地方高校开展科技查新服务的实践与思考——以广西大学查新站为例

林 葵，韩春华，黄日昆

(广西大学图书馆，广西 南宁 53000)

科技查新(以下简称“查新”)作为国家科研服务体系和科技管理的重要内容之一，是为管理部门和科研人员提供决策依据的情报服务。开展查新服务，是高校图书馆履行情报职能的重要方式。目前教育部已在全国84所高校设立查新站，主要分布在“985”“211”高校和地方知名大学。广西大学是广西唯一一所进入国家“211工程”建设的地方综合性大学，广西大学查新站是目前教育部在广西设立的唯一一所部级查新工作站。本文通过对广西大学查新站2008—2012年查新业务的总结分析，揭示地方高校查新工作的状况和特点，指出存在的问题，提出今后的发展对策。

1 广西大学查新站的总体情况

1992年11月经原广西科委授权批准，广西大学成为广西最早开展查新工作的高校之一。1997年广西大学和广西农业大学两校合并后，新的广西大学查新站同时具有省级(理工类)和国家农业部级(农学类)查新资质。长期以来，广西大学重视查新站建设，查新站隶属图书馆管理。依托图书馆丰富的文献资源，查新站开展服务二十年来，共完成查新项目近3000件，为学校教学科研建设和地方经济社会发展提供了有力的科技支撑。2012年12月，广西大学查新站获批教育部部级查新工作站资质(编号LN01，理工农类)。

1.1 文献资源现状

近年来，广西大学图书馆文献资源建设发展迅速，建立了以 SCI、SciFinder、Elsevier、IEL、Wiley、Ei等国际一流数据库为核心、学科范围全面、资源类型完整的数字资源体系。目前拥有各类大型综合性和专业性中外文数据库或数据库系统75种，全文型中外文电子期刊超过2万种。还开通了DIALOG国际联机检索系统，并与CALIS、CASHL、NSTL建立文献共享机制。图书馆丰富的数据库资源在给全校师生提供了多层次、多类型的信息资源保障的同时，也完全满足查新业务需要。

1.2 查新业务的特点

以2008—2012年广西大学查新站受理的所有查新项目(共1192件)作为统计信息源，从项目数量及服务对象、查新目的和范围、学科范围、委托时间分布等角度归纳分析查新业务特点。

1.2.1 年业务量逐年递增，校外用户增长迅速。年业务量是查新站服务能力的重要指标。表1显示，年业务量呈现逐年上升趋势，2012年增长最快，比上一年度增长58%。服务对象主要以校内用户为主，但校外用户连续5年迅速增长，到2012年校外用户已超过校内用户。说明校内、外查新需求不断增长，查新站服务能力不断增强，影响力从校内辐射到校外。

表1 查新项目数量及服务对象统计表

1.2.2 立项查新和国内查新量多，成果查新和国内外查新量偏低。

表2 查新目的和查新范围统计表

查新目的即查新报告的用途，主要有立项、成果鉴定、报奖，查新范围主要分国内查新和国内外查新两种。从表2统计看，5年来，立项查新占92.1%，国内查新占89%(占绝大部分)，成果鉴定、报奖查新占7.9%，国内外查新占11%(非常少)。

广西科技厅规定本校完成的科研成果不能在校内查新，而大部分成果查新用户更愿意到本地的国家级资质查新站查新，这是造成校内外用户流失的主要原因。国内外查新量少，主要是用户需求不足，绝大部分用户仅要求国内查新报告。

1.2.3 查新项目学科内容广泛，以理工农类为主。将5年查新项目按中图法学科分类统计，结果见表3。表3显示查新项目涉及学科非常广泛。其中，工业技术类比例(占57%)最大，尤其以广西大学特色学科轻工业、化学工业、自动化技术等所占比例较大。其次是农业科学占21.9%，这与广西大学查新站的理工农类学科特点相吻合。

表3 查新项目学科分布统计表

1.2.4 查新需求季节性强，高峰期非常明显。表4是用户委托时间统计，从中看出查新服务忙闲不均的特点。每年高峰期集中在2～3个月份，大部分时间课题量较少，有的月份甚至一个课题也没有。这也是各地高校查新站的普遍现象。

表4 委托时间统计

1.3 存在的主要问题

1.3.1 国内外查新报告量少。与国内查新相比较而言，国内外查新是在中外文文献资源范围中检索和对比分析，确保查全查准，保证查新报告质量。据教育部科技发展中心通报，2011年全国教育部查新站国内外查新报告占总量平均为43.6%(2010年为38.6%)，其中江南大学、福州大学、海南大学三所查新站比例低于10%。而湖南大学、内蒙古大学、长安大学、东北林业大学、宁波大学等也曾因年查新量偏低(少于100件)而在历年年检中受过通报。2012年广西大学查新站完成的国内外查新报告有60件，仅占总量的15%。由此看出，国内外查新报告量少的现象在地方高校具有一定普遍性，一定程度上影响了查新报告的质量。究其原因主要是用户需求不足。首先，该地区社会经济发展和研发能力相对落后，整体上，科研人员跟踪学习国外先进理论和技术的能力不强。其次，该地区科技主管部门国外查新意识淡薄，如在广西科研厅计划项目中，主要以当地工农产业发展问题为主攻方向，比较关注的是课题在国内的新颖性，一些省级或市级科技项目研究甚至只要求省内新颖性。

1.3.2 兼职查新员查新能力不强。如何应对高峰期是所有查新站面临的难题之一，临时调配兼职查新员来弥补人手不足成为主要解决办法。由于查新任务忙闲不均的特点，而查新站不可能按高峰情况来配备常规职数，因此，兼职查新员作用的发挥直接影响查新站在高峰期的服务能力。在实际工作中，兼职查新员能力不强主要表现在:1)工作积极性不高。兼职查新员原岗位的工作亦较繁忙，高峰期加班查新积极性不高。2)业务不够熟练。虽经培训持有资格证，但因其岗位业务大多与查新无关联，平时少有机会参加查新实践，因此业务不够熟练，面临时间紧、任务重的查新高峰期，他们往往很难发挥大的作用。如广西大学查新站，近年来兼职查新员完成的查新任务仅占总量的10%左右。3)由于业务不够熟练，兼职查新员完成的查新报告质量不高，导致需要耗费更多时间来审核，影响整体效率。

1.3.3 查新管理缺乏激励机制。对查新工作的特殊性认识不足，使高校查新站在建立激励机制方面一直比较欠缺，导致查新站主动服务意识不强，查新员积极性不高。与图书馆其他读者服务工作相比较，查新工作有其特殊性。1)对查新员专业素质要求高。隔行如隔山，查新员所面临的每个查新课题有可能涉及不同技术领域，要求查新员有能力理解课题，并与委托人及查新咨询专家进行有效的专业化交流、沟通以及合作。2)查新工作质量要求高。查新报告不仅要符合教育部查新规范要求、接受审核员审核、令委托人满意，还要接受上级主管部门的年检。3)高峰期查新员劳动强度大。总体来说，查新任务计划性差，很难估算用户需求总量。在高峰期，查新员加班加点已成常态，常常要在2个月的时间内完成全年工作总量的一半。与图书馆相对慢节奏和很少需要加班的工作特点完全不同，这是对查新员脑力、体力和意志力的严重挑战。因此，必须尊重查新工作的特点，探索科学的管理办法和激励机制。

2 地方高校查新站发展对策

随着是高校和社会的查新需求持续增长，高校查新站作为科技支撑和基础服务的作用日趋显著。因此，建设一个高水平的查新站，是地方高校图书馆信息服务发展的需要，也是高校为地方经济建设社会发展服务的时代要求。

2.1 以教育部的标准建设查新站

目前，教育部科技发展中心负责全国高校教育部查新站资质的统一认定和业务指导和管理、年检并通报情况，教育部查新站的水平代表着我国高校的查新服务水平。地方高校查新站应该依照教育部发布的查新规范开展工作，按教育部评估标准和年检要求，从文献资源、查新人员队伍、工作环境与设备条件、内部管理、年均业务量以及查新报告质量等方面加强自身建设;同时注意加强同行交流，向先进的查新站学习，争取达到或超过教育部查新站平均水平。

2.2 逐步推进国内外查新业务

在需求不足的情况下，地方高校查新站推进国内外查新业务需要迎难而上。1)首先要用制度规范。如华中科技大学查新站在2011年制定了《关于规范科技查新文献文种范围的通知》，该通知明确规定不同级别的项目应该对应不同的查新文种，凡是国家部委以上的课题申请查新必须同时查中外文种。2)查新站主动服务，培育用户。在高校，博士研究生有着强烈的文献需求，以博士开题查新作为突破口，是地方高校查新站逐步推进国内外查新业务开展的有效途径。具体措施是:首先与本校研究生处协商，争取将开题查新纳入本校博士研究生培养计划中，取得政策上的支持;二是想方设法为用户节省国际联机费用，如通过包库方式订购Dialog国际联机检索系统;三是，在服务初期可采取免费服务方式，吸引和培育用户。

2.3 加强兼职查新人员队伍建设

通过设置兼职查新员岗位，明确其岗位职责和管理办法，加强兼职查新人员队伍建设。1)设置兼职查新人员岗。如，在馆内具有副高职称馆员或具有理工农医类硕士学位的年轻馆员中设置兼职查新人员岗;对于开展多元化服务查新站，站内设专职和兼职查新岗。专职查新岗只是相对而言，查新任务少时需参与完成其他服务工作，而兼职查新岗以站内查新服务以外的其他读者服务为主，管理上与站外兼职查新人员岗一样。2)完善兼职查新人员管理制度。制定兼职查新员、审核员岗位职责和管理办法，规定兼职人员查新职责和任务、参加培训的权利以及考核办法。3)选派兼职人员参加教育部资格证培训;兼职人员和专职人员建立一对一的业务帮扶关系，共同参加馆内查新培训和业务讨论，其查新报告先由对口帮扶的专职人员初审后，交专职审核员终审。

2.4 引入激励机制，完善内部管理

教育部连续多年在年检通报中强调了激励机制的重要性和迫切性。广西大学查新站大胆探索，通过采用定额管理、实施超额奖励制度和推行弹性工作制等一系列措施建立了有效的激励机制，在提高查新员的工作积极性和保证查新质量上取得较好效果，2012年完成查新量比上一年度增长了58%。具体做法是:1)业务流程标准化。将多元化服务的查新站所有业务逐项制定标准化工作程序，逐项量化、计算耗时。2)合理分工。明确专职和兼职查新人员两类岗位主要职责。3)任务定额。即设定专职和兼职查新人员的基本工作量。4)制定奖罚办法。图书馆将查新收入按一定比例返还查新站，用于超额奖励和违规处罚。奖励同时也与查新员获得更多学习培训机会以及精神奖励结合，查新报告有严重错误或者受用户投诉的，按违规处罚。5)弹性工作制。对专职查新员以任务管理为主，他们可自由支配部分工作时间，兼职查新员则执行坐班制。

地方高校查新工作有其自身特点，需要客观分析和总结，因地制宜地加强查新站建设，才有利于提升服务质量和水平，以便更好地为地方高校的教学科研以及本地区科技创新事业服务。

［1］谢新洲，李永进.科技查新与创新评估［M］.北京:科学技术出版社，2008.

［2］教育部科技查新服务平台［EB/OL］.［2013－02－16］.http://www.chaxin.edu.cn/.

［3］夏 旭，顾 萍，韩 玺，等.探索科技查新工作的科学发展［J］.图书馆论坛，2010(6):238—243.

［4］教育部科技发展中心.关于通报2011年度教育部科技查新工作站年检情况的函［EB/OL］.［2013－02－16］.http://www.cutech.edu.cn/cn/kjcg/cgcx/A010404Index_1.htm.

［5］华中科技大学.关于规范科技查新文献文种范围的通知［C］.第二届全国高校科技查新研讨会会议资料.吉林大学，2012.