浅析档案工作信息化管理及发展

程源

摘 要：在从事档案资源管理工作的上，应严格做到档案的完整性、全面性及档案体系的综合性，进而达到科学排列，形成系统，并根据不同历史时期社会政治、经济、军事、科学文化的需要，按其自身的规律，释放档案资源的信息量和知识量，为企业档案建设事业的发展做出应有的贡献。

关键词：企业档案；资源研究；优化工作环境

1 提高对静态档案资源的研究力度

1.1 解决思维创新

跳出传统思维的局限，用全新的视角，全新的理念，由传统的“保管员”跳跃到“研究员”的台阶上。这种认识上的创新，需要档案工作者自身的认识飞跃，也需要主管机关、各级领导的认识到位。否则，很容易用旧观念扼杀新理念。当今信息社会，必须以加强企业信息化建设，建立完善的信息系统和快捷的信息交流来作为促进企业经济发展、科技进步、事业发达的战略举措。随着企业OA（办公自动化）、MIS（企业管理信息系统）的广泛应用，档案管理系统作为整个系统的子模块，其管理现代化跨上了一个新台阶，数字化向传统档案管理模式和理论提出了挑战，档案的信息服务作用日益突出。作为企业基础管理工作的档案事业，也应该紧跟时代发展的步伐，与时俱进，加强和完善企业的档案管理工作，建立健全信息化的档案管理理念。信息化建设主要从以下几方面入手：（1）档案信息的数字化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。（2）档案网站建设档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。（3）数字档案馆建设数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。

1.2 解决机构到位和课题到位问题

只要认识到位，事情便迎刃而解。没有人去研究，当然“研究”不起来。随着社会信息化进程的加快，企业对档案管理也提出了更高的要求，早已不限于“管好”档案，更多地要求是“用好”档案。档案管理部门必须提高其自身的管理水平、管理手段，必须从手工方式向现代管理方式转变，为社会提供高效、优质的档案信息服务，才能适应企业发展的步伐。“提升档案管理档次，将档案交给计算机系统管理”正式成为一种必然趋势。网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为企业档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机，内部网络基础设施不断改进完善，也为档案信息化建设创造了良好的条件。通过实施档案信息化建设，档案的管理和利用将完全通过计算机系统实现，以高度集成的网络信息为基础，实现档案管理的标准化、数字化、规范化，为企业内部及外部提供快捷高效的档案信息服务，是对档案部门和档案工作者当前和相当长一段时期内提出的艰巨的系统工程。

目前，随着企业OA（办公自动化）系统的应用，各级机关单位的一个重要内容就是日常的收文、办文和发文，公文的处理是机关处理公务和行政管理的重要工具。因此，档案信息化建设必须紧跟企业现代化建设的步伐，档案部门信息化建设要纳入企业现代化建设体系。抓住企业现代化建设给档案信息化发展带来的挑战和机遇，使档案信息化建设尽快适应企业现代化建设和运行的需要。如何管理和保存企业经营管理中产生的电子文件和电子档案，如何应用电子化的信息为领导决策和机关服务，已成为档案管理面临的一个新课题。

1.3 解决研究成果的社会认定

研究与成果认定是一个系统工程，需要建立成果的完成、成果的评价、成果的社会效应、成果的阵地、成果的发表与交流等等。从企业档案的特点来讲，档案研究成果是企业全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，凝聚着一代甚至几代领导者和广大职工的聪明才智与辛劳汗水，无论它承载于何种形式的载体上，它自身特点具备企业无形财产的属性，是企业用金钱难以买到的无价之宝。企业档案工作要坚持以科学发展观重要思想为指导，实事求是地做好企业档案工作，使档案信息资源真正服务于企业，促进企业发展，以档案工作的“有为”树起在现代企业管理中的“有位”。

2 规划、设计档案工作发展战略

2.1 优化档案工作环境

包括硬环境和软环境，建立吸纳人才的环境机制。比如，较为优越的工作环境、生活环境、发展环境等。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，提高工作效率。将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享，同时可以给管理人员、职能部门带来显而易见的效果和收益。

2.1.1 档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

2.1.2 检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

2.2 创新观念

靠工作的影响力树立档案工作的社会形象，让档案工作从不被人注意的角落跳出来，找准自身在企业发展中的定位，最大限度地发挥自身的影响力。现代企业的基本特征是产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学，档案工作作为企业管理的一部分，其发展方向必须与企业发展主流相一致。因此，要求档案工作需要用科学发展观的思想，大兴求真务实之风，大力弘扬求真务实精神，始终保持昂扬向上、奋发有为的精神状态，团结一致、真抓实干、争创一流业绩。目前，档案的知识管理与档案的实体管理、信息管理是并存的，但建立以用户满意为中心的档案知识服务体系是未来发展的大势所趋。作为企业档案工作者，我们必须从传统的服务型模式中跳出来，建立“一切为用户考虑、一切让用户满意”的服务意识，并积极探索以知识型人才为主的档案知识服务。

3 结语

总而言之，企业档案管理工作是基础工作，它不是生产、管理以及经济建设的“前线”，但是它是各项工作的全部。通过档案可以借鉴历史，总结经验教训，明示未来的发展方向，为各项发展提供基础支持，档案工作的创新管理、思路开阔、主动服务，不断提高档案管理效益，使档案信息服务对构建和谐社会、和谐企业有着不可替代的作用。在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，档案工作发生了深刻的变化，档案信息化应运而生，他是档案事业实现跨越式发展千载难逢的机遇，也是关系到档案工作生死存亡的严峻挑战，我们档案工作者必须以全新的视野、全局的观念和发展的战略，抓住机遇、迎接挑战，档案事业的发展前景一定光辉灿烂！