基建档案管理的建设

王学娟，弓春菊，姚大明

(承德医学院，河北承德 067000)

高等院校;基建档案;信息化管理

近年来，高等教育事业发展迅速，高校规模持续扩大，为保证良好的育人环境和生活环境，各高校相继开展了大规模的新校区建设，基础设施逐渐增加。高校基建档案是指在高校基本建设工程项目从立项到竣工验收的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、声像等各种资料的总和。基建工程项目的增加，对高校基建档案管理的重要性和规范性提出了新的挑战。如何在信息数字化蓬勃发展的时期，使高校基建档案的管理和利用与时俱进，并且加快基建档案数字化建设的步伐，是高校档案工作者应该深思的课题。

1 高校基建档案的主要作用

新时期工程建设活动的形式多样，高校建设资金投资的主体也趋于多元化，不仅有国家、地方财政拨款，还有自筹资金、社会捐资、集资办学、教育基金、金融信贷等投资形式[1]。工程质量关系到生命财产和使用保障等各方面的安全，因此，提高对基建档案重要性的认识显得尤为迫切。作为校园基本建设活动的直接记录，高校基建档案是对工程进行使用、管理和维护的可靠依据和凭证，因此，它不仅具有史料和凭证作用，对以后的基础建设工作也具有十分重要的参考价值，是学校档案不可缺少的重要组成部分。基建档案的实用价值在于利用，它可为建设项目的日常维修维护、改建扩建提供详实的基础资料。

2 高校基建档案的主要特点

高校基建档案的特点取决于建设工程的特点，除了具有普通档案的原始记录性、真实性、价值性等一般档案的共有特点外，还具有其独有的特点:

2.1 单独成套性 以独立的工程项目为对象的基建档案在整个高校档案中是单独组卷、相对独立的卷宗，并且单项工程档案与整体基建项目的档案文件材料又是相对独立的。一套完整的基建档案一般包括工程施工准备阶段依据性文件材料、工程设计阶段基础性文件材料、工程组织施工阶段工程性文件材料、工程竣工验收阶段结论性文件材料及工程建设中其它档案材料，因此，基建档案具有很强的单独成套性。

2.2 专业复杂性 基建项目工程本身周期长、投资大、程序复杂，其档案的收集归档涉及的部门较多，整理时也需要具备基建相关专业知识，每一部分都有专业的规范要求，具有鲜明的专业性和复杂性。

2.3 实用指导性 高校基建档案是高校进行基础建设活动最原始的记录，记载着大量真实的资料和信息，在校园改建、扩建、维修、维护及各种建设纠纷和管理中起着不可替代的作用，具有很强的实用性和指导性。

2.4 广泛多变性 基建档案从工程项目开始到竣工验收，资料来源涉及政府审批、设计论证、施工监理等方面，具有极强的广泛性。而在施工过程中经常会出现设计变更，有的可以修改补充、有的则成套作废，这种多变性对档案的收集整理造成了一定影响。

3 高校基建档案管理的现状

3.1 档案收集难度大，材料不完整 高校基建档案的收集从基建工程项目的规划立项到基建工程的竣工验收，包括规划立项、设计、施工、竣工。由于基建项目从立项到投入使用周期较长，资料来源涵盖面广，档案的收集难度较大，如果收集不主动、归档不及时，就会导致一些批文报告等依据性文件缺漏不全，使归档材料的真实性、完整性存在缺陷，进而影响档案的成套性、完整性和准确性。

3.2 档案管理意识薄弱，归档不够规范 目前，大多高校档案管理工作将重点放在党政、教学、科研等方面，管理理念、体制也沿用传统的模式，基建部门和领导对基建档案工作的重要性认识不够，仍然存在“重建设质量、轻档案”的思想，基建档案没有拟定专门的管理人员，而熟悉基建档案规章监管办法、具备基建相关专业知识的档案管理人员很少，这些都导致了高校基建档案管理工作的无序、不规范状态。

3.3 档案管理工作的电子信息化进程缓慢 目前的高校基建档案主要是纸质档案，由于基建档案门类繁多，在档案查阅和借用等利用方面存在查找时间长，浪费人力和物力的现象。随着电子信息化的快速发展，档案管理软件应运而生，虽然大部分高校有相关的软件平台，但由于缺乏培训，工作人员仍然依靠手动翻本，查阅效率低。有的高校可以在网上检索档案资料，供利用者查阅或外借复印，但这种方法也存在弊端，一是原件借出不能保证安全，另外由于使用频繁原件容易破损[2]。因此，传统的档案利用手段已经难以满足现代档案管理利用的需求。

4 高校基建档案管理应采取的对策

4.1 加强业务培训，提高档案管理人员的综合素质 档案的收集整理这个最基础、最关键的工作由档案管理人员完成，如果档案管理队伍专业水平不高、业务能力不强，档案管理工作的成效会很低。档案管理人员必须提高思想觉悟，具备良好的事业心和责任心，把握档案管理工作的每一个环节，积极主动收集材料，及时归档。鉴于基建档案管理工作的专业性和技术性，管理人员应积极参加现代管理知识的学习和培训，提高自身的业务水平和档案管理能力。

4.2 更新观念，健全基建档案管理工作制度 高校领导和基建部门对工程进度、质量等方面要求较高，忽视了基建资料的归档，只有转变这种观念，才能做好基建档案的协调、指导和监督工作。建立健全的基建档案管理制度，包括档案的移交、整理、归档、利用等方面，这样，基建档案工作的开展才能做到有章可循、有法可依[3]。各大高校应结合本校实际，制定适合本校发展的档案归档规章制度，从岗位职责、归档质量等多方面做出明确规定，这样才能使基建档案的管理更上一层楼。

4.3 引进现代科学技术，加快档案管理网络信息化进程随着电子信息化的快速发展，高校档案管理已经向现代信息网络化发展。只有掌握先进的档案管理技术，才能提高档案的利用率，高校应配备档案部门必须的硬件设施，使基建档案管理适应现代化的要求。现代信息化技术手段具有操作简单、存贮安全、查询快捷等优点，可提高档案管理工作的效率和质量。高等院校应该充分利用计算网络平台，建立以计算机和数据库为基础的档案管理系统，借助扫描仪、打印机等硬件设施，建立基建电子档案，使档案管理工作规范有序。

总之，高校基建档案是高校基建管理和工程项目活动的原始记录，包含高校建设的信息，是高校档案的重要组成部分。随着高校对档案工作的逐渐重视，基建档案的管理势必顺应时代发展的需要，向档案管理科学化、信息化迈进。

[1]秦馨.新形势下对高校基建档案管理的思考[J].河南水利与南水北调，2012，(8):113-115.

[2]徐振杰.高校基建档案数字化建设探析[J].兰台世界，2011，(4月下):27-28.

[3]许庆亮.新时期高校档案规范化管理工作实用手册[M].第1版.北京:中国档案出版社，2007.1-26.

(其它栏目编辑:陈志宏)

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