浅析信息网络环境下的档案管理工作

文/神华神东煤炭集团公司档案室 白玉凤

一、档案管理工作存在的问题

（一）档案意识不强，档案利用率低

信息档案的有效利用不仅可以为社会各行业的发展带来卓越的经济效益与社会效益，而且能够记录社会发展的点滴，为和谐社会的建立提供奠基。从目前的发展现状分析来看，在管理中由于档案意识不够，导致很多档案工作只是敷衍了事，难以促进档案管理方式的改革与完善，而且重视程度的不够加上输入、传出等形式的陈旧，档案利用率偏低，无法在更大的程度上发挥出信息档案的优势。同时档案意识的不足，也难以调动员工工作的热情和主动积极性，抑制了工作水平的提高。

（二）网络背景下档案管理工作机制的不足

在信息网络飞速发展的背景下，传统的档案管理被逐渐地改进与完善，电子档案的出现，大大地拓展了档案管理的形式和手段，为档案的进一步传播提供了诸多的便利。但我们知道的是，纸质档案是最直接、最权威、最真实以及最原始的依据，在目前的档案管理中，没有正确处理好电子档案与纸质档案之间的关系，相关的网络工作机制也有待完善与补足。

（三）档案专业人员的素质有待提高

众所周知，任何工作的顺利开展都需要强大充足的人力资源作为保证，目前档案管理人员队伍在理论水平、专业素质以及文化程度等方面参差不齐，主要表现为档案专业出身的人比较少、现代科学知识匮乏、高层次专业管理人员较少等方面，在知识型社会飞速发展的今天，只有不断地提高档案专业人员的工作技能和业务素养，才能为档案管理工作竞争力的增强提供不可多得的活力源泉。

二、信息网络环境下提高档案管理工作水平的良好途径。

（一）更新档案管理观念

科学合理的管理理念能够为各项工作的顺利开展提供强而有力的活力源泉，注重更新档案管理理念，能够保证档案管理工作不断具备时代性和创新性，更好的适应时代以及市场发展的要求。详细一点来讲，首先，宣传是工作开展的基础，相关档案管理部门要积极通过电视、网络媒体、工作手册、橱窗展示等各种各样的手段，不断地强化社会工作以及工作人员对档案的深刻认识，不断地强化管理人员的责任心与使命感，促使他们在档案管理工作中更加地尽心尽职，保证工作的顺利开展；其次，档案管理部门的领导人要经常性地深入到档案人员的工作和生活中去，在满足员工基本生活需求的前提下，了解和掌握他们最新的工作动态，鼓励员工积极地说出自己对档案管理的意见和建议，从而在集思广益的前提下为档案管理工作的创新做好扎实的铺垫；再者，档案管理工作并不仅仅是档案部门的职责，要注重不同部门之间的沟通和交流，让各个部门为档案管理工作效率的提高提供更多的便利，在不同部门的共同协作下，档案管理工作才能真正的把握全局观念，获得更大空间上的发展。还有，管理理念的强化，需要配套的规章制度去约束和完善，要结合档案管理工作的现状，不断地补足和完善相关的规章制度，要在会议商讨、沟通员工、借鉴国内外优秀管理经验等的前提下，促使事前、事中、事后各个工作细节能够环环相扣，建立完善的档案管理制度，确保档案工作有章可循、规范操作。

（二）完善信息网络化档案工作机制

提高档案的利用率和价值，是档案管理工作的重要目标，我们要不断地总结实践经验和借鉴精华，不断地完善信息网络化档案的工作机制，充分发挥出档案管理的作用。具体来说，其一，派遣专业人员，建立档案部门专属的网站，并在网站上提供有限制性的或非保密性的电子文件查询、利用服务，促使电子信息档案的内容丰富、覆盖面广、利用率高等优点充分地发挥出来，为档案使用者提供更多的便利；其二，档案部门要改变传统意义上的在单机上形成的电子文件的收集工作，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其整理、收集，并且在相关的服务器上归档，不断地改善传统纸质档案的收集问题；其三，传统的档案利用方式大多是参加档案展览、到档案部门寻找原件、阅读档案复印件等，而在信息时代化的今天，人们更加关注的是时效性，因此，档案管理部门可以尝试开展在线服务，建立信息档案的搜索、浏览等网页，有需要的用户可以在满足相关条件、获得相关允许的前提下进行档案的下载等操作权限，拓展了档案利用的时间和空间；其四，信息网络技术的发展对档案管理工作来说是一把双刃剑，我们需要妥善处理好网络安全的问题，才能更好的使得网路成为档案管理发展的催化剂，要结合档案管理工作的发展现状，借助于防火墙、用户操作权限、密保更新以及定时关闭系统等手段，不断地强化安全工作，保证信息档案的安全、完整、有效。还有，档案一定要双备份，在做好电子档案管理工作的同时，要注重纸质档案与其的配套工作，让二者成为各项档案存在的统一体，保证档案管理工作的可持续发展。需要注意的是，工作机制的完善并不意味着完全摒弃传统的档案工作方式，这需要我们结合档案管理工作的环境、面对的挑战以及工作进展要求等情况，进行权衡与对比，确定最适宜的管理方式与工作机制。

（三）提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作水平的高低，直接取决于档案管理人员素质的高低，档案管理人员整体素质如何，是保证档案工作服务质量增强以及档案管理工作顺利进展的重要人力资源基础，同时也是促使企事业单位发展的强大后援。档案管理人员要加强自身的业务学习，在平时的工作之余通过看书、上网查阅、与同行交流学习、参加培训活动等多种手段，掌握更多的档案管理方面的知识与技能，还要注重提高自己的计算机技能，在提高自身的业务能力的同时也促进自身的成长与进步，更加自如地应对工作中所出现的压力和挑战；与此同时，领导要高度重视，加大支持力度，在人员方面，要借助于提供继续教育、专业培训等良好的机会，为档案人员素质的提高做好铺垫，同时要通过学生分配单位内部提拔、社会招聘等手段为档案管理工作吸收更多高层次的复合型人才。还有，档案工作人员从一开始就要树立“工作就是服务”的观念，将增强“主动服务”和“增强服务意识”作为工作的出发点和目标，在做好既定的档案接收、整理、保管、鉴定以及利用等工作的同时，还要顺应时代发展的要求，不断地改进工作的方式、手段，为社会公众提供更好的服务。除此之外，档案工作人员在掌握了基本的档案管理学、档案保护技术学以及中外档案史等档案专业基本知识时，还要熟知一定的历史学、情报学、古汉语知识和领导学等，以保证档案管理水平的提高。

三、结束语

随着档案内容的日益丰富、档案数量的日益增加以及档案信息载体的日益多样，档案事业的规模逐渐壮大，这给档案管理工作带来了更多的挑战和压力。档案管理工作的改革与创新是一个系统的、长期的工程，我们要结合已有的工作经验和工作形式，融合信息网络所带来的优势，不断地完善档案管理工作，促进管理水平的提高，提升档案的社会价值。

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