浅谈高校毕业生档案整理

□文/李子莉 吴芬兰

（石家庄市第一医院 河北·石家庄）

高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。档案整理是指处于零乱的和需要进一步条理化的档案进行基本分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程，是档案管理的一项重要内容。

一、档案整理的要求

（一）毕业生档案统一装入学校下发的机要信封中（保留原高考的档案袋）

1、落实就业单位毕业生档案，在机要信封正面左下角用铅笔写明毕业生的姓名、专业、学历、毕业时间、就业单位名称及单位所在地。

2、没有落实就业单位的毕业生档案以及灵活就业的毕业生档案，按照生源地分类整理，在机要信封的正面左下角用铅笔写明毕业生的姓名、专业、学历、毕业时间及生源所在地名称（到市、县）。

（二）档案分类整理

1、落实就业单位毕业生的档案；

2、没有落实就业单位毕业生的档案；

3、考取研究生档案；

4、欠费、欠贷款的毕业生档案；

5、灵活就业的毕业生档案。

（三）列出报送的档案清单，档案顺序要与档案清单顺序一致。

二、档案整理的内容

1、高中阶段档案材料和高考录取标志的材料；

2、大学期间的思想品德鉴定表；

3、高等学校毕业生登记表；

4、历年学习成绩单；

5、选修课成绩单；

6、学位授予（不授予）证明材料；

7、毕业离校前的体检表；

8、高等学校毕业生就业通知书；

9、奖惩情况；

10、上学期间的欠费说明和国家助学贷款的情况说明；

11、入团志愿书；

12、入党申请书、入党积极分子登记表、优秀团员推荐表、预备党员登记表、入党志愿书、思想汇报、函调政审及综合政审材料等。

三、档案整理的步骤

1、分类。按照整理内容分类。

2、卷内文件材料排序。按照文件内容的时间先后顺序排序。

3、根据排序结果，对卷内文件材料按档案整理内容的名称编制目录，并按时间顺序填写到档案袋的封面上（充分重视和利用先前的整理基础，不要轻易打乱顺序重整。）

4、装入学生原来的档案袋之后，再装入机要档案袋，密封，加盖公章。

四、档案整理的意义

学籍档案整理工作是一项既细致又繁忙复杂的业务整理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，因为学生档案是人生足迹的一种真实记录，具有不可替代的作用。可很多毕业生对学生档案管理不够重视，在档案传递过程中出现一系列问题:有的学生在毕业时将档案带回家中；有的撕毁档案封条私自翻看等。国家的相关政策规定:毕业生暂时找不到就业单位，或到非公有制单位工作，其档案可以保存在自治区各级毕业生就业指导中心或人才交流中心，或在学校免费保存两年。但是，有些学生毕业时把档案放在学校不管不问，这些做法都会给日后的工作带来麻烦。实际上，学校保管的只是学籍档案，不是人事档案，它不计算工龄、转正定级、评定职称等。另外，国家招考公务员，企事业单位招聘员工等都要审查，特别是随着新的劳动合同法的实施，档案的作用显得更加重要。因此，毕业教育应当包含档案管理的知识及注意事项等内容，广大毕业生们在毕业时也一定要重视档案问题，使自己在踏上工作岗位时没有后顾之忧。

[1]实习生徐尚聪，周旻，记者张怀中.长沙晚报，2006.7.22.

[2]山西档案，2002.6.