工程总承包项目的费用控制管理

文/王晓伟 丁晓京 侯智愚

工程总承包项目费用控制的主要任务是在保证实现项目质量、进度和HSE目标的前提下，以降低工程投资为出发点，按照批准的投资计划，建立有效的费用控制、跟踪、分析系统，提高费用控制的意识，从项目开始到建成投产的每一个环节都各司其职，严格把关，优质、高效、经济地完成本项目的建设任务。

费用控制的目标是：正确把握好项目进度、费用和质量三大控制之间的对立统一关系，在项目实施的全过程中对所有影响工程费用的活动进行恰当而连续的有效控制，在保证项目按合理工期建成投产和保证项目工程质量的前提下，将工程项目投资控制在项目管委会批准的项目控制估算范围内，为项目建成投产后能够取得良好的经济效益奠定基础。

项目费用控制的主要工作内容

编制项目工程建设部分的控制预算、项目工程建设费用分解计划和分年度、季度、月度的费用计划；

在项目控制预算和建设费用分解计划的基础上，编制项目工程部分的月度用款计划、资金流向说明以及现金流动的预测；

负责跟踪监测项目各项费用支出情况，分析影响项目费用的各种因素，做出费用分析、预测和修正措施的建议报告；

根据工程发包/采购策略，编制各采购包和工程包的限价文件，对承包商投标中的价格、补偿等条款进行审查，并提出修改意见；

负责工程施工预结算工作；

负责工作变更单的记录、费用评估和审核，在变更费用被批准以后，对合同价格做出相应的调整；

负责对承包商的发票进行审核，按照合同规定的付款条件付款；

负责收集、整理项目工程的费用资料、数据，建立完善的档案系统和数据库。

项目费用控制组织体系

工程项目的费用控制组织基本体系如下图所示：

项目费用控制依据计划

项目费用控制的主要依据是：项目监督管理委员会批准的项目控制估算；

有关部门颁布的工程建设造价管理文件规定；合同、订单中有关合同价款的条款或附件的规定。

费用控制计划系统的内容包括：项目控制估算和项目部内部控制预算；分项工程费用控制计划；年季月度工程费用计划；项目经费计划。各级费用计划的编制必须以工程进度计划为基础，编制费用计划是一个不断滚动的过程，并与工程进度计划相适应。项目部工程建设费用计划和项目管理费用计划由合同/财务部组织编制，项目部提供必要的支持。

项目费用控制工作程序

项目费用控制从制定费用控制基准和控制目标，实施对执行情况的跟踪、监督、对比、分析，对原定工程计划和预计费用进行变更调整，到新的控制基准和目标产生，是一个不断循环的过程。

项目费用控制人员应按时对项目费用进行全面分析，预测发展趋势，发现可能存在的问题，寻求最佳解决办法，经合同/财务部经理审查，报项目经理批准。项目费用分析报告要在规定时限内完成，它是项目月报的组成部分。存在差异可能原因如下：工作范围变化；设备/材料质量问题；设计变更；交货期推迟；技术标准/规范改变；事故损害造成返工；建造质量问题；估算问题(内部价格问题，计算精度问题，决策性问题)等。

项目费用控制措施

设计阶段费用控制

要把设计作为项目建设全过程费用控制的重点，在满足项目的功能和使用要求、保证工程进度和工程质量的前提下，实现项目投入的费用最少。设计阶段应采取以下措施控制项目费用。

在限额设计的基础上开展优化设计，控制/降低工程设施费用。包括：定准设计基础数据，选好设计系数；合理正确选用标准/规范；优化设计方案、减少工程设施、简化流程、优化布置、合理选材、选型、应用新技术等，以便尽量减少工程投资，降低工程成本；

进行费用分解。各阶段的设计必须以上一阶段设计所确定或批准的投资规模为最高限额，精心组织本阶段的设计，对工程投资实施分阶段控制。但在不同的设计阶段，随着设计的深化和不断优化，可对项目的投资结构进行调整，最终达到工程投资的合理化；

在进行限额设计纵向控制的同时，还要加强限额设计的横向控制，在合同中明确各方有关限额设计的职责，并实施必要的奖惩；

严格控制设计深度；同时，要协调好项目招标进度计划与设计工作进度计划，在进行工程和采购招标时，应要求设计提交出一套完整的技术资料，使投标的承包商减少报价中的风险因素，提高报价的可靠性，达到费用控制的目的；

大力推广和采用标准设计，缩短设计周期，降低构配件生产和建筑安装工程费用；

提高设计质量，降低设计费用，控制项目建设投资；

要严格审查设计概算，做到项目不重不漏，取费标准符合规定；

修改设计或合同变更要慎重，事前应进行技术经济合理性比较；

在工作分解结构和设计费用分解的基础上，制订出设计费用控制计划；

预测工作风险，对风险制定防范性对策；

按合同规定的条件如期提交、完成项目部要配合或协调的事项，使设计工作能连贯进行；

按合同规定，及时答复业主或分包商提出的问题及配合要求。

招标/采购阶段的费用控制

招标采购阶段采取的费用控制措施主要是：

编好标底，坚持“货比三家”，推行限额招标/采购。要严格执行资格预审，选择质量及信誉好的工程承包商/供货商。在有限金额预算控制下，应选用能满足工程和生产需要技术先进适用、费用合理的、质价比优良的方案，选用项目适用的设备；以达到将费用控制在预算内的目的。如果出现超限价的情况，应向合同/财务部经理提出寻求解决方案；如果合同/财务部经理审查确认需要动用项目预备费，应做出说明报项目经理审核上报项目监督管理委员会批准。

在资格审查和技术要求确认符合的前提下，按合理低价原则授标；

在招标阶段，完成技术与商务澄清工作，将可能发生价格调整的要素谈清并反映在澄清记要上。合同签订时将澄清达成一致的内容反映进合同条款中，锁定合同价格的调整风险；

避免重订、错订或漏订，控制订货余量，保证设备/材料质量，避免返修等，以减少投资浪费；

减少采购的中间环节，避免不必要的手续费，降低采购成本；

合理确定合同价格、供货时间和质量。对供货范围、技术要求、付款方式等条款，每项措辞必须明确。避免发生额外项目费用；

采购的设备/材料按预算费用和项目要求进行；协调好到货计划和项目进度计划，尽量减少仓储费和重复运输费；

如发现超预算，要弄清原因，并列为不可预见费用的转移反映到项目费用报告中；

组织好供货商的图纸审查工作，避免造成采购费用的额外增加或损失；

大宗材料由项目部组织采购，减少采购手续费的开支。

施工阶段的费用控制

施工现场的费用控制是降低投资的关键，主要内容是对“签证单”和任何其它追加费用项目的控制，以及合同付款控制。施工现场的费用控制的主要工作职责包括：

根据合同规定，指导承包商建立符合项目部管理要求的费用控制工作程序和报告系统；

审查承包商的进度、费用测量方法；

分析和核实承包商的周报、月报，以保证项目部收到真实而有效的项目状况报告；

审核承包商的月度要求付款的发票并报现场经理批准；

监督承包商费用和计划执行情况；

审核、记录现场签证单，审查承包商签证单的报价，测算变更单费用，分析签证单对项目费用、进度的影响。

施工阶段费用控制的主要措施：

通过招标，择优选择施工承包商。根据项目费用的分解，推行限额施工承包；

要认真审查承包商的施工组织设计和施工技术方案，并按合理的工期组织建设，以降低工程造价；

合理组织施工，加强现场管理，避免因项目部的原因造成工程返工；

加强工程监控，依据变更管理程序严格控制施工过程中的工程变更，包括：设计、订货、工作等变更、合同外工程的追加、工程费用的变更等。

工程预结算

严格按规定的程序、合同规定(取费定额标准、结算规定等)和设计文件图纸、批准的施工组织设计，认真审查各承包商提出的工程款结算文件。

财务管理措施

以工程费用的支出符合财务管理制度为目标，在掌握项目计划方案、参与合同条款的制定、确保项目资金安全有效使用的情况下，严格控制对承包商、供应商的付款额度和进度，并对已付进度款的流向进行监督；建立好付款控制体系；严格审查付款文件和承包商、供应商所开出的发票，严格按规定程序和合同规定付款。投标保证金、履约保证金由计划财务部列入专项费用中管理。

工程预备费用(不可预见费)管理

工程预备费用的动用应严格控制在应付工作范围内的漏项、设计变更、现场变更单、计算误差等事项上。应把不可预见费按合理比例分配给WBS的每一工作单元，再按系统汇总到WBS的第二级。动用此费用应经项目监督管理委员会批准。

信息收集与处理

要求承包商/供货商使用规定的电脑软件编制，按时和按规定的格式内容报送周报、月报、年报。收到报送内容进行统计、比较、分析和预测。

在对WBS和ACWP的分析对比的基础上，对项目发展趋势进行预测，对已出现和可能出现的偏差，提出纠正不利差异的措施，以达到控制费用的目的。

项目费用分析、预测与费用报告

项目费用分析与预测

费用控制工程师应按月对项目费用进行全面分析，预测发展趋势，发现可能存在的问题，寻求最佳解决方法。项目费用完成百分数计算方法如下：

项目费用完成百分数=已支付费用/预计完工费用×100%

费用报告

费用报告分为月报、年报和紧急报告。费用报告的内容由合同/财务部制订专门的工作指南加以明确。

项目费用控制文件

建立完整的费用控制文件系统，追踪项目进展过程中费用状况、费用追加与节支情况，分析费用发展趋势，以便随时调整和修改其各项费用计划。费用控制文件系统应包括以下的文件和图表：

与项目相关的所有合同的商务文件，一切费用记录资料；

全部工程和采购及发生相关费用的发票及单据；

工作变更发生的费用变更文件；

项目费用计划总表、分项预算表和项目费用分解结构图；

项目的年度计划、年度调整计划、季度和月度计划；

费用S曲线——项目费用进度对比图；

项目合同费用控制表；

项目采购状态表；

不可预见费转移单据；

项目费用状态与费用趋势表；

项目费用控制月报、年报。

工程竣工决算与保修费用的处理

工程竣工决算

依据项目业主和国家的有关规定正确编制竣工决算。如实反映项目工程造价，及时呈报项目业主和项目监督管理委员会审查批准。竣工决算应包括从筹建到竣工投产全过程的实际支出费用。竣工决算由竣工决算报表、竣工决算报告说明书、竣工工程平面示意图、工程造价比较分析报告和项目业主有关文件规定项目竣工决算报告应包括的内容组成。

竣工项目保修费用的处理

因设计原因造成的问题，由原设计承包商负责。原设计承包商委托新的设计承包商修改设计方案，原设计承包商和新设计承包商连带负责。

因工程承包商施工原因造成的问题，由工程承包商负责进行保修，其费用由承包商负责。

因设备/材料质量原因造成的问题，由设备/材料供货商负责进行保修，其费用由设备/材料供货商负责。

应将保修措施、责任及保修费处理方法等条款在合同中明确，在竣工项目决算付款时预留规定比例的保证金。

与进度控制的协调

要对项目进度和费用实施综合控制，应用赢得值原理(EVC)建立编制出进度/费用综合控制执行效果测量基准的S曲线，对项目进度和费用综合控制的效果进行监控。

以上是对总承包项目费用控制管理工作一些比较浅的认识，当然以上几方面只是费用控制系统工程中的一部分，同时涉及到同其他管理部门的配合。随着工程建设行业日趋发展的趋势，我们在实际的工程总承包过程中会有更多管理理念、管理方式、管理技术的产生，项目控制管理是一门技术，是我们不断学习、不断探讨、不断深入的一门综合学科。只有深刻的认识到这些，做到持续改进，工程建设行业的控制管理才能上一个新台阶，才能为企业和社会创造出更大的价值。