更新理念实现档案管理科学化的相关对策

陈玥彤

【摘 要】事业单位管理的高效化离不开档案管理的科学化，必须以档案管理的科学化促进事业单位管理的高效化。所以，应重视人事档案管理，更新人事档案管理理念，实现档案管理科学化。

【关键词】人事档案；问题；对策

档案是全部活动的真实记录，它体现各机关事业单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。档案管理是机关事业单位管理的基础环节，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展 ；档案是机关单位信用管理的重要保证档案是公认的构成信用信息的核心资源，档案纳入社会信用系统是必不可少的因素；档案是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。

1.人事档案管理现状及存在的问题

1.1人事档案交接手续不严密，重视不够

档案人员大多不是专职，故离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

1.2档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢

归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

1.3档案管理人员对档案重要性宣传不到位

一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；其次是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

1.4员工本人对人事档案重要性认识不足

认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

1.5人事档案管理手段落后。

2.人事档案管理对策及思考

2.1严格按程序交接

人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.2强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

2.3人事档案管理工作要制度化、标准化、现代化

档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为人力资源管理部门或组织部门，应该把当代管理学中的科学理论和方法与人事档案管理工作实际相结合，制定一系列管理制度，如：人事档案管理管理条例、档案管理机构及其职责、人事档案保管制度的基本内容、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、人事档案管理的查阅、借用和转递应遵守有关规定；人事档案管理材料的收集、鉴别、整理、归档工作的规定等，使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。

2.4人事档案的专职人员要专业知识、知识化

由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的人事档案管理专业队伍。他们不仅要具有较高的政治素养、敬业精神和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在人事档案管理专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应人事档案管理工作现代化的需要。档案管理人员的用人要通过竞争机制，择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的人才选拔到人事档案管理岗位上来。要经常对档案管理人员进行业务培训，提高人事档案管理管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。

2.5加强档案信息化建设

2.5.1档案工作人员要树立档案信息意识

档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.5.2提高档案信息化水平技术

配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作；档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程；对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.5.3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.6提高人民群众对档案材料重要性的认识

一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

【参考文献】

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[2]刘亚利.现代档案管理工作的思考[J].攀枝花学院学报，2007，（4）：35-37.

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