基于计算机网络及条码技术的医院固定资产管理

李军华 陆灿明 马予宏

①兰州军区乌鲁木齐总医院院务部 新疆 乌鲁木齐 830000

医院固定资产不仅是反映医院经济实力、规模大小和医疗水平高低的重要指标，更是医院开展医疗、教学及科研工作的物质基础[1-2]。拥有先进医疗设备数量的多少以及医院建筑规模的大小能够决定医院在同行业中的地位[3]。随着医院固定资产的不断增加，医院固定资产的台账式管理系统已无法将固定资产的使用部门、管理部门及财务部门有机地结合起来，只能粗略完成资产管理部门的部分管理工作[4]。而依托医院内局域网络，使用条码管理，将3个部门的资产管理工作集成到一个系统平台内，能够有效完成固定资产全程管理工作，真正达到卡、账、物相符。医院固定资产条码管理系统是面向医院固定资产管理的信息化管理系统。该系统采用先进的条形码技术，对固定资产进行“身份证”式管理，利用条码信息介质，对固定资产进行全过程跟踪，将以手工方式进行的分散管理，转化为信息化集中管理，形成具有综合功能的管理平台，将医院的财务部门、固定资产职能管理部门及使用部门捆绑在一个系统中，各部门工作流程环环相扣，既相互制约又相互监督，极大地提高了医院固定资产管理的水平[5-6]。

1 医院固定资产条码管理工作流程

1.1 系统实施前的硬件要求

建立统一的医院内部局域网和专用的固定资产服务器，以方便系统的安装。各职能管理部门配备手持移动终端掌上电脑(personal digital assistant，PDA)，以利于各职能部门进行盘点、检查[7]。在财务管理部门设置条码打印机，条码使用专用的条形码打印机，打印出的条码使用特殊介质的标签纸，具有防水、防油污及防撕裂的特性，保证固定资产标签长期保存和清晰。

1.2 系统具体实施措施

(1)统一管理系统。在固定资产管理部门、财务部门及使用科室等与设备有关的所有单位分别安装条码管理系统，由财务部门确定各部门使用权限，实现固定资产信息共享。完善固定资产管理制度，规范固定资产增加、转移和减少流程[8]。

(2)新增固定资产的报账程序。集中购买的固定资产是指由资产职能管理部门集中购买而后又配发给使用科室的固定资产，新增固定资产的报账具体流程为：①职能管理部门需办理打印资产入库单和本部门入库登记手续；②领用科室到职能管理部门办理填写“固定资产增(减)报告单”、拍摄图像资料、打印“固定资产出库单”以及登记本科室的“固定资产账簿”；③领用科室需要到财务部门办理审核“固定资产增(减)报告单”、资产编号、打印条码标签及登记入账手续；④领用科室需要到资产职能管理部门办理持“固定资产增(减)报告单”办理出库手续及领回固定资产；⑤财务部门对管理部门所录入的设备进行确认、过账处理后，予以报销。使用科室将财务部门打印的条码标签粘贴于对应的资产上。

(3)固定资产在科室之间调整及转账。固定资产需要在科室之间调整使用时由资产调入和调出部门分别填写“固定资产增(减)报告单”，经财务部门审查办理转账手续后在双方“固定资产增(减)报告单”加盖资产调整专用章确认。资产职能管理部门办理资产账簿凋整手续。

(4)固定资产报废处置程序。固定资产报废处置流程：①科室需在系统中填写“固定资产报废处置申请单”，资产职能管理部门维修人员鉴定，并做出是否报废处置意见，报领导逐级审批；②科室到财务部门办理审核“固定资产报废处置申请单”，办理固定资产销账手续，上交财务资产处置费收入；③到资产职能管理部门办理资产报废销账手续[9]。

2 计算机网络及条码技术管理固定资产的优势

2.1 为医院固定资产管理决策提供依据

实现信息透明共享，通过建立计算机网络管理系统，将资产管理职能部门终端相链接，实现资源共享，使医院的管理者对全院固定资产的分布、使用情况一目了然，从而为医院的管理决策提供有效的依据。网络管理系统和条码的使用，引入了信息化的管理手段来管理固定资产，既方便办理入库、出库、调剂、退库及报废等手续，又能自动生成各种需要的报表，计算更加精确。随之可改变以往使用部门与资产管理部门权限、职责不明确及管理职能分散的现象；为管理制度的健全提供平台，增加设备管理者与使用者相互之间沟通和制约，有效避免互相扯皮；可动态掌控固定资产的真实使用情况，从而准确传递管理决策信息。固定资产管理职权集中，能够统筹安排、有效对固定资产进行调控。医院的固定资产具有在空间上分布分散、管理复杂的特点，网络信息平台的使用改变了长期以来总体资产价值及使用状况不明的情况，为医院高层管理及决策提供实时、真实和准确的信息。

2.2 利用条码介质信息实现设备全过程跟踪管理

条码管理系统能够全程跟踪固定资产，实现自动纠错、实时报警功能，解决日常管理混乱问题，条码管理系统中资产伸购审批管理、资产清查管理、资产折旧管理、资产维修、转移及报废等各项工作流程顺畅，资产管理的各环节在系统中均有体现，并生成票据、报表，完全实现管理部门对设备的全过程跟踪管理。通过配备条形码扫描仪和手持移动终端，在购入固定资产入库时粘贴条形码，在进行清查时只需扫描即可[10]。条码管理实现了自动纠错、实时报警等功能，可从根本上杜绝传统盘点时难以避免的错盘、漏盘及重盘等现象，确保基层实物统计第一手数据资料的完整性、真实性和可靠性，并设置警示功能，处于不同状态的固定资产赋予不同颜色，以便随时提醒各部门对资产进行跟踪管理[11-12]。条形码中的信息清晰，除二维码外还有固定资产编号、管理部门、资产名称、规格型号及使用部门等信息。通过资产卡片即可获得相关信息。

2.3 利用手持终端降低盘点误差率

条码管理技术可提高固定资产盘点效率。盘点工作是固定资产管理中非常重要的环节，条码管理系统利用手持数据终端，实现数据的现场采集和录入，并随时查询设备相关信息。省去手工方式进行的资产清查、财务核对及编制报表等工作。盘点时间可由原来的5人近2个月的时间缩短到3人近10日。既能轻松完成此项工作，又能使整体工作效率提高10倍以上。盘点先由各使用部门根据系统中的资产情况进行自查，然后对自查结果进行汇总、纠错，再用条码枪抽查扫描条形码，以确定资产状态，差错率由原来的l0%降低到l%[13]。

2.4 方便科室查询及杜绝“小而全”

医院所有科室部门统一使用网络固定资产管理程序，实现网络化管理和条码化管理[14]。各科室均能了解本科室的资产，便于查询。同时，所有固定资产均计入成本，使科室增强了成本意识，不再追求“小而全”的资产配置，而重视增加科室效益。

2.5 规范财务管理流程

医院财务管理信息系统的使用，减少了财务人员的工作量。科室使用条码管理，规范了管理秩序，使各职能部门对自己所管理的固定资产类型有清晰明确的了解。各部门入帐标准统一，杜绝了管理部门、财务部门和使用部门各自为政的现象。各部门根据其使用权限通过对不同项目的检索了解固定资产的详细情况[15]。

3 结语

利用计算机网络技术、使用固定资产条码系统管理医疗设备，能够解决因传统固定资产管理中卡、账、物不符、产权管理不清、资产折旧不清、成本核算不明以及监管不力等各类问题，同时能够充分发挥固定资产最大的经济效益和使用效率，更好地为医院发展服务。

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