谈医院科研档案管理、搜集和利用

黄轶姝

（牡丹江市妇女儿童医院 黑龙江 牡丹江 157000）

医院是科研密集型单位，科技兴院已经成为当今医疗卫生单位生存发展的主要途径。医院科研档案是医院在科教活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料，它是医院的宝贵财富，是医疗卫生科技活动的真实记录。加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要，同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料。由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案载体作用特点的影响，致使许多重要的珍贵的文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏散失，给医院工作带来诸多不利。随着医院的发展，各个部门对科技档案信息资源的需求日益增大，医院科技档案管理应向着规范化管理的轨道健康发展。

一、科研档案的特点

科研档案是医院科技档案的一种，主要有以下4个特点：

（一）真实性

科研档案是医院科学研究过程中产生的，它真实地记录了医院的科研活动、科研水平，反映了医院科研活动的历时过程。

（二）实用性

科研档案是经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的具有内在联系的有价值的文件体系，是医院广大专业技术人员劳动和智慧的结晶，它能为科研管理机构和科技人员在科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称晋升、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

（三）保密性

科技知识和科研成果在一定时间和一定范围内拥有其知识产权的有价性。科研档案本身的价值确定其保密等级，并正确处理好利用和保密的关系。

（四）专业性

各医院有各自的专业特点，有各自的专业优势。因此，档案管理工作人员要具有专业技术知识。

二、科研档案的收集

（一）科研档案的归档范围

各医院要从实际情况出发，根据不同学科、不同类型科研工作的特点，确定科研文件材料的归档范围，主要从以下几方面收集。

1.科研准备阶段 科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

2.研究实验阶段 各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。

3.总结鉴定验收阶段 工作总结，科研报告，论文，专著，参加入员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。

4.成果和奖励申报阶段 成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

5.推广应用阶段 推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。

（二）科研文件材料的归档要求

1.由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目(包括中断或取得结果的项目)完成或某部分结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档，并作为对其进行考核的内容之一。

2.科研文件材料应在科研项目完成后及时归档，研究周期长的项目，归档的科研文件材料必须是原件(定稿)，根据需要可复制若干份。

3.归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用字迹不牢固的书写工具。

（三）科研档案收集过程中的注意事项

1.加强档案宣传，增强医院专业技术人员的档案意识。个别专业技术人员存在保守落后观念，担心把自己的科研材料交给档案部门后今后利用不方便，或粗心丢失，造成科研档案归档不及时、不完整。因此，档案工作人员要采取多种形式，经常宣传档案法规、档案知识，增强技术人员的档案意识，积极配合做好材料的收集工作，实现医院科研档案的统一管理。

2.科研工作和建档工作要实行“四同步”管理。即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

3.档案工作人员要严把审查验收关。《科学技术研究档案管理暂行规定》第九条规定：

对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收之前，必须通知本单位档案部门对准备归档的科研文件材料加以审查验收。科研文件材料归档不符合要求的成果项目，不得进行鉴定、验收。对重点科研项目鉴定、验收，按照专业分级管理的原则，其档案应由相应的档案管理部门审查验收。未经档案部门验收的科研项目，各级科技管理部门不予承认。各单位档案管理部门，对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。因此，档案工作人员应严格执行，进行认真的审查验收，确保每份科研档案的完整、准确、系统。

三、科研档案的管理和利用

（一）完善设施，健全制度

科研档案应有专用库房保管。绝密级科研档案必须严加保管。档案库房内必须保持适当的温、湿度，并有完善的安全防护措施。要不断完善相关设备，如复印、扫描、录音、录像、照相等设备，同时结合医院业务管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。医院要建立健全保密、利用、借阅、统计、更改等各项管理制度。单位撤销、合并和科研人员调动时，必须办理档案和科研文件材料的交接手续。

（二）认真整理，科学鉴定

医院档案部门要对接收的科研档案进行登记、编目、统计、分类和必要的加工整理。绝密级的科研档案应单独登记，专门保存。对收集整理后的档案，应根据一定的标准，对其科学性、准确性、完整性及保管期限、密级等组织认真的鉴定。鉴定委员会由医院领导有关部门及有关科技人员、档案人员组成。档案人员对保管期限变动、密级调整的档案提出建议，报主管领导批准后实施。

（三）大力开发，积权利用

档案工作人员要大力开发科研档案信息资源，面向单位领导、科研人员，面向社会，为经济建设、科技进步和技术市场服务。要加强科研档案的信息加工，编制必要的检索工具，

编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等，以利利用。档案的利用形式主要有借阅、咨询、跟踪服务、编印目录及出版有关资料等。医院科研档案主要供医院内部利用，其他部门查询需持单位介绍信，经主管档案的负责人批准后方可查阅。对绝密和贵重的科研档案材料，除医院领导特许并严格办理借阅手续外，一般不提供阅览或外借。

[1]程剑芬.加强医院人事档案管理提升医疗科研服务水平[J].福建医药杂志，2012（5）.

[2]朱萍.对加强医院科研成果档案归档工作的思考[J].云南档案，2009（11）.