试论如何实现档案管理的科学化

许夕梅

摘 要：人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，更新人事档案管理的内容、范围，适应档案事业的发展，并实现档案管理的科学化是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

关键词：档案管理；科学化

完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求了。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此要强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。

档案形成者要具有档案整理意识，应该按照归档制度想档案室移交具有保存价值的文件材料，力求做到准确、完备、齐全。档案形成者要认识到档案材料的查考凭证作用，这是对档案形成的起码要求。档案形成者要具有较强的归档意识，在工作中随时注意归档材料的积累。对于有多人共同参与完成的工作，尤其应收集散存于每个人手中的文件材料。《档案法》规定，档案形成者应确保归档材料的质量，鉴定归档的文件材料，并分类、整理立卷。档案形成者应该清楚整理立卷并不是档案管理者的事，为此绝不能把零散材料分类、不装订就交给档案管理者。

人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

＼在进行社会主义市场经济体制建设的过程中，要求档案管理的机制必须要能够适应社会生产关系与生产力的发展，上层建筑必须要能够适应经济基础的发展变革。建立符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要的合理、科学的档案工作制度，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。坚持既约束领导又约束职工的制度约束双向性。

＼利用信息系统进行加工和通过计算机网络进行保存传输，将原有的不同载体的档案资源转化为数字信息，并在此基础上实现档案资源的合理配置与社会共享。随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因此需要尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，进而实现网络化管理以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

提升档案管理工作人员的现代化素质对于提高档案管理的科学化水平十分重要。只有拥有一批专业技能过硬、现代管理意识较强的档案管理人员，档案管理事业才能够不断的进步，不断的提高档案管理的科学化水平，要根据档案工作者所负责的具体工作及实际的能力开展突出重点、抓好典范，的业务培训与管理意识培训，通过相关的知识学习、技能培养，让档案工作人员能够熟练的掌握最新的档案法规制度，熟练的掌握最新的档案工作行业标准，通过培训让档案工作人员能够适应档案工作科学化的要求。

总之，人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。

参考文献

1、刘亚利.现代档案管理工作的思考[J].攀枝花学院学报，2007（4）：35-37

2、李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[j].山东社会科学，2011，（01）：174-176.

3、张雪艳.档案管理科学化探究[J].兰台世界，2007（6）：24.