企业信息化项目投资效益分析

庄志平

[摘要]当前，掌握科学、合理的信息化投资效益分析方法对企业信息化建设具有重要的现实意义。该文初步分析了企业信息化项目的投资成本、运行成本与项目投入运行产生的收益之间的关系，提出了企业信息化项目投资的基本原则和思路。

[关键词]信息化 投资效益 投资原则

企业在不同的时期都会面临着各种各样的管理问题，需要企业采取不同的应对措施加以解决。而日趋成熟的信息技术应用，使得信息化应用在提高工作效率，降低人力成本与管理成本方面，以及在加速商流、物流、资金流、信息流，提高企业运营管理能力等方面，成为较为有效的解决手段，因此，信息化建设已经成为许多企业在考虑解决各种管理问题时的首选途径。

但是，企业信息化项目的建设并非都能达到预期的目标。在众多的企业信息化建设中，信息技术投资的结果不乏有许多失败的案例：企业工作效率没有得到根本提升、个人及部门的业绩未得到有效提高、预期的经济效益与管理效益得不到实现等，成了食之无味、弃之可惜的鸡肋，形成企业投资浪费；有些企业的信息化建设不仅无法实现预期的建设目标，甚至却出现了与预期相反的效果，给企业造成沉重的压力。因此，企业信息化项目建设同样存在着投资风险，尤其是大型信息化项目的建设，投资风险相对更高，与此同时，企业今天的投资，就是明天的成本，不当的投资，势必给企业带来无谓的负担。要避免信息化投资黑洞情况的发生，事前的谨慎决策尤为重要，仅凭感性的认知，缺乏正确投资决策评估的信息化项目建设，将可能给企业带来严重的损失。本文将就信息化项目投资效益的分析评估，及信息化投资决策方面进行探讨。

企业信息化项目的效益反映了信息化项目的投资成本、运行成本与项目投入运行产生的收益之间的关系，因此，厘清投资成本、运行成本与运行收益，是分析信息化项目效益的基础。

1.信息化项目投资成本分析

信息化应用在提高工作效率，加强管理，以及降低运行成本等方面都可以发挥出显著的成效，特别是在“人无我有”的阶段，信息化应用往往能给企业带来显著的竞争优势，但是到了“我有人有”的阶段时，信息化应用已蜕变成了一个基本要求，而不是一个竞争优势了。从另一个角度看，当竞争企业间都实施了同类型的信息化应用时，其使用效果相当，而初始的投资成本与投用运行成本相对较高的信息化应用，反而会使企业在竞争中处于劣势的位置。

信息化项目的投资成本由隐性成本和显性成本构成。隐性成本一般是指信息化项目实施带来的组织变革成本、先动成本、风险成本等。显性成本通常主要由建设前期准备成本、硬件投资成本、软件投资成本、上线成本等几部分构成。

1.1前期准备成本

包括项目建设前期开展的项目咨询、可行性分析、系统需求分析等工作所需投入的前期准备费用。

1.2硬件投资成本

硬件投资成本指信息系统建设时所需购置的一次性费用或租赁费用，主要包括数据中心环境、服务器设备、存储设备、客户端设备、网络设备及网络环境的搭建或升级改造等相关方面的投资。这些投资基本都是以固定资产的形式进行管理，以折旧的方式摊入成本，投资去向与投资规模显而易见，因此往往也是投资者侧重关注的部分。

1.3软件投资成本

软件成本是指构建信息系统所需的软件投资，包括系统平台软件、数据库软件、外购或委托开发软件所需的费用，以及软件调试、部署等费用，属于无形资产范畴。

1.4上线成本

包括开展新系统的知识培训、技能培训，以及上线前的数据准备、试运行功能测试等相关工作的所需投入。有些信息化项目在测算投资成本时，只包含了硬件投资成本与软件投资成本。事实上，作为项目整体不可分割的部分，前期准备成本与上线运行成本不应被忽略在投资成本之外。

信息化项目的投资成本中，显性成本由于资金去向明确、数额明确，且涉及投资审批等环节，因此测算工作相对容易一些。而隐性成本属于“软性成本”，不同企业内容各异，错综复杂，又难以用货币单位进行考量，因而常常被忽略。

2.信息化项目运行成本分析

信息化项目投入使用后，必然需要继续相应的投入来保障系统的运行，这部分的成本对于信息化项目的效益有着长时间的影响。信息化项目的运行成本通常由系统运行成本、系统变更成本、系统安全管理成本、网络运行成本、设备维护成本、维护人员成本、培训成本等所组成。

2.1系统运行成本

系统运行成本是指维持系统运行所需的成本，如维持日常数据中心、运行终端所需的电费，系统运行过程中所需的各种易耗品的损耗，以及每年需购买的系统运行授权使用费等。

2.2系统变更成本

系统变更成本是指信息系统投入使用后，根据应用需求的变化或提升的需要，或需与其它信息系统通过接口程序进行数据交换等情况下，对系统应用软件进行变更开发的成本，此外还包含了系统软、硬件的变更，如系统平台更换、数据迁移等情况下需投入的成本。

2.3系统安全管理成本

系统安全管理成本是指为保障系统的安全可靠运行而开展的诸如系统安全防护、系统日志检查分析、数据备份等工作所带来的成本。随着企业的经营管理工作对信息系统依赖程度的不断提高，用户对信息系统安全性的要求也越来越严格.系统安全管理成本已成为信息化项目运行成本中不可或缺的部分，并呈现增长的态势。

2.4网络运行成本

当前信息化应用大多需要借助于广域网或公众互联网的支持，使得应用终端能接入到数据中心，网络运行成本主要指通讯链路的运行或租赁费用。网络运营商的发展带来了网络资费的降低，但随着企业信息化应用对网络依赖程度的提高。网络运行成本在整体运行成本中的份额不断增大。

2.5软硬件设备维护成本

硬件设备维护成本是指保障信息系统正常运行所需的设备维护费用，包含数据中心设备、客户端设备、网络链路设备等硬件设备的维保服务费。

软件维护成本主要包含信息系统软件运行中需软件厂商、集成商提供技术服务支持或运维支持而购买的服务费用。

随着信息化规模的小断扩大，软件维护成本呈现不断上升的趋势，特别是随着信息处理技术的不断发展和进步，软件维护成本在软硬件设备维护成本中的比重不断提高。

2.6维护人员成本

维护人员成本主要用于信息化专业技术人员对信息系统软件、硬件的维修、维护工作所给予的劳动报酬，这是保证信息系统稳定运行和提高信息化能力的基本投入。

2.7培训成本

信息系统应用的最终指向是终端用户，终端用户及后备终端用户的培训是一项长期持久的工作，需要通过持续、有计划的培训，来确保信息系统得到正确的应用。

3.信息化项目投资收益分析

信息化项目投建通常着眼于经济效益、管理效益或社会效益三个目标，在收益表现上由显性效益和隐性效益两方面构成。由于信息化项目通常更多的是追求长期效益，为企业奠定一个竞争优势的基础，不能要求立竿见影，因此隐形效益占的比重会更大一些。

3.1显性效益分析

显性效益大多体现在直接经济效益方面，可以用货币单位，直接进行定量计算经济效益，以同比、环比的方式体现企业收益差异的变化情况。收益分析主要从增收、节支两方面加以评估，不同的应用类型、不同的应用模式需要从不同的维度加以分析评估，在增收、节支的分析评估维度上可参考以下几个方面：

增收方面，一是因竞争力提高带来的营业收入的增长；二是因信息化带来的新客户群体、新业务领域所带来的营业收入的增长。

节支方面，一是库存周转期的缩短，资金占用的下降；二是人工成本的减少，包括管理环节的减少、组织层次扁平化、人工效率提高等因素；三是工作环节效率的提高、差错率的降低带来的成本的减少。

3.2隐性效益分析

信息系统的隐性效益不容易用货币单位直接计量的经济效果，但在企业的运营管理中发挥着重要的作用，分析评估维度上可参考以下几个方面：①信息颗粒度的细化；②信息提供速度的提高；③信息准确性、及时性的提高；④信息加工速度的提高；⑤信息对于业务分析、决策提供的帮助；⑥信息系统应用对提高营销能力、服务能力提供的帮助，对企业品牌塑造提供的帮助；⑦信息系统应用对规范化管理、加强内部管控能力提供的帮助。

4.企业信息化项目投资原则

在厘清信息化项目的投资成本、运行成本的基础上，结合信息化项目收益的定量、定性分析，信息化项目的投资收益情况可以较全面地反映出来。

信息化项目投资收益分析评估的目的在于提高信息化项目建设的成功率，但是仅仅只是做项目的成本与收益分析评估工作还是不够的，特别是在项目规划阶段，还需要有正确的信息化项目投资原则，只有在正确的导向下，才有可能正确决策项目是否应该投建、如何投建。

企业信息化项目的建设，通常定位在以提升企业运营能力、管理能力、管理效率为手段，以提升企业竞争力与可持续发展为目标，简单地在项目建设标准上追求“高标准”、“领先”、“第一”，其中的无谓投入只能降低信息化项目的效益。因此，企业信息化建设要因时、因条件、因能力和需要综合考虑，把握“适当”、“适合”的原则，既把握适当的投资规模，选择适合自己的信息化方案。

欲使信息化建设成功，适当的投资规模是前提条件。过高的投资规模，必然带来投资的浪费，反之不合理地压低投资规模，势必影响信息化建设的质量，影响信息化建设既定目标的实现，最终一样会带来投资的浪费。如何决定投资规模，需要明确四个方面的问题：一是有什么问题需要解决？二是为什么选择通过投建信息系统的方式来解决？三是投建信息系统能得到哪些方面的收益？四是投建信息系统能有多少收益？企业需要在明确这四个问题的答案后，从企业的经营战略、行业环境、竞争地位、企业文化、管理水平等方面，进行自我诊断和定位，针对企业自身特点、基础和条件，形成初步的解决方案。

有了初步的解决方案后，还需做进一步的方案可行性论证。正确的选型，选择出适合的方案与产品，对于信息化项目的建设至关重要。选择了庞大的系统，优秀的品牌，购置了大量的设备与网络资源，耗费了巨额的资金，实际上只有其中的部分投入会产生有效产出，而大部分的投入被闲置，同时未考虑后期运行成本中高昂的使用费用，一旦企业出现盈利不佳的状况时，此类信息化应用往往成了企业的沉重负担，使企业处于两难境地：信息系统不运行，企业日常工作的开展受到严重影响，而要维持信息系统的运行，企业需为此承受沉重的成本负担，导致信息化应用成为阻碍企业脱离困境的负能量。反之，由于建设信息化项目不是在购买标准设备，低价格不等于是低成本，为压低成本而用过低的价格选择项目开发商，或选择过于简单的系统，其结果往往是信息系统功能不完善，不齐全，开发商开发能力不足，售后服务无法到位，信息化应用无法实现预定的目标，最终导致企业与开发商都处于双输的境地。因此，不是最先进的、最贵的方案就是最好的方案，也不是价格最低的方案就是最好的方案，只有最适合自己的才是最好的方案。

信息化项目投资的“适当”、“适合”原则，需在分析过程中相互论证、修正，通过投资规模与建设方案的相互适应，寻找最佳平衡点，最终形成一个科学、合理、可行的信息化项目投资方案。