加强工程监理档案管理夯实创建“示范监理项目”基础工作

冯新蓓

（泰州第二监理工程有限公司，江苏 泰州 225300）

创建示范监理项目，是省级优秀管理项目考核管理办法提出的一项要求，是建设主管部门代表国家根据工程监理行业特点提出的更高层次的行业标准，示范监理项目创建是给监理企业树立标杆，为监理项目提供一个“可学、可看、可比”的样板，以这项活动为载体，增强监理责任意识，规范监理行为，提高监理行业整体素质和水平。创建示范监理项目部，是一项系统性的工作，不仅要完成工程现场外业实体工作，还要做好内业档案资料的完善工作，严格地执行监理资料的收集、整理、归档与工程进度同步，要做好这一系统性工作，需要制定好“创建”目标、计划，组织具有高度责任心，有较高业务素质的工程监理内业和外业管理人员。工程监理档案信息是监理工作成效的重要反馈途径，也是考核创建《示范项目部》是否达标的重要基础。

1 充分认识监理档案资料信息的重要性

（1）所谓建设工程监理是一种对建设工程项目实施全过程控制管理的工作。在国家的《建设工程质量管理条例》中对建设工程监理单位的质量责任和应尽的义务都作了明确规定，为监理单位对工程建设的安全、质量、进度和投资的有效控制提供了法律、法规依据[1]。监理单位接受建设单位的委托，对工程项目建设的前、中、后期的全过程进行控制管理，具体落实到工程项目的可行性研究，工程招投标，工程施工过程控制、协调，工程竣工综合验收等全过程、全方位的管理。工程监理作为一种工程管理行为，具体体现在一个项目监理部的监理人员在实施项目监理过程中，为实现预定的“三控制、二管理、一协调、一履职”的监理目标[2]，而形成的各种信息记录，也就是最终的监理档案资料。示范监理项目部创建成功与否，项目监理部的档案资料管理工作是关键。

（2）监理档案资料是评价监理工作成效的重要依据，也是创建省示范项目的重要指标之一。工程项目建设过程中产生的各种信息，经过收集、加工传递，以监理档案资料的形式进行管理和保存，成为有重要价值的监理信息资源。监理档案资料管理工作，严格要求把监理过程各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行及时、完整、统一地管理和保存，以确保文件和档案资料的时效性、真实性、完整性。监理资料的形成经过设计、施工、验收的各个阶段，是与工程项目建设同步进行的，因此监理资料是评价项目监理机构监理工作成效的重要依据；同时监理档案有追溯性，无论哪一份资料，无论竣工多长时间，无论当事人是否在场，都应真实反映出每一件资料的时间、地点、人员及事件的过程。《建设工程质量管理条例》中对监理单位赔偿责任和连带赔偿责任提出了更明确、更严格的要求[1]。因此监理单位必须清楚地认识到，加强监理档案资料的管理工作，既是赢得建设单位信任和宣传自我的需要，又是厘清监理单位法律责任的需要。从长远来看，监理档案工作的管理成效，关系到监理单位的生存和发展。

2 目前建设工程监理档案管理存在的问题

工程竣工验收，创建合格示范项目监理部，都以档案资料是否达标作为考核依据。通过对多年档案管理工作的总结，发现目前建设监理档案资料主要存在以下问题：

（1）施工企业工程资料管理工作对工程监理资料管理工作的推进产生直接影响。工程项目建设经过长期的发展，已形成了一套很成熟的资料分类和管理办法，施工企业工程资料管理工作，主动性强，只要施工企业资料员主观努力，尽职尽责就能做好；而监理资料管理工作，具有一定的被动性，许多监理资料需要在施工企业工程资料的基础上完成，如果施工企业的工程资料滞后或者资料不完整，将直接影响监理资料的完成。另一方面，由于建设工程一般体量庞大，建设周期比较长，生产工艺复杂，涉及多种专业，形成的监理档案资料具有复杂性、分散性、随机性、多专业性、综合性等特点。

（2）档案管理意识薄弱，存在重建设轻档案管理的现象，缺乏比较完善的监理档案管理制度。档案管理人员专业素质偏低，文化层次不尽合理，大部分没有经过专业技术和档案专业知识的培训，往往出现一些现场监理人员兼任监理档案资料员的情况。

（3）监理档案的收集与工程建设施工进程不同步，没有规范的归档时间，形成监理档案资料滞后。往往在工程项目的后期才开始收集监理资料，从而造成监理档案资料复印件多原件少，原件资料散失严重；一些原始资料滞留在个人手中，加之建设工程后期监理人员流动性大的特点，也导致了原始资料的遗失。

（4）对照《评价标准》，发现监理工作中存在的问题有：1）监理行为不够规范，如监理行为存在总监无证上岗、脱岗、顶岗、总监变更手续不全；专监和监理员变更手续不全；总监、专监代签字；2）验收结论及有关分部、分项验收程序不规范；安全资料欠缺及特殊工种持证上岗不规范：有的项目监理机构缺少安全管理台账资料、设备操作和维护保养制度，无信号、司索工特种作业操作证；3）报验资料不全，如无设计交底纪要，缺少监理资料与信息管理的职责分工、收发和存放管理制度等等；4）报验资料不规范，如监理日记中监理人员不能及时记录，总监不能每天及时审阅、签字，工序报验不能及时签署，旁站记录不及时签字，缺少项目部盖章或质检员盖章，开工报告缺少单位公章等等；5）监理人员在日记中记录的相关问题不闭合，对问题的整改落实情况未及时落实，对监理工程师通知需要整改回复的未及时回复。6）月进度计划与总进度计划滞后的，无有效监理措施；7）项目监理部不具备“监理部仪器台帐”和“监理部仪器使用台帐”等。

3 加强监理档案资料的管理

（1）监理档案资料管理须分工明确、落实到人。工程监理档案资料的形成是一个比较漫长而复杂的过程，且监理档案资料的收集、整理涉及到各参建单位，数量和种类繁多复杂，因此不论是总监还是专职档案资料员，是否能提供一份完整的高质量的监理档案资料，仅仅靠个人的力量是难以做好这项工作的，这就要求创建示范项目监理部，制定监理资料的管理制度管理流程，明确档案工作责任制，使监理资料做到“填写有指导，检查有依据”，避免工作的随意性。对监理资料的管理人员加强培训，让他们学习并掌握档案资料管理制度的要领，了解建筑工程技术资料和监理基本知识，知道要处理什么资料；学习文档管理、综合信息管理的特点、程序和基本要求，并在理解的基础上按照工程的特点，确保整个施工过程每一道工序和每一事件的始发与终结的全过程形成闭合环，并追溯到监理日记，确保监理资料的连续性和完整性。切实做好监理档案资料的收集和保管工作，为工程建设留下真实、系统、全面的宝贵资料，为创建“示范监理项目”夯实基础。

（2）做好监理档案资料的过程控制。做好监理档案资料，需要循序渐进，不能搞突击、搞应付，监理档案资料应随着工程进展及时收集，及时整理，杜绝事后突击整理资料，确保监理资料的连续性和系统性。

监理档案资料管理员和监理工程师要对监理项目的概况有全面的了解，一个新的监理项目，基本分成开工前准备阶段、施工阶段和竣工阶段。（1）开工前要检查该项目的各种建设资料是否齐全，如规划许可证、招投标的相关文件、中标通知书、施工许可证、施工图审查及图纸会审的相关记录和资料；审查施工组织设计和专项施工方案，设计中有危险性较大的分部分项工程专项施工方案须有专家论证；审查施工单位质量、安全保证体系，审查该项目组织机构人员配置是否符合要求，施工单位的安全生产许可证是否有效，专职安全员资格及配备数量是否符合该工程项目要求以及分包单位资质的审核，测量放线控制成果的检查等等。（2）工程施工阶段，须审查总进度计划和月进度计划报审资料是否齐全，并定期检查进度计划的执行情况并做好相关记录；须审核施工大型机械设备的型号数量，是否与施工组织设计方案中相符以及设备的制造许可证、产品合格证、备案证明等；要审核工程材料、构配件、设备进场的品种、批次、数量等以及相关的质保资料是否完整，要建立监理见证取样试验台帐。要做好施工过程的监控，及时做好旁站记录且内容要具体，施工项目部质检员也须及时签字。在施工过程中监理人员如发现质量、安全、进度等方面的隐患，项目监理部要及时下发监理工程师通知单要求施工单位整改，并要求施工单位填报监理工程师回复单。如：在施工过程中，土建专业监理工程师在进行钢筋分项工程验收时，发现现浇结构楼面，LL101配筋与结构专业施工图不相符，项目监理部应及时下发《监理工程师通知单》，要求施工单位及时整改，同时要求施工单位填报监理工程师回复单，并及时进行钢筋分项工程整改情况的现场复查。形成该分项工程质量事件的始发与终结的全过程形成闭合环，即有始、有终、有结果。（3）竣工阶段，监理须严格审查施工单位报审的工程竣工验收检验单，编制工程质量评估报告。

在工程监理的过程中必须重视对施工资料管理工作的监理，要合理划分单位工程、分部工程、分项工程和检验批，要严格按验收程序和标准及范围进行验收。要做好监理平行检查记录，以工序报验为例：做好每道工序检验批、分项、子分部、分部、单位工程的资料验收，以防资料缺项、漏项、再回头查找、补签等问题的发生。项目监理人员应在充分调查研究的基础上，认真分析监理档案资料整编工作中存在的问题，提出纠正办法和预防措施，并及时加以总结，使工程监理档案更加完善，为创建“示范监理项目”打下坚实的基础。

总之，对监理项目的评价，是借助监理档案这个有形载体来体现的，加强工程监理档案工作是创建“示范监理项目”的基本保障，树立“示范监理项目”标杆是提升工程监理档案工作管理水平的突破口。因此，加强工程监理档案管理工作，夯实创建“示范监理项目”基础工作有着重要的意义。

[1]中华人民共和国国务院.建设工程质量管理条例[Z].2000年第279号令.

[2]GB T50319-2013，建设工程监理规范[S].