高校档案管理的教育功能和价值分析

袁 曼

(湖北师范学院 语委办，湖北 黄石 435002)

0 引言

高校档案是保存学校历史风貌的主要凭证，在制定学校发展计划和教育规划过程中发挥着举足轻重的作用，同时也是加强政治思想工作及学校管理工作的重要依据。高校档案保存了高校发展的核心价值，是学校宝贵的财富积累。从招生、专业设置、学生学籍等教学档案及教学活动档案资料的管理都需要进行全面系统地记录，因而需要在有序的管理组织体系下，如实地进行记录，强化档案管理工作的科学性。在提高档案管理组织体系的情况下，教学工作的组织体系得到了有效的加强，全面系统的教育教学体系的建立，有利于强化管理功能的发挥，能够更加全面和细致地记录和规范学生学习和生活。

1 高校学生档案管理工作的现状和价值分析

一般来说，高校学生档案管理工作从根本上反映了学生的在校学习情况，并且对于学生的品德表现和身体状况等都进行整合记录。例如：在考试过程中，学生因为舞弊受到处分，在档案管理过程中，学生的这一处分将被归档，作为对学生的综合评价。

1.1 学生档案管理的内容

就当前高校来说，学生档案的管理工作具有多样性，具体的归档材料十分丰富，主要包括军训材料、毕业生登记表、报到证和实习材料、奖惩材料等，另外学生鉴定表也是档案管理中的一项重要内容，可以通过定期对学生自身各方面的表现进行总结和分析，多方面记录学生的学习表现、思想品德和课外实践情况等，有序地对学生档案进行归档和处理，能够更好的充实学生的档案材料，科学地对学生进行综合评价。而用人单位通过对学生档案的检阅，能够对学生思想品德和学习情况进行全方位的了解。

1.2 学生档案管理的特点

一方面，档案管理并不是一成不变的，可能随着时间和管理对象的变化而具有一定的灵活性，学生可能由于考试作弊受到处分，但是后来又具有比较良好的表现和品德，就可能将处分不归档，还有的学生由于自身的条件发生变化，从休学到复学等，但是这些记录都要具有一定的过渡性从而保障档案的最终形成。另外高校的学生档案并不是长期保存的，而是随着学生毕业就业而去，具有一定的流动性，学生的学制对档案的周期管理具有决定作用。 另一方面，学生档案管理工作具有私密性和针对性，高校档案特别是学生档案记载了学生的个人情况、成绩、奖惩等个人隐私，因此必须具有私密性，做好保密措施。另外根据学生的实际情况，高校档案中的学生档案利用比较频繁，学生报考研究生、出国留学、报考公务员和参军等都需要用到。

1.3 学生档案管理的模式

就当前高校档案管理的模式来说，主要有校、院级管理模式、部门联合管理模式和学生处集中管理模式等。 新疆石河子大学从2008年开始就采用了校级、院级档案管理模式，由学生处统一进行宏观的管理和调控，负责对档案材料的归类，再由学院对档案进行分院集中管理，从而促进档案管理工作的系统化。

新疆农业大学则采取的是部门联合管理模式，主要由学生处进行档案材料归档工作，而档案的调取和服务等则由各部门各司其职。

昌吉学院和新疆财经学院的管理模式都趋向于学生处负责，由学生处统一对各类档案材料进行归档和管理。

1.4 学生档案管理的价值分析

学生档案管理是高校档案管理的一个重要内容，是对学生个人成长和教育记录的重要承载工具。学生档案以其独特的形式和内容将学生队伍的建设工作越做越好。高校的学生档案真实地记载了学生在校期间的德智体美劳，反映了学生在校期间的成绩和水平，有利于对学生资料继续统计和分析，在学生就业方面提供了比较科学准确的依据，有效避免了凭印象和靠关系等不良风气。同时高校学生档案的管理，能够充分调动学生的学习积极性，培养竞争意识。用学生自己累计的成果和经历激励学生不断进步，提高学生队伍建设的整体素质。

2 高校档案管理中教学档案的价值分析

教学档案同样作为当前高校档案管理中的重要内容，对于提高教学质量和改进教学方式等有很大的促进作用，能够为教学管理提供科学的参考依据，为校史编写和人物传记等提供素材。

2.1 教学档案管理能够为改进教学方案提供依据，有效提高教学质量

高校的主要任务是培养人才，教学质量的好坏都能够从教学档案中进行分析，通过教学档案获取较多的培养人才的经验，能够更好地完善教学模式，为教学活动提供科学的借鉴。另外教学方式的好坏直接影响到课堂质量，好的教学方式能够使教师更加轻松愉悦，同时使学生在快乐中学习。通过教学档案的分析，对比教学方法，并加以改进，能够提供更多适合学生的教学方案。

2.2 教学档案的管理为强化教学管理提供了有效的依据

在高校教学管理过程中，教学管理水平很大程度上依赖于学校的教学档案管理，通过对学校档案的分析和总结，从宏观上确定学校的教学发展方向，并拟定科学的教学计划，合理安排教学，从根本上制定学校的长短期规划。根据教学档案中的师生奖惩材料和思想汇报材料，调整思想教育工作，使其能够全身心地投入到教学工作中来。

2.3 教学档案为校史编撰提供丰富的素材

高校校史体现了一个学校建立到发展的全过程，反映了学校的教学成绩和科研能力，也是体现学校形象的重要依据。而教学档案则积累了丰富的教学足迹，为校史的编撰提供依据。教学档案将学校的发展历程和要素按照类别明确地分类和管理，每一个类别都有其标注的档案盒，根据档案盒上的标注文字，便可以找到相应的资料，也是教学档案管理的一个便捷之处。

3 高校档案管理的教育功能分析

高校档案管理具有显著的教育功能，及时地记录了高校发展成长过程，凝聚了校园文化形成的长期轨迹和表现形态，是校园文化的核心价值。这些档案管理内容都是高校文化教育的基本蓝本。

3.1 档案管理起到“以史为鉴”的教育作用

在当前高校的档案管理工作中，包含了高校理念的资料汇集和发展历史，记录了学校由小到大的筚路蓝缕过程，学校的建设过程和创业情景对于当前高校师生具有非常典型的教育作用。能够有效提高师生对于学校的使命认同感。例如，湖南某技师学院的教学理念“凭良心办教育”就是通过五十多年的教学积累而形成的教育理念，通过档案管理，记载五十多年学校的兴衰历程，到今天凝聚成“凭良心办教育”的理念，就体现了档案管理以史为鉴的教育价值。

任何高校的成长过程都不是一帆风顺的，总要经历一些挫折和失败，高校的档案管理就为后人提供了很多成功的典范和失败的教训。例如世界知名高校哈佛大学、剑桥大学和牛津大学就是我国国内很多高校的借鉴和学习对象。

在当前我国高等教育不断发展的前提下，学习和借鉴高校档案管理中的成功案例，结合现代教育的发展具有划时代的意义。但是在利用档案管理的教育功能过程中要突出关注如果利用好档案，从中汲取成功的教育管理方式和教学手段，使其充分发挥积极价值。

3.2 高校的档案管理具有校园文化的教育功能

高校的档案管理往往蕴含着这所学校所包含的重要的文化和核心价值，是校园文化建设的有效载体。当前高校的档案沉淀着学校代代相传的师生追求理念，体现了学校的核心价值。例如，分析北京大学五四时期的学生社团档案，就能够很明显的从中看到北大师生对于爱国主义、民主科学追求的精神风貌，这些风貌后来逐渐发展成为北京大学的校园文化核心，影响着五四时期的北大人，也影响着现代的北大人。校园文化和核心价值往往都蕴含在档案管理中，通过不断的学习和借鉴，在历代师生中进行流传，于是逐渐形成了学校统一的校园文化和价值理念，凝聚学生对于世界、对社会和对人生的理解。因此说，高校的档案管理有校园文化的教育作用。

3.3 高校档案管理有校园归属感和职业归属感的教育功能

著名心理学家马斯洛曾经说过，归属和爱的需要是人的一种非常重要的心理需要，归属和爱能够强化一个人对于自我价值和自我定位的认识，提高其生活和学校的积极性。而学校的归属感以及职业的归属感就很大程度给予学生心理上的安全感，才能够跟好的去承担相应的责任和义务，积极参与社会和学校的活动。而利用高校档案管理，就能够很好地教育学生形成既定的归属感，使其形成对学校的认同感，提升其荣誉感。例如，湖南第一师范就可以充分利用档案管理过程中的毛主席学校成长经历，激励一代又一代的学生，使其形成吃苦耐劳的良好品格，培养远大的人生抱负，形成对学校的认同感，强化其爱校爱国的思想意识。

而对职业的归属感一般都是指学生对于自己未来人生的一种规划，通过学校档案管理过程中的优秀人才分析，形成良好的现实教育题材，从而引导学生更好的规划自己的职业道路和人生道路。

结 语：综上所述，高校的档案管理是一项非常重要的工作，对后期的教育和管理具有直接的的教育功能。学生档案和教学档案的管理，对学生的个人成长记录和认识提高有推动作用，对教学质量的提高有促进作用。

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