项目管理信息系统的通用性设计方案研究

张宁熙

（广西壮族自治区人民政府办公厅 电子政务中心，广西 南宁 530013）

1 引言

项目管理是在指定时间内，为完成已经确定的目标，以特殊的、临时的组合运行机制，通过有效的规划、组织、领导和控制，对有限资源进行充分利用和管理的一种系统方法。

现代项目管理，特别是大型的、复杂的工程项目，在项目的实施过程中，产生的信息越来越多，涉及的专业领域也越来越广；为适应这些情况的变化，随着项目管理理论和信息技术的发展，利用计算机技术辅助实现项目的管理信息化和工作协同化，是现代项目管理发展的必然趋势。

项目管理信息系统（Project Management Information System，简称 PMIS）是利用计算机技术，集成多种项目管理工具，辅助项目管理的综合应用系统。在信息技术条件下，项目管理信息系统已成为项目管理人员不可或缺的工具，项目管理人员可通过项目管理信息系统及时了解项目的启动、规划、实施与控制等信息。

2 项目管理信息系统应用情况

在发达国家，项目管理信息系统的应用十分普遍，其中最有代表性的就是美国Primavera公司的Primavera Project Planner（简称P3）和微软公司的Microsoft Project，这两套软件不但功能强大而且通用性好，能够面向不同领域的项目管理专业人士和工程技术人员，可以说是项目管理信息系统发展的经典产品。

在国内，国产的企业级项目管理信息系统在近几年不断涌现，其中不乏一些优秀产品，但和发达国家相比，由于我国的项目管理实践起步较晚，所以国内项目管理信息系统的应用普及程度较低，除建筑类工程外，项目管理信息系统在其他领域的应用较少；在项目管理信息系统研发方面，大多数国产的项目管理信息系统功能比较单一，涉及的工程领域比较狭窄，系统设计趋于特定化，通用性不好，不能满足跨领域项目管理工作的需求。

由此可见，国产的项目管理信息系统在设计和研发方面与国际先进水相比还存在一定的差距。

3 项目管理信息系统的通用性设计

3.1 设计依据

在对项目进行分析时，我们注意到，一个项目的过程往往包含两个方面：项目管理过程和产品开发过程，然而，尽管不同领域的产品开发过程千差万别，项目管理的活动却存在着一种通用性；总结过去成功的项目管理活动，把收集到的最佳实践转变为能被其他项目继承和复用的形式，这是建立项目管理知识体系最本质的初衷，项目管理知识体系的建立为不同工程领域的项目管理提供了方法和理论指导，也为项目管理信息系统的通用性设计提供了依据。

3.2 项目管理知识体系

项目管理知识体系是项目管理实践中成熟的理论、方法、工具和技术的总结。目前，国际上影响最广的项目管理知识体系是美国项目管理学会（PMI）的《项目管理知识体系指南》（PBMOK）；在我国，项目管理实践起步较晚，目前可查的标准有2009年国家质监局、国家标准化管理委员会发布的指导性标准文件《项目管理 术语》（GB/Z 23691-2009）、《项目管理 框架》（GB/Z 23692-2009）和《项目管理 知识领域》（GB/Z 23693-2009），这三份指导性标准文件均由“全国项目管理标准化技术委员会”归口，其中，GB/Z 23693-2009与美国PBMOK的知识体系基本相同，都定义了项目的综合、范围、进度、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购九大管理，以及项目管理的启动、计划、执行、监控和收尾五个过程，适用于不同复杂程度、不同规模、不同周期以及不同环境的各种项目的管理工作，项目管理的知识体系结构见图3.1。

图3 .1 项目管理知识体系

3.3 系统组成

本文的项目管理信息系统（PMIS）基于GB/Z 23693-2009与 PBMOK标准设计，系统通过“项目管理综合业务平台”与各管理子系统集成，构建实现项目各阶段决策分析、业务协同、信息共享和智能管理的系统模型，系统由以下部分组成：

——项目管理综合业务平台；

——工作任务管理子系统；

——资金管理子系统；

——质量与服务跟踪子系统；

——人力资源管理子系统；

——信息分发子系统；

——应急管理子系统；

——采购及合同管理子系统；

——决策分析与支持子系统；

——产品发布管理子系统；

——专题资料库。

3.4 系统功能模块设计

根据系统组成， PMIS各组成系统的功能和模块设计如下：

（1）项目管理综合业务平台

“项目管理综合业务平台”作为项目管理信息系统（PMIS）的控制中心和信息中心，主要功能是确保PMIS各管理子系统之间的有机协调和配合，通过PMIS各管理子系统的输入和输出，实现项目综合性、全局性管理工作的总体控制。“项目管理综合业务平台”设置 “用户登录”、“权限管理”、“项目立项”、“公共信息”和“事件日志”五个模块：

——“用户登录”模块用于项目负责人、项目成员、单位领导、员工或其他项目干系人在PMIS的用户登录和身份鉴别。

——“权限管理”模块根据“人力资源管理子系统”提供的“机构人员信息库”设置用户的角色和权限，按不同用户的角色和权限实现PMIS各管理子系统的访问控制。

——“项目立项”模块用于建立项目，完成项目启动前的立项工作。PMIS各管理子系统将围绕“项目管理综合业务平台”建立的一个或多个项目进行组合管理，通过与“决策分析与支持子系统”的信息交互，实现项目可行性研究、项目论证、项目评估等立项工作。

——“公共信息”模块通过“信息分发子系统”发布项目章程、项目管理计划和与项目干系人有关的重要通知。

——“事件日志”模块用于记录用户在PMIS的操作事件，记录登录时间和访问时间，记录查阅、添加、删除和修改等事件。

（2）工作任务管理子系统

“工作任务管理子系统”是实现项目范围管理和进度管理功能的子系统。主要功能是根据发布的项目章程和项目管理计划，制定项目的范围管理计划，定义项目的工作任务和范围，创建工作分解结构（WBS）及其数据字典，进行工作任务的分派、督办和进度控制；设置 “工作分解工具”、“工作任务分派”、“进度计划”和“工作任务督办”模块：

——“工作分解工具”用于创建工作分解结构（WBS），对工作任务进行编码，建立WBS模板及其数据字典。

——“工作任务分派”用于设置工作任务包，安排工作量，分派给相关人员。

——“进度计划”用于设置工作任务的计划开始时间和计划完成时间，通过关键路径分析工具对各项工作任务进行自动排序，编辑工作进度计划。

——“工作任务督办”通过“决策分析与支持子系统”提供的进度偏差（SV）分析工具，对工作完成情况进行提醒和督办。

（3）资金管理子系统

“资金管理子系统”是实现项目资金和成本管理功能的子系统。主要功能是通过“决策分析与支持子系统”收集、统计和分析的数据，对项目资金进行成本估算、成本预算和成本控制；设置 “资金预算”和“资金监控”模块。

——“资金预算”设定项目成本的构成科目，将项目资金分配到各项工作任务中，自动汇总预算成本，产生成本基准S曲线图。

——“资金监控”通过“决策分析与支持子系统”提供的成本偏差（CV）分析工具，监控项目成本支出。

（4）质量与服务跟踪子系统

“质量与服务跟踪子系统”是实现项目质量管理、产品服务跟踪功能的子系统。主要功能是帮助项目质检人员制定质量监管计划，对项目产生的质量问题进行记录和分析，对产品的质量和技术支持服务进行跟踪。

（5）人力资源管理子系统

“人力资源管理子系统”是实现项目人力资源分配和管理的子系统。主要功能是建立并维护“机构人员信息库”，编制人力资源管理计划，通过组织分解结构（OBS）和责任分配矩阵（RAM）进行项目人员配备和项目团队组建。

（6）信息分发子系统

“信息分发子系统”是实现项目信息发布及信息沟通功能的子系统。主要功能是提供电子信箱、即时通信和网盘工具的管理，设置 “信息发布管理”、“通讯录”和“会议记录”模块：

——“信息发布管理”为“项目管理综合业务平台”提供公告、计划、会议通知和事务性通知等信息的编辑和发布管理功能。

——“通讯录”用于建立和维护项目干系人的通讯信息，登记项目干系人的电子信箱地址、即时通信号和网盘地址，以及其他联系方式。

——“会议记录”用于项目相关会议的记录，编辑形成会议记录文件或录音文件，分发给相关人员。

（7）应急管理子系统

“应急管理子系统”是实现项目风险管理及应急管理功能的子系统。主要功能是记录风险信息，通过 “决策分析与支持子系统”的风险分析生成风险识别列表，排定风险优先等级，编制及发布项目的应急预案、应急响应计划，以及对应急储备进行管理。

（8）采购及合同管理子系统

“采购及合同管理子系统”是实现项目资源的采购、招标和合同管理功能的子系统。主要功能是制定采购计划，发布采购清单，编制招标文件，编制合同与管理合同。

（9）决策分析与支持子系统

“决策分析与支持子系统”是项目管理信息系统（PMIS）的“参谋助手”，主要功能是对 PMIS各管理子系统记录和提交的数据信息进行智能分析，设置有“项目挣值分析”、“项目风险分析”和“项目绩效报告”模块：

——“项目挣值分析”通过关联业务子系统的挣值（EV）、计划值（PV）和实际成本（AC）取值，提供进度偏差（SV）和成本偏差（CV）分析，生成项目的进度绩效指数（SPI）和成本绩效指数（CPI）。

——“项目风险分析”对项目的风险进行识别，提供风险概率指数、风险归类、影响概率矩阵等分析工具，为“项目立项”模块和“应急管理子系统”提供决策支持。

——“项目绩效报告”为项目干系人搜集和传递绩效信息，便于项目成员报告目前工作完成情况，提出进度偏差和成本偏差的纠正或预防措施，预测新风险和新问题。

（10）产品发布管理子系统

“产品发布管理子系统”的主要功能是对项目产品或建设成果进行发布管理，对PMIS各管理子系统产生的交付物和提交文档进行管理，以及对发布的产品和文档进行版本编码控制。

（11）专题资料库

“专题资料库”为项目产生或提交的文件按类别进行归档，提供项目的历史信息检索和工作模板调用，形成项目的“组织过程资产”信息。

4 结论

项目管理信息系统与项目管理的研究和应用是互相促进、互相影响的，现代项目管理的复杂性要求有适合的工具辅助项目管理人员进行项目的管理工作，项目管理信息系统是项目管理理论在信息技术条件下的实践应用，是现代项目管理不可缺少的工具。本文通过分析项目管理活动共有的特性，以实现项目管理工作要求的管理制度化、制度标准化、标准信息化为目标，将管理信息系统与项目管理知识体系相融合，提出一种项目管理信息系统的通用性设计方案，为各领域的项目管理信息系统开发提供了设计参考。

[1] (美)项目管理协会.项目管理知识体系指南(PMBOK指南)第5版[M].许江林译.北京:电子工业出版社,2013.

[2] GB/Z 23691-2009,项目管理 术语[S].

[3] GB/Z 23692-2009,项目管理 框架[S].

[4] GB/Z 23693-2009,项目管理 知识领域[S].

[5] 楼浩.大型信息系统集成项目的项目管理研究[D].北京:对外经济贸易大学,2007:3-6.