基于案例的大宗藏书整理排架工作研究

李惠群 徐丽辉

（中山大学图书馆，广东 广州 510006）

1 大宗藏书整理排架是藏书组织常见工作

1.1 大宗藏书整理排架是藏书组织学研究的范畴

“藏书组织学的研究内容主要是：藏书组织原理、藏书的区分、藏书的建筑格局、藏书室内布局、藏书排架、藏书典藏、藏书保护、藏书剔除，以及藏书组织的自动化。”[1]2大宗藏书整理排架是藏书组织学的研究范畴，涉及藏书区分、藏书布局、藏书排架和藏书保护等多个研究方向。在实践中，其表现为一项长期、繁重以及复杂的系统工作，故可以运用藏书组织学常用的“系统学方法”对其进行“层次结构、运动规律”[1]7等方面的研究，探讨其经验和启示。

1.2 大宗藏书整理排架工作的来源及工作要求

大宗藏书整理排架工作在年轻的校区分馆中较为常见。一般来说，年轻的校区分馆由于建立的时间较短，建筑空间容量相对宽松，藏书空间及布局相对灵活，故在整个图书馆馆藏布局中起着至关重要的调节作用。因此，校区分馆承担了大量的馆藏调拨、迁移、合并以及赠书入藏等系统和繁琐的工作。在实践中常常发现这些藏书带有灰尘和霉点，杂乱无序，或者不完全有序，因此就需要对这些大规模的藏书进行清洁、分类以及排序上架等工作，这就是论文的研究对象——大宗藏书整理排架工作。

大宗藏书整理排架工作的产生，主要是以下3方面的因素综合使然。第一，从藏书的来源看，多为大宗赠书，或者大规模的馆藏迁移、合并以及调整。第二，从藏书的数量看，藏书的数量巨大，动辄成千上万。第三，从对藏书组织信息的掌握看，往往难以掌握全部信息。这是由于，首先，从大宗赠书的角度来说，从所有者，到捐赠到馆，再到运至校区分馆准备上架的过程经历了许多环节，并且有些赠书为外国捐赠，在空间、语言和信息沟通上都有非常大的障碍。其次，从大规模的馆藏迁移、合并以及调整角度来说，这些藏书多为二线书库藏书，利用率不高，但是非常有特色，可划分到特藏范畴。这些藏书有些长期存放在图书馆的地下书库，由于存放时间长，藏书数量巨大，已经无从得知上一任经手人以及藏书的具体情况，只能了解到概况。有些是从小型的学科图书馆回迁，往往由于时空、交流和时间紧迫等因素以致无法精确运用架位测算方法开展回迁工作。只能匆忙将藏书搬运到馆，边处理边掌握藏书的具体组织情况。

大宗藏书整理排架工作要求主要有两项：其一，受读者利用藏书的巨大需求，赠书方提出的藏书开放时间限制，以及计划外的馆藏调整等因素影响，大宗藏书整理排架工作多为突发紧急任务。其二，对藏书排架预留架位提出了较高要求。在藏书空间日益减少的大势下，大宗藏书排架也需要最大限度利用书架空位，尽量减少空间的浪费。书架空位预留过多会造成空间浪费，预留过少，容易造成串架和倒架等浩大工程出现。由于大宗藏书多为非外借特色藏书，且少有新馆藏，故无需考虑借出在馆比例以及新书入藏比率这两个因素。

1.3 大宗藏书整理排架与其他藏书组织工作的区别与联系

大宗藏书整理排架工作与一般的大规模藏书迁移有相似之处，同样要解决好数量巨大的藏书搬运、移动、上架以及预留书架空位等藏书入藏的常见问题。两者主要不同在于，一般的大规模藏书迁移研究主要针对一线书库及其精确的架位测算技术[2]。而论文研究的大宗藏书整理排架工作多为二线书库藏书，由于客观原因造成对藏书组织信息掌握不足，以致无法运用精确的架位测算技术预留架位，故在工作内容、方式和方法上都有别于一般的大规模藏书迁移工作。

一般的大规模藏书迁移研究主要是针对一线书库，即读者经常使用的开架书库，其藏书的借出在馆比例、新书入藏比率、藏书的种类及其平均长度等方面都有规律可循，且这些规律在统计数据层面表现相对稳定，故可运用精确的统计方法分配和预留架位。不少同仁已经对这些规律进行了深入的研究并运用于藏书迁移[3]和倒架[4]等工作中，都取得了较好的效果，大大节省了人力、物力和时间，有效预防倒架出现。总结相关实践经验不难发现，藏书架位分配和预留的科学方法是建立在对众多有效数据充分掌握的基础上，对数据稳定性的要求比较高，且极易因数据的偏差而产生较大误差，因此只能在有效的范围内应用。

与一线书库藏书大规模迁移之前的精确排架状态不同，论文研究的大宗藏书多为二线书库藏书，其组织状态无序或者不完全有序，因此大宗藏书整理排架的一项最重要的工作就是藏书排序上架。由此可知，大宗藏书整理排架工作的主要研究内容就是，大量的藏书从无序或者不完全有序，到精确排序的组织状态转化过程。另外，大宗藏书整理排架工作中的馆藏迁移，常常涉及两个或两个以上馆藏地藏书的合并，这就加深了工作的难度和复杂度，增加了工作量和工作环节。因此，有必要对大宗藏书整理排架的工作内容、方式和方法，特点、难点和规律，进行深入的研究。

2 大宗藏书整理排架工作案例分析及工作难点归纳

2.1 大宗藏书整理排架工作案例分析

从2009年3月至2012年的4月，笔者参与的大宗藏书整理排架工作有以下4项，项目一：4万7千余册香港高校赠书的整理和清点工作；项目二：5万余册杜威分类法旧外文书的分类排序和上架工作；项目三：化工分馆和生科分馆分别回迁的合共1万余册杜威分类法外文书的分类排序、合并以及插架至项目二的旧外文书架上；项目四：2万5千余册陈纶绪司铎藏书的验收、整理和分类排序上架工作。4个项目的案例分析见表1，分析点包括：项目来源及藏书类别、项目目标、藏书组织信息掌握情况、主要工作及步骤、项目难点以及项目历时，每个分析点都可在各个不同的项目之间进行比较。此外，还对各个项目的相似规律进行归纳。

2.2 大宗藏书整理排架工作难点归纳

大宗藏书整理排架工作的难点有4个方面：其一，藏书数量巨大，书况一般较旧，清洁任务繁重。其二，由于藏书数量巨大而造成大量繁重的藏书搬运和转移工作。有时单是藏书从一个地方转移到另一个地方就需要几天时间。其三，由于藏书未排序或未完全排序，故需要在藏书上架之前，先在空地上做好精确的分类排序，这是大宗藏书整理排架工作最主要也是最繁重的工作内容。每一册藏书在精确分类排序完成之前都免不了经过多次搬运，且每次搬运都达到了一定的空间距离。因此，藏书排序上架需要大量的人力进行搬运、分类、移动、上架、整架和倒架等工作。其四，数量巨大的藏书在上架之前要完成精确排序，这对藏书的排序空间提出了很大要求，需要足够的空地摆放藏书和开展排序工作。

攻克大宗藏书整理排架工作的难点需要遵循以下3个工作原则：第一，做好藏书存放空间和分类排序空间的规划，使藏书排序工作得以顺利开展。在藏书分类前，预先为每一大类藏书划分好存放的空地，并用简明指示牌标示，这有利于藏书快速分割。第二，合并分类步骤，减少藏书搬运的次数。按类目顺序层层分类切割是藏书分类排序的基本原则。在遵循这一原则的基础上，如果藏书的类别较为简单，则尽可能可将两个级别以上的类目进行合并分类，以减少藏书分类的轮次，从而减少藏书搬运的次数。如首轮分类即可直接切割至二级类目。第三，根据实际情况优化藏书排序空间，减少藏书搬运的距离。一般在就近藏书分类存放的空地进行精确排序，以减少藏书搬运的距离。但是，如果藏书分类存放后没有足够的空地进行精确排序，就要把该类藏书搬运至中转空地后再开始精确排序，完成之后再搬运到相应的书架上架。

表1 大宗藏书整理排架工作案例分析表

续表

3 大宗藏书整理排架主要工作及其经验

3.1 大宗藏书整理排架主要工作内容及步骤

大宗藏书整理排架的主要工作先后包括藏书清洁和藏书排架两大部分。藏书清洁工作一般是利用抹布和刷子将每一册书籍多年积留的灰尘以及霉点最大限度地予以清除。这是为了对大宗藏书一次性集中清洁，是藏书保护非常重要的环节，也是大宗藏书排架之前的必要工作。在进行藏书清洁工作时需要做好下一步藏书排架的衔接工作，可根据藏书原有的组织情况开始粗略分类。以项目二和项目三为例，藏书以捆为单位打包，顶端配有白纸标记所属的大类，在完成每捆书的清洁后重新打包，紧接着就可以根据其所属的大类搬运至预先划分好的空地上分类摆放。如果根据简单的观察发现书捆藏书均属于同一个二级类目（例如010），则可将都属于这一类的书捆摆放在一起，并和其前一个二级类目（000）和后一个二级类目（020）的书捆按顺序区分摆放。这样就可以一次同时进行两个级别类目的分类工作，减少大宗藏书搬运的次数。一般来说，藏书清洁完毕后，都可大致分类切割至二级类目，以提高工作效率。

在藏书清洁工作完成后，紧接着就是藏书排架工作，这是大宗藏书整理排架最主要、也是最繁重的工作内容，这项工作可分为三步。藏书清洁工作完成后，大宗藏书已经分类切割至一级或二级类目摆放，这是藏书排架的第一步工作。第二步就是按类目顺序层层分类切割藏书，以切割后的适量类别藏书为单位开展精确排序，然后再搬运上架，并根据实际情况预留书架空位。这一工作方法的最大好处就是节约藏书进行精确排序的空间，减少藏书排序对书库空地的依赖，有效解决书库空地不足的掣肘。笔者将切割后的适量类别藏书称之为“最小分类切割单位”，这一宝贵的工作经验在后文详述。第三步就是重复第二步的工作，按顺序将第二个“最小分类切割单位”找出来，就近或搬至中转空地进行精确排序，再上架。不断重复这一过程，完成大宗藏书的排架工作。通过以上三步工作，大宗藏书排架工作就分解为众多有序的“最小分类切割单位”任务模块，这些任务模块的工作模式一致，在实际操作上简单易懂，并能随着任务模块的增加而使工作的熟练程度提高，有效鼓舞了工作人员的工作热情。“最小分类切割单位”任务模块，体现了化整为零、分阶段和分步骤等统筹组织方法，能有效减少藏书移动和搬运的次数，节省人力和提高工作效率。

3.2 重要经验——以“最小分类切割单位”为任务模块组织大宗藏书分类上架工作

一般来说，大宗藏书在分类之前多以捆为单位进行存放和搬运。大宗藏书动辄成千上万捆。因此，有效减少藏书搬运的频率即可减少由此而耗费的巨大人力资源。在实践的过程中，通过按类目顺序层层分类，将不同“类”藏书转化为不同任务模块，就能使分类工作井井有条，就能将长期任务转化为阶段性任务，使每一个阶段的目标都变得清晰易达。

大宗藏书通过大类（一级类目）的分类切割后，就能大约得知每个大类藏书的数量，有的大类数量比较多，有的比较少，有的甚至缺失。数量较少的大类排序比较简单。而数量较多的大类，则需要继续切割至二级类目或三级类目，直到切割类目的藏书能够较为顺利地进行精确排序为止，笔者将这一切割类目称之为“最小分类切割单位”。那么，如何判断藏书已经分类至最小切割单位？首先，从数量上看，藏书数量适中。其次，藏书进行精确排序时，其移动和穿插的频率较少。在大宗藏书的分类排序过程中，切忌盲目求快，如果没有层层分类至最小分类切割单位，而在较大的分类单位就开始精确排序，就会发现，越到排序的后面，藏书穿插的频率就会越高，进一步使之前排好顺序的藏书因为穿插而造成频频移动。更糟糕的是，如果预留的排序空间不够，造成无法穿插和移动藏书，使分类藏书陷入艰难的困境，而导致整体转移藏书或者重新排序等超低效率的现象。

那么，最小分类切割单位的类目是不是越小越好呢？这要视实际情况而定。最小分类切割单位的类目越小，越有利于精确排序，这毋容置疑。但是，这样也会使以最小分类切割单位为基础的任务模块变得异常繁多，客观上造成了低效率。因此，最小分类切割单位应该是类目与数量的结合，以切割类目的藏书能够较为顺利地开展精确排序为标准。如果某一类目藏书数量较少，最小分类切割单位的类目就比较大；如果某一类目藏书数量较多，最小分类切割单位的类目就比较小，因为还需要继续切割到数量较为合适的小类目。

以“最小分类切割单位”为任务模块组织大宗藏书的分类上架，能高效解决大宗藏书整理排架工作的主要任务。由于这一工作模式在藏书上架之前就完成精确排序，故能将藏书乱架和串架的频率降至最低，这对书架预留空位提供了非常有利的条件。一般书架的每个层格只需要预留5到10厘米的空位，供小部分乱架的藏书局部调整。这样就能最大限度利用书架空位，有效缓解因藏书日益增多而造成架位紧张的局面。

[1]吴唏.藏书组织学概要[M].北京：北京大学出版社，1987.

[2]严永康.馆藏文献架位测算中的统计应用策略[J].图书馆建设，2008（9）：111-112.

[3]张思辉.书库藏书快速迁移的组织与实施[J].图书馆建设，2008（9）：107-110，112.

[4]王艳领.论图书馆闭架书库倒库测算的科学依据和方法[J].图书馆建设，2005（1）：89-90.