高职院校教师业务档案管理与应用

胡冬艳

（江苏省常州建设高等职业技术学校，江苏 常州 213016）

高职院校教师业务档案是科技资源储备的重要形式，是高校人才的信息数据库。建立健全教师业务档案，是高效合理利用人才资源、开发智力资源的需要；也是高校展示科研能力的需要。

教师业务档案是指教师个人在教育教学和科研等工作中形成的具有保存价值的各种材料的历史记录，它能反映教师的业务能力、学术水平和工作业绩，是教师劳动成果和智慧的结晶，在个体上反映了教师个人的业务能力和科研学术水平，在群体上反映了高校师资队伍的整体素质和学校的办学水平，为领导决策的科学性和前瞻性，为实现教学管理的定量化、科学化及进一步深化教育教学改革起着不可替代的作用。因此，教师业务档案建设、管理与应用的重要性毋庸置疑。学校应做好教师业务档案的收集、管理与应用工作，努力实现教师业务档案管理与应用的科学化、规范化和信息化，从而推动师学校资队伍建设。

一、教师业务档案概述

教师业务档案可概括为以下两大类型：教师个人基本信息资料和教师业务工作信息资料。其中教师个人基本信息资料包括教师的出生年月、籍贯、毕业院校、专业、学历、外语水平、职称、职务等信息。教师业务工作信息资料包含以下几种类型：一是学年教学信息。如所带班级、教学类型、教学工作量等；二是管理工作信息。如管理工作名称、管理部门、管理起止年月、管理工作量等；三是年度工作考核信息。如年度考核表、组织考核意见评定等级等；四是“双师”素质信息。如高校教师资格证、教师专业技术职务任职资格证、职业技能证书和职业资格证等；五是继续教育信息。如进修培训证明、企业实践锻炼鉴定等；六是获奖信息。如荣誉证书、获奖证明等；七是发明创造、教科研成果信息。如公开发表的论文、主持完成的课题和技术开发项目、公开出版的专著和教材、主持的精品课程、获得的专利等；八是社会兼职信息。

二、教师业务档案管理现状分析

1.档 案意识不强，相关档案部门缺乏沟通和协调

目前，高职院校不重视教师业务档案管理工作，有的高校甚至没有设置专职教师业务档案管理部门。部分高职院校的教师普遍存在一种错误观念，认为他们的主要任务是教学和管理，教师业务档案收集和管理是档案部门的事，所以对有关教师业务归档的范围和要求漠不关心，不积极配合档案部门做好档案的收集工作；在部门工作中，很少涉及到档案工作，即使形成一些文件材料，也因为没有相关的管理制度，导致教师业务档案的分类和整理一片混乱；许多教师对教师业务档案管理工作认识错位，认为教学科研成果是自己的劳动成果，不愿意向相关部门提交归档，给教师业务档案资料搜集归档带来诸多不便。由于没有足够的重视，教师业务档案没有及时记录和保存，导致材料流失。

2.管 理体制不健全

首先，大部分高职院校的教师业务档案管理制度不健全，没有相应的归档制度保障，加之学校在人员经费和设施等方面投入不足，致使教师业务档案从管理到应用环节绝大部分还停留在手工操作上，严重影响了教师业务档案管理的规范化和信息化。其次，部分高校只在迎接教学评估阶段整理和补充大量的教师业务档案材料，评估工作结束后，对档案的管理又处于束之高阁的状态，间接影响每学期的教师业务档案数据平台的填报工作。

3.管 理队伍建设滞后，管理力量薄弱

教师业务档案工作是一项重要的基础性工作。部分高校由于管理体制的不完善，一方面教师业务档案工作人员缺少必要的档案专业知识培训及学习进修机会，致使档案工作缺乏先进科学的管理模式；另一方面，学校教师业务档案工作人员队伍薄弱，兼职人员较多且变更频繁，使档案工作人员从事档案管理工作的能力和经验不足；最后，因教师业务档案工作涉及范围广，时间跨度长，相比其他业务，往往更具有繁琐性和枯燥性，容易使档案工作人员产生职业倦怠心态。以上种种原因，导致教师业务档案管理工作质量不高。

4.管 理水平低

高校教师业务档案内容广泛、数据信息量庞大，这就需要快速、高效和便捷的现代化管理模式。但目前大部分高职院校的教师业务档案管理还处于全人工操作或半人工操作状态，现代化管理水平较低，查找资料十分不便。同时，档案资料最终的归属管理部门也没有明确的界限，造成分散管理和重复保管的现象。另外，对于档案资料的真实性缺乏鉴别。档案资料作为历史的记录，而失真的档案资料将失去参考的价值；部分学校收集的资料，没有相关部门的审核盖章，这样失去了判断资料的真实性，从而失去了存档的价值。

5.重 保管，轻应用

高职院校建立教师业务档案的目的是方便利用，为其他工作提供原始材料和依据。当前，绝大部分高职院校教师业务档案偏向于立卷和保管，利用仅限于“你查阅我管理”的被动状态，利用率低，没能较好地发挥教师业务档案建设、管理与应用的作用，进而也失去了教师业务档案存在的意义和价值。

三、改进教师业务档案管理的对策

1.加 强对教师业务档案管理与应用的思想认识

思想上要重视教师业务档案的建设和管理，并发挥其应用价值。随着高等职业教育改革的深入推进，亟需要求高职院校各级领导要具有先进的科学决策的能力，因此，掌握完整的教师人才信息非常重要。而学校领导一向繁忙，不可能亲临对每位教师的教学业务能力和科研水平进行具体的考察，这样就可以借助于教师业务档案进行综合地考察。通过调阅教师业务档案，便可直观、全面和动态地考察每位教师的教学和科研业绩，综合考核其胜任岗位工作的能力。通过查阅教师业务档案的师资信息，学校领导还可及时调整和改善师资结构，制订师资引进和培养计划。

2.加 强制度建设，确保教师业务档案收集及时和信息的准确性

教师业务档案包含的内容繁多，很多信息是随着教师的成长发展动态变化的。针对教师业务档案的收集，相关部门应出台相应的政策和制度，以利于督促教师及时将最新资料上交至教师业务档案管理人员；同时，管理人员也要及时地将各部门提供的材料复印归档，从而保持教师业务档案的时效性。教师业务档案收集后，管理人员要及时进行分类、整理、汇总，以便后期随时查阅。

3.健 全管理机构，促进教师业务档案建设

高职院校教师业务档案需由学校“档案中心”统一管理，并设立教师业务档案专职管理员，负责纸质材料的整理、分类、储存和电子文档的归类。在人事处、教务处和科研处各部门均要设立教师业务档案兼职管理员，负责电子文档的及时审核及本部门考评材料的定期归档。并在院系设立教师业务档案兼职管理员，及时审核本系部教师业绩材料的电子文档，负责纸质材料的收集、整理，定期归档。只有建立健全教师业务档案管理机构，才既能保证电子文档的及时更新，又能保证纸质材料的定期归档。

4.加 强教师业务档案管理人员的培训

高职院校一定要加强对教师业务档案管理人员的培训，严格审核各部门上交的教师业务档案材料，确保信息的准确性。专业化的教师业务档案人才队伍是做好档案工作的关键。因此，学校要重视教师业务档案人才的选拔和培养；教师业务档案管理工作人员要加强自身的专业知识、现代化信息技术学习，不仅要有较高的专业知识，而且要有掌握计算机信息应用和处理能力，特别是现代化档案管理能力，不断提高自身的修养和素质。这样才能适应建立全面系统、标准规范和信息化管理的高职院校教师业务档案的管理要求。

5.严 格教师业务档案的查阅和借用制度

教师业务档案作为高职院校师资队伍建设和教师职称评定等工作提供重要支撑材料，其利用率较高。教师业务档案存档部门一定要严格制定借阅制度，确保信息资料的完整存档。

6.建 立教师业务档案管理系统

利用现代化信息手段对教师业务档案进行标准化和规范化管理，能最大程度上高效地为教学和科研服务，还可以极大地避免业务的重复。教师业务档案信息化管理具有以下优势：（1）有利于数据的采集和及时动态更新。教师业务档案信息化建设借助于网络，能快速实现数据的提交、审核和更新，可优化工作流程。（2）有利于充分发挥数据信息的服务功能。教师业务档案信息化建设为教师共享信息资源提供通道，通过信息技术对信息流的控制，能对教师业务工作的各环节、各种资源进行自动分类、组合和检索，使教师个人、系部、职能部门对数据的查询、分析和调用更为方便。（3）有利于学校对师资管理的科学决策。教师业务档案信息化管理，能在短时间内快速和准确地实现对教师队伍建设的各类指标的数据查询、数据统计、数据分析和数据比较，对人才引进、师资培养和人事改革等政策制度方面提供重要的参考作用。

四、加强教师业务档案的开发利用，发挥其应用价值

教师业务档案管理的最终目的是为了更好地为学校发展服务，如果只是强调档案资料的归档和整理，不积极开发利用，就会失去建档的意义和价值。目前高职院校教师业务档案的利用主要停留在学院的人才培养工作水平评估和教师各项考核方面，而且仅停留在提供查阅的作用，在有关编研、教师成长、师资队伍建设和学校发展等方面的利用意识比较淡薄，开发利用的程度不深。

1.编 研利用价值

档案具有编研利用的价值。要加强教师业务档案的编研工作，对档案进行系统的加工、整理，归纳出具有实用性和规律性的结论，将其中有价值的资料汇编成册，可以减少调阅档案的次数，避免重复劳动，能提高档案的利用工作，更好地发挥其应有的价值。

2.发 挥其在教师中的激励作用

教师业务档案能帮助教师及时了解各类反馈信息，明确努力方向，促进教师之间的交流。通过查阅和分析教师业务档案，便于教师获取全面、真实的反馈信息，扬长避短，使教师相互之间优势互补，同时有助于在教师中形成良好的竞争激励机制，可激发教师积极向上的内驱力，促进教师共同进步和成长，进而促进学校整体教学工作的优化和整体实力的提升。因此，教学管理部门应及时收集汇总并整理这些信息，利用适当的途径和方式反馈给教师，为教师明确指出成绩所在以及存在的不足，共同分析原因和改进方法，帮助教师明确评价的标准和努力方向。

3.为 学校领导提供科学的决策

一方面，教师业务档案为高校教学评估提供了具有凭证作用的真实且丰富的史料，为学校教学各项指标通过评估达标起了决策依据的作用。另一方面，一份完整的教师业务档案可以使学校领导全面了解每位教师的业务特长，扬长避短，知人善用，合理使用现有的人才资源；还可掌握教师龄、学历、专业和业绩等基本信息，了解学校教师队伍的各种比例以及学科之间教师的比例情况等，由此提出师资队伍建设整改措施和研究制定师资队伍建设的规划，为学校培养一支结构合理、业务精湛的师资队伍，提高师资队伍的整体水平和教育质量做出决策。

4.完 善其在评估中的应用

教师业务档案是学校档案的重要组成部分，是作为评估一所学校整体实力的一项指标，在高校评估中起到提供史料依据、提供决策依据、提供评估依据的作用。高校教学评估主要是考核高校的办学水平，而办学水平反映在高校的办学指导思想、教学支撑条件、教学建设与教改、教学管理与教学效果和师资队伍建设等方面。教师业务档案客观真实地记载了教师的业务水平，工作业绩，是教学质量的直接依据，为学校顺利通过各类教学评估提供了基本依据，它在高校教学评估中起着至关重要的作用。但就目前教师业务档案在高校评估中还存在管理归口不统一、管理模式不规范、管理制度不健全的等问题。因此，要完善高校教师业务档案在评估中的应用，要健全规范的教师业务档案的内容管理，建立良好的教师业务档案管理体制与运行机制。

综上所述，高职院校教师业务档案是学校档案中不可缺少的组成部分，是学校办学综合实力的凭证，加强教师业务档案的规范化管理和应用迫在眉睫。只有科学、高效和规范地管理教师业务档案，才能真实、充分地发挥教师业务档案在学校各类评估工作、师资建设、教师职称评审、绩效分配和展现学校办学成果等方面的支撑、佐证和参考作用，才能真正体现教师业务档案存在的意义和价值。

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