浅谈文书档案电子化应用与管理

刘凤兰

（牡丹江老年人大学 黑龙江 牡丹江 157022）

档案作为发展记忆的基石和历史的原始记录，提供服务是其永恒的主题。文书档案的档案资料，经过收集、整理、有序地保管起来，再由使用者把贮存的信息散发而出，科研和管理工作。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。“今世赖之以知古，后世赖之以知今”。由此，档案不只是一种历史但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。书档案重要的内容是社会发展历史。它通过历史的客观记录，来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来，使人们进入了电子网络时代，许多的信息通过电子网络管理和传输。案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。档案信息化配套机制初步完善制定了较为完善的规章制度。为了加强院档案信息化工作，先后制订并实施了档案立卷归档暂行规定等文件制度，保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。．形成了全员参与的工作局面。诉讼档案归档软件的开发和应用，改变过去少数人参与归档的局面，使档案信息化成为全员参与的工作。档案信息化的质量直接由内勤、书记员、检察官等所有诉讼流程参与人员决定，而且环环相扣，责任更加明确，促使人人参与。

形成了与技术部门相互依托的衔接机制。基层院档案室和技术部门在开展信息化建设的过程中，客观上存在着技术上、工作上相互依托、优势互补的关系。档案部门具有档案专业知识的专业人员，是信息资源的汇聚地，具备一套完整的信息收集的机制和体制，是技术部门开展信息化建设所要寻找的理想的合作伙伴。而档案部门在开展档案信息化建设中，设备、人员等技术力量都较为薄弱，必须依托技术部门的信息技术装备和计算机专业人员，两者形成一种紧密合作、优势互补的态势是档案信息化建设成功的要件之一。档案部门和技术部门通过多年合作，基本实现了所有档案的案卷级目录机检、部分档案的文件级目录机检和部分档案的全文机检，积累了大量的电子信息，也积累了电子档案生成、整理、移交、归档、利用等实践经验，为档案管理的高效优质运行提供了技术保障。部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。第三，收集、整理，是档案管理工作的重要组成部分。因此，档案部门要改变“坐等待收、守摊待用”的传统作风，主动服务上门跟踪收集，辅以文字说明的记录，然后归档、保存，以今后的发展留下宝贵的资料。

现在的社会活动越来越多，发展规划、教育改革、干部选配，小到节假日举办书展、读书会等等，都应该派出专门人员收集文字资料和图像资料，从中找出规律的资料和数据，整理好后，立卷、归档，以备他日为教学科研、党政管理和编史修志服务。子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。第四，电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，网络化时代已经到来，为档案价值的实现提供了良好的客观条件。目前，单位的机关科室，但许多都是挂靠党群、纪委部门之下，只有执行的职能而无决策的权力，这种上世纪的管理模式早已不能适应网络时代高校管理工作的需要。因此，深化高校教育管理体制改革，要坚持模式创新、思路创新、手段创新和实践创新，让高档的档案管理事业呈现出生机与活力。

在模式上，应将档案馆从校办或其他部门分离出来，改变档案管理工作的地位和作用，注重学校的未来发展方向。在思路上本着“以人为本，服务至上”理念，更新思路，改变原来“小而全”、“大而全”，重视收藏忽视利用，“固步自封”、“闭关锁国”的状态，同时，必须调整和充实馆藏档案的内容，提高馆藏档案的质量。在手段上，实现档案信息化，解决文档一体化，实现档案工作与学校工作结合。在实践上，要充分发挥档案管理工作人员的主观能动性，内引外联，改革创新，优化馆藏，提高档案的利用率。同时，强化信息技术利用和建立档案管理人才竞争机制。

在日新月异的网络时代，档案管理工作作为高校工作的重要组成部分，是履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接的、原始的记录。科学、正确地档案收集、管理与创新，是构建优质档案管理工作的重要原素。档案管理者要解放思想、更新观念、创新管理、与时俱进，才能促进网络时代高校档案管理工作的科学化、现代化、信息化。