对档案管理现状的分析与建议

文/张纯艳

21世纪是以知识和信息为特征的新时代，档案涵盖了政府、社会组织、企事业单位、公民活动中产生的有价值的信息资料，因此，档案管理工作显得尤为重要，这就要求档案工作者必须认清形势的变化、紧跟时代的步伐，把握时代脉搏，进一步解放思想，转变观念，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。

一、档案管理工作的重要性

（一）单位的科学决策离不开档案。档案是历史的真凭实证，是第一手参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。

（二）宣传教育、与时俱进开展各项工作离不开档案的生动素材。通过《中华人民共和国档案法》的颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强；各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。档案工作也是企业的窗口，是检验企业整体管理水平的抓手，监督和检查的重要基础。企业的档案工作已不仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。

二、档案管理中的现状与问题分析

（一）档案意识和法制观念淡薄，档案管理不规范。由于一些领导、部门以及员工对 《档案法》不了解，思想观念落后，档案意识不够，没有认识到档案工作的重要性，在管理上松懈，档案随意搁置，没有按照 “集中管理”的原则；有的单位领导主要精力放在抓经济上，整天忙于中心工作或民生工程，对档案意识相当薄弱；有的领导干部甚至认为档案工作只是档案员的事，对档案工作不闻不问，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。

（二）基础设施差，室藏档案贫乏，存在着严重的短期行为。由于认识不到位，导致档案工作标准不高。从目前现状看，很少有单位做到档案室、办公室、阅览室三分设。有的档案库房与单位办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理，更不用说有 “六防”设施，保管条件差，多数已成为仓库。有的单位片面地追求档案管理升级达标，忽视了档案服务功能的开发，最终使档案室花了钱却成了摆设。很少有单位从本单位工作的长远发展来高起点、高标准、高质量地规划档案工作。

（三）体系不顺、管理不严、职责不明，档案工作缺乏有效机制。目前，部分单位档案管理工作较为紊乱，认为搞经济建设是硬任务、硬指标，而档案工作可有可无，档案工作处于松驰状态。不少单位虽然建立了档案室，但档案工作流于形式，不规范、职责不明确、任务不落实、人员不到位。有的单位虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。有一些档案库房能真正成为保管档案的基地，少数档案室虽然建立了制度，但流于形式，档案利用、库房管理、档案检查等没有按制度落实。部分单位未建立档案管理领导小组，管理力度不够，尚未开展有效的、正常的档案管理工作。

（四）未有效开发档案资源，档案检索、利用开展缓慢。开发档案信息资源，服务农村两个文明建设是一项社会化的系统工作，需要激发单位各部门和广大干部职工踊跃参与的积极性，并使其转化为自觉的行动。有的单位只将档案工作当作 “面子工程”来对待，没有充分认识到档案是现代化建设的需要，是经济建设的需要。因此，一些领导疲于孤军作战，热衷于阶段性成果，一旦档案管理达到星级标准，就放松了对档案工作的重视。一些档案工作只注意治表不治本，没有将档案工作列入议事日程，列入目标管理责任制考核范围之内，只搞突击性，虽然花了很大力气，但收获甚少。

三、对档案管理工作的思考与建议

（一）加强领导管理，提高档案认识，舍得为档案事业的发展投入。领导的重视是做好档案工作的重要保证。领导特别是分管领导分工要明确，对档案工作思想上要有位置，切实解决档案管理工作中存在的一些困难和问题。首先要加强综合档案的工作，并配备与档案工作任务相适应的人员；其次是建立档案管理网络小组，配备兼职档案员，并将档案管理与目标管理责任制相结合。同时要根据档案管理工作办法，结合实际制定出切实可行的档案管理细则，使档案工作尽快走上制度化轨道。认真听取关于档案工作的汇报，落实相关工作经费，及时解决档案管理中出现的一些问题，时刻关心和支持档案工作者，努力为档案事业的发展创造良好的环境。要有意识地引导、培训档案人员，肯投入财力，让本单位档案管理工作更上新的台阶。

（二）舍得投入，配置科学，切实将档案事业列入公司可持续发展。档案经费开支要列入本单位年度预算，确保资金足额到位，积极争取上级部门的财政支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。档案事业的发展必须靠经济的投入，资金短缺、投入不足是影响档案事业发展的重要原因，增加档案事业经费投入，完善档案服务功能，是搞好档案工作的基础条件。

（三）加强指导，综合利用，进一步提高档案水平。要严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、整理、归档工作，对档案文件要严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作，制定一套严格的制度，做到档案查阅、借阅和归档入库有登记。单位在选配好档案管理人员后，要建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，为他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，让他们工作上有想头，政治上有奔头，安心本职工作。档案主管部门要加强工作指导，切实提高档案管理水平。