会议管理教学改革的模式及意义探讨

张泽琳

（宣城职业技术学院，安徽 宣城 242000）

《会议管理》课程是文秘专业的核心课程，旨在通过教学帮助学生掌握会前准备、会中服务、会后落实的基本知识，具备办会的基本能力。这是一门实践性很强的课程，如何贯彻教育部提出的在“学中做、做中学”的教育理念，把枯燥的以教师传授理论为主的被动式学习，变为以学生为主体的理论实践相结合的探究性、主动性学习，成为从事文秘教学研究者必须思考的问题。笔者通过几轮的《会议管理》教学工作发现，如果沿袭传统的教学方法，教师疲惫、学生厌倦，效果甚微；相反，如果在课堂上融“教、学、做”为一体，将会议策划、会场布置、礼仪接待、会议记录等重要知识点任务化，让学生在实际工作演练中消化、运用知识，则极大地激发了学生的学习热情，不仅能很好地达到培养办会能力的教学目的，办文办事能力也随之巩固和提升，并且在共同完成任务的过程中，潜移默化地提升了学生创新能力以及人际沟通、团队协作等综合素质，可谓事半功倍。

一、依据教学内容设定工作任务

《会议管理》的教学内容复杂而又清晰，以办会为主线，分为会前准备、会中服务、会后落实三大部分，其中每个环节又有很多具体的分支。因此，我们按照由易到难的原则把工作任务分成三个阶段：

（一）与课程同步的单项任务

1．会前准备。会前准备教学主要包括：进行会议策划、确定会议的名称和议题、确定会议工作机构与人员分工、拟定会议议程和日程、确定会议地点和场所、拟定并发送会议通知、编制会议预算、准备会议资料和会议物品、会场布置。

这个阶段学生要完成的任务有三项：会议策划、会场布置和场地考察。会议策划已基本包含了前期准备工作所应该考虑的内容，如名称、议题、议程、日程、人员分工、场地等等因素。会场布置涉及主席台座次安排，单双左右，学生极易弄混，故做为重点列出。场地考察是把教学延伸到课堂之外，学生在老师所提供的酒店名单里选择五家，按照会议场地的要求进行实地考察，带回相关图片资料和数据，并得出结论。此三项任务均以PPT形式最终完成课堂展示。

2．会中服务。会中服务教学主要包括：接站和报到、会间服务、会议记录、会议简报、处理会中突发事件。

这个阶段学生自设具体情境，分角色以表演的形式完成接站、乘车引导入座、报到、会场引导和会间茶水服务的过程。

3．会后落实。会后落实教学主要包括：送别与会人员、会场善后工作、会议经费结算、制发会议纪要、会议资料的收集和整理、会议评估和工作总结。

此阶段学生主要模拟完成安排与会人员返程任务，为与会人员选择合适的交通工具和具体乘车时间，并掌握网上购票程序。

（二）常见仪式的学习和演练

签字仪式、开业庆典、剪彩仪式、婚庆仪式、毕业典礼、新品发布会，选择这些常见的、学生比较感兴趣的会议进行教学，要求学生掌握基本流程，并做基本流程的演练。

（三）综合训练

在完成全部教学的基础上，学生自行选择一种会议形式进行全面展示。具体要求：1．会前：完成会议策划、拟定会议议程和日程、制作并发送会议通知、拟定主持人发言稿、与会人员发言稿、布置会场。2．会中：分角色完成会议过程、礼仪服务、会议记录、会议简报，处理会中突发事件。3．会后：整理、打扫会场，制发会议纪要，全部会议资料整理上交。通过PPT展示完成会议总结。

二、任务实施的过程

（一）成立公司

1．全班同学按6-8人分成一组，注意按性别和能力的高低合理分配。笔者所带几届学生男女比例最高1：5，最低接近1：50，也就是说一个班有时只有一个男生。针对文秘专业学生性别的特点，我们要求在条件许可的情况下，尽量每组有一个男生，这样气氛能更活跃、彼此的积极性也更容易调动。另外，避免强强联手、要以强带弱。因为高职的学生能力强的也有，但能力一般的占多数，一定要发挥强者的引领和感染作用，带动大多数同学共同进步。

2．成立虚拟公司。小组经过讨论，民主选举小组长。小组长带领小组召开第一次会议，确定公司性质、公司名称、公司章程，并根据公司需要合理安排每一个成员的公司职务，如：总经理、副总经理、总经办主任、销售部经理、研发部经理、秘书等。

（二）开展工作

每次任务下来，各公司总经理主持召开会议，讨论方案、拿出意见、合理安排每个成员的工作任务。工作思路清晰、任务分配细致、责任到人，是成功的关键。以综合实训为例，首先通过讨论，明确最终展示的会议形式。新品发布会、毕业典礼、电影首映礼、结婚庆典，各类会议形式，应运而生。其次，明确工作任务：文案写作、PPT制作、设备调试操作、礼仪训练、口语表达训练，拟出明确的时间表和负责人。最后，各公司分别进行彩排，在多次修改完善的基础上完成展示。

（三）教师的作用

1．必要的理论知识讲解。比如与会议相关的的基本概念、文案写作的基本规范、不同会议形式的基本流程等等。

2．学生完成任务的过程中的监督和指导。工作中，学生会有疑问、有懈怠、有矛盾，教师要对各个环节的要点给予提示，答疑解惑，并鼓励他们团结协作、克服困难。

3．工作成果展示的评价与总结。教师从学生的工作态度、工作思路、工作能力以及成果所体现的学生的技能水平给予全面的分析和评价，力求客观，并以正面引导为主，多肯定优点，让学生有动力、有方向。

三、教学评价机制的改革

针对这种任务化的教学，评价考核机制当然要随之改变。传统的考核制度是平时成绩（主要包括出勤、课堂表现、作业等）占40%，期终考试占60%，而且完全是教师评价。评价机制改革后的变化主要表现在两个方面：

1．成绩评定学生参与。每次任务完成后，小组长根据每个组员准备过程中体现出的工作态度、工作能力给出分数；而成果展示时所表现出来的技能水平，则由其他小组根据教师给出的技能评分标准打分。两次分数的平均分和教师的评分按2：3纳入学生个人成绩。

2．成绩评定贯穿始终。每次小任务都是一次考核，每次考核的平均分占学生总成绩的60%，最后的综合训练是期末考核，占40%。

这样的改革有利于最大限度地刺激学生参与的热情、也便于小组长加强对组员的日常管理。

四、教改的成果和意义

（一）办会、办文、办事三大能力同步提高

根据《秘书国家职业标准》（2006年版）,文秘专业的核心技能是“办文、办事、办会”，在学生完成各项工作任务的过程中，涉及到会议策划、会议通知、会议讲话稿、会议记录、会议简报等文书的拟写，涉及到会场调研、会场布置、PPT制作、现代会议设备的安装使用等事务性工作，这些工作有效的锻炼了方方面面的能力：领会传达领导意图能力、组织策划能力、文书写作能力、电子排版能力、审美设计能力、礼仪运用能力等等。诸多能力在实践中有了很大的提升，学生的自信心也逐步增强。

（二）创新能力、人际沟通能力、团队协作能力等综合素质全面提升

高职学生人际交往普遍存在的共性是渴望交往，却不敢交往、不会交往，交往圈子相对狭窄：同桌、室友、少数的老乡，仅此而已。分组完成任务的过程中，异性之间、不熟识的同学之间、师生之间都有了更多的合作和交流，走进社会调研的活动也让同学们的人际交往更大方稳重、更成熟。在合作的过程中、不可避免的会出现矛盾，甚至会出现因内部矛盾而引发的公司重组，但在这个过程中，他们会反省，会重建自己的价值体系，尊重、宽容、互助、共赢的价值理念，会在不断的磨合中成为他们自身信奉的人际交往原则。

工作的过程就是不断创新的过程，策划、组织、展示、表演，每一个过程都离不开同学们创造性的思维，他们为了在展示中推陈出新，莫不竭心尽力，意想不到的惊喜会接踵而至，你会发现学生中真是藏龙卧虎。策划、主持、服装设计、T台走秀、舞台表演，各类人才层出不穷。每一次活动都极大的激发了他们的潜能和创新意识，每一个金点子的出现，都是他们创新能力提升的一个重要台阶。

高职教育培养的不仅是面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高技能人才，更要培养学生的社会适应性，教育学生树立终身学习理念，提高学习能力，学会交流沟通和团队协作，提高学生的实践能力、创造能力、就业能力和创业能力，《会议管理》课程的教学正要适应这一需要。

《会议管理》课程一般开设于大二下学期，文秘专业其他核心课程 《秘书实务》、《秘书写作》、《文书档案管理》、《办公室事务》已研修完毕，在此基础上，《会议管理》以办会为载体、以任务为驱动，不仅训练学生掌握基本会务能力、也帮助学生把过去所学的办文、办事理论用于实践，进一步巩固了专业知识，为通过秘书国家职业资格考试、成为合格秘书打下良好基础。同时，三大核心能力的提升和综合人文素质的提高也为日后走向工作岗位、适应新的工作环境、人际环境提供了强有力的保障和支撑。

[1]赵志强.会议管理实务[M].北京：中国人民大学出版社,2011.

[2]陈建国.会议管理实务[M].大连：大连理工大学出版社,2012.

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[4]黄立新.“办会”——高职文秘专业教学的短板及应对策略[J].世纪桥，2009，（10）.

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