科技期刊常见约稿方式的适用性比较

■王银平

武汉暴雨研究所《暴雨灾害》编辑部，武汉市洪山区东湖东路3号 430074，E-mail：wangyp0716@163.com

稿件是科技期刊生存与发展的根本。稿件匮乏，期刊出版必然举步维艰；优稿不足，期刊发展自然停滞不前［1］。当前，稿源竞争日趋激烈，促使我国科技期刊纷纷采取措施，不遗余力争取本学科专家学者支持，最大限度拓宽稿源、组织高质量稿件。向本学科专家、学者或优秀科研人员约稿无疑是最重要的组稿措施之一。约稿已成为众多科技期刊编辑出版工作的重中之重，如有的期刊在自由投稿大大增加时约稿仍占较大比例［2-3］。对于大多数科技期刊，约什么稿、向谁约并不是问题，但如何说服专家并将稿件顺利约到手才是值得深思和探讨的问题。笔者联系近几年来国内科技期刊社或编辑部约稿实践，就常见的几种约稿方式的适用性进行了比较。

1 约稿方式分类与前期准备

约稿是编辑以商量口吻向受邀对象提出预定选题内容的过程和行为［4］。约稿的内涵系指，编辑部围绕期刊办刊宗旨，拟定出选题方向，依据期刊的不同时期、不同栏目、不同组稿对象等情况制订具有特色的组稿计划，编辑在这种明确的组稿计划的指导下有目的、有时间性、有针对性地组织稿件。约稿的外延有如下方式，即接触性约稿和非接触性约稿。前者包括当面约稿和电话约稿（实为语音接触），后者包括电子邮件约稿、手机短信约稿、委托第三方约稿。当面约稿又包括登门拜访、预约面谈以及在会议期间专程约稿等。其实，上述约稿方式也可归纳为狭义性约稿和广义性约稿两大类，委托第三方约稿就属于广义性约稿之列。然而，约稿实践中，选择何种方式约稿，既取决于约稿人（通常为编辑）与受邀对象（包括专家、学者、学科带头人等）的关系以及对受邀对象相关信息的了解程度，也取决于约稿人的个人喜好和对各种约稿方式的熟悉程度。如《上海电机学院学报》编辑部充分调动编辑的约稿积极性，让编辑们各显神通，学报稿源很快出现转机，并日渐趋好［5］。

编辑在约稿前，应做一些必要的准备工作，利用各种途径尽量多地掌握受邀对象的相关信息，如通过网络搜索专家学者的个人博客，获知其参与的国家重点项目、基金项目，从而对其已发表的论文、正在从事的研究等有足够的了解［6］。前期准备工作还包括作为约稿人的编辑应做好心理准备，即编辑不仅要敢于约稿，还要善于约稿，平时自觉增强约稿意识、锻炼人际交往能力、掌握一些约稿技能等。

2 接触性约稿

2.1 当面约稿

当面约稿是指约稿人向受邀对象面对面表达约稿意向，详细洽谈约稿事宜。这种约稿方式适合于熟人，如约稿人的老师、同学、朋友、从前的同事、曾约过稿的专家等。约稿人与受邀对象一旦直接面对，要做到一见如故、谈吐自如，殊是不易。只有才思敏捷、善于应变、进退有度的约稿人，才能在当面约稿时占据主动，避免唐突和尴尬，并给受邀对象留下深刻印象。

当面约稿特别考验约稿人的口头表达能力，口才好、善应变的编辑才能应对自如。此外，编辑当面约稿时应注意：

（1）仪表庄重，尽量做到衣着得体、谈吐自然、谦虚谨慎、不卑不亢。

（2）要有自信心，不因自己刊物知名度不高、影响力不大而退缩，要理直气壮宣传自家刊物，以恭敬与谦逊的态度赢得专家的信任和支持。

（3）切忌质问，受邀对象可能答应撰稿，也可能出于种种原因婉言拒绝或直接拒绝，很多专家一般都有几家固定的投稿刊物，或是国外期刊，或是国内某些大刊，对于一般刊物的约稿请求，有些专家会毫不客气地拒绝，面临此种尴尬情形，如果咬住拒绝原因穷根究底，只会让受邀对象反感。

（4）留有余地，即便当约稿遭拒，也要用微笑结束与受邀对象的谈话，便于为今后再约做铺垫［7］；即便此次约稿无望，也要摆正心态，设身处地换位思考，多加体谅，或请受邀对象另外推荐合适的撰稿人。

2.2 电话约稿

电话约稿是指约稿人通过电话向受邀对象表达约稿意向，洽谈约稿事宜。以这种方式约稿，快速，省时，便捷，成本低廉；在实际采用电话约稿时，约稿人应把握交际话语的主动权，掌握约稿的火候和题旨情境［4］。电话约稿适合于熟人，考虑到受邀对象平常工作忙、时间宝贵，约稿人应注意在电话交谈中做到言简意赅、避免废话、少寒暄，除非受邀对象饶有兴趣、愿意多说。

按先后顺序，电话约稿宜分4个步骤：（1）向受邀对象问好并表示歉意；（2）自报家门；（3）请求受邀对象给予帮助或支持；（4）告知约稿内容和具体要求，并承诺给予对方哪些回报。电话约稿实践中，在第三步结束后应有停顿，以便让受邀对象说话，此时受邀对象一般会问约稿人有什么事，然后，顺理成章进入第四步。如本刊采用的电话约稿模式是：“×××教授，您好，打扰了！我是武汉暴雨研究所《暴雨灾害》编辑部的×××，此次给您来电话，有一事想请您关照（或支持）。…（当受邀对象同意后，再谈约稿事宜）。”

采用电话约稿，应尽量避开节假日、午休和睡眠时段，宜选择在上班时间，最好拨打受邀对象的座机电话，不宜拨打其手机；另外，不能操之过急，隔三差五打电话催问，这样很可能适得其反。

3 非接触性约稿

3.1 电子邮件约稿

电子邮件约稿是指约稿人向受邀对象发送电子邮件，表达约稿意向，洽谈约稿事宜。这种约稿方式适合于各种受邀对象，因其较为正式，多以约稿函的形式呈现。采取这种方式约稿，其成功与否，约稿函有没有吸引力、能否打动受邀对象是关键。

多年来，《暴雨灾害》编辑部针对不同受邀对象精心编制了相应的约稿函。如针对经常在大气科学类学术期刊上发表论文的青年才俊，其约稿函范例是：“×××专家，您好！从近期《气象》《气象科学》等刊物上看到您发表了多篇论文，本刊编辑钦佩您的学识、才华与文笔，特致函向您约稿。恳请您就××地区暴雨的有关气候特征进行研究并撰写一篇5000～8000字的学术论文，当然也可接受其他合适选题的论文。稿件一俟收到，立即呈送专家审稿；若能通过专家评审，本刊承诺将此稿安排在最新一期《暴雨灾害》上发表，且不收取版面费，稿费从优。未尽事宜，欢迎通过电话或电子邮件与本刊编辑部联系。”

再如，针对在学术研讨会现场认识的专家，其约稿函范例是：“×××首席，您好！能在四川峨眉山召开的这一届‘一院八所年会'上认识您，我感到非常高兴。从与您短暂的接触中，我感受到您是一位谦虚热忱、待人坦诚、善于总结的预报专家。交谈中，知道您平时不仅要承担大量预报业务，还抽出时间来做研究、写论文、参加学术会议，这让我对您更加敬佩。《暴雨灾害》是一份发展中的学术期刊，希望能经常得到您这样的预报业务专家的支持，请惠稿（选题自拟）并保持联系。欢迎有机会来武汉暴雨所做客并指导工作。”

电子邮件约稿的弊端是不够直接，容易被人当成垃圾邮件删掉，或者看过之后没有下文。特别需要注意的是，约稿函不宜采用群发方式，那会让受邀对象感到不受尊重，甚至反感。同时，邮件中的约稿函，最好写清楚相关要求，如稿件完成时间、论文格式、插图数量等。

3.2 手机短信约稿

手机短信约稿是指约稿人向受邀对象发送手机短信，表达约稿意向，洽谈约稿事宜。这种约稿方式适合于相对较熟识的人。该约稿方式快捷、方便、稳妥，颇具人情味。如果预先与约稿对象有口头约定，采用手机短信约稿其效果更佳。如向约稿对象催问稿件，不妨发出这样一则短信：“×老师，您好。想问一下，您前不久答应给予本刊支持的那篇约稿，现在是否准备妥当。切望近期赐稿为盼。谢谢！”

现在人们一般是手机随身带，手机短信约稿具有即时性和连续性的特点，既可避免电话约稿过多寒暄或话不投机，也可避免电子邮件约稿长久等待或杳无音信。如本刊一位年轻编辑曾向南京某大学一位教授约过一篇稿，在约稿函发给该教授数月一直无回音的情况下恳求笔者帮助。笔者随即发出手机短信：“×老师，您好。好久未联系，听说我们编辑部小×去年向您约了一篇稿件至今未收到，不知何因，恳请继续支持，好吗？！我们工作中难免存在瑕疵，还请指正为盼。”该老师回复：“前一段时间单位工作特别忙，最近又生病住院，稿件的事无暇顾及，见谅。”笔者再发短信：“身体好等于一切都好。文章的事不着急。等您身体调养好了再处理吧。祝您早日康复。”该老师回信：“谢谢。等我身体好点就着手准备。不好意思，让你们久等了。”后来，该教授的约稿如期而至，并在《暴雨灾害》上较快发表。

3.3 委托第三方约稿

委托第三方约稿是指约稿人委托第三方向受邀对象表达约稿意向，洽谈约稿事宜。这种约稿方式适合于约稿人向不熟悉但慕名已久的专家、学者约稿。编辑有时受资历浅、交际面窄、学识水平不高、公关能力欠缺等条件限制，很难约到急需的、高质量的名家稿件；如果转换思路，委托有能力的第三方来约，也许会“柳暗花明”，获得意想不到的效果。

老师、同事、朋友、单位领导、编委等都是较为合适的第三方约稿人。作为学科负责人的编委会成员，在他们周围聚集着大批优秀科技精英，由此构成一个巨大的精英网络，他们是产出高水平文章的主要来源［6］。编委应成为第三方首选，他们不仅对本学科、本专业领域的同行较为熟悉，还对学科发展和研究现状有较多了解，委托他们约稿往往能事半功倍。如《暴雨灾害》杂志，长期以来，坚持“求新求快”的办刊理念，密切关注各地暴雨事件或其他极端灾害性天气事件，一旦有稿件需求，便主动联系当地编委并向其约稿，多数编委都能通过自己的人脉关系完成编辑部委托的约稿任务。

4 结语

约稿是一种融入个人情感因素与智力因素的创造性劳动。在约稿实践中，既可采用单一约稿方式，也可多种约稿方式并用。无论采用单一或组合约稿方式，约稿人都应切记：树立自信心，认真对待，大胆尝试，掌握约稿主动权［8］；自觉培养亲和力、人格魅力以及个人修养；增强公关能力，提高交际水平，多宽容，多理解，常怀一颗感恩之心，只有妥善处理与作者的关系，才能不断获取好稿件［9］；实事求是，三思而行，量力而行，审慎而行，决不为了约稿而不择手段，有损编辑社会形象。当然，要真正提高约稿成功率，除灵活应用各种约稿方式外，更重要的是确立正确的约稿思路，如西安交通大学学报（医学版）“专家述评”栏目的约稿思路转变［10］，就值得借鉴。

1 张凯英，刘伟，田宏志.做好信息时代科技期刊的收稿工作.编辑学报，2009，21（1）： 62-64

2 李学军，王小龙，白兰云等.主题性期刊办刊模式探索.编辑学报，2010，22（2）：172-174

3 林松清，张海峰.加强科技期刊编委的职能作用与相应对策.编辑学报，2011，23（5）：424-425

4 李建军，刘会强.科技期刊编辑电话约稿的特点与方法.编辑学报，2010，22（4）：288-290

5 吴学军，赵卫星.科技期刊计划组稿的模式——以《上海电机学院学报》为例.编辑学报，2011，23（1）：58-59

6 张文.医学期刊组稿的方法与技巧.编辑学报，2010，22（3）：214-215

7 马兰兰，徐若冰，李雪莲.科技期刊约稿中的问题和应对.编辑学报，2011，23（4）：344-345

8 廖肇银.掌握编辑约稿的主动权.编辑学刊，2000，（3）：18

9 卢佳华.高校学报稿源竞争形式下的组稿方式.江汉大学学报：社会科学版，2008，25（4）：118-121

10 卓选鹏，赵大良.莫叹专家赐稿难转变思路谱新篇——本刊“专家述评”栏目约稿实践中的4个转变.中国科技期刊研究，2012，23（1）：137-138