关于供热企业档案信息化管理问题的思考

张增堂

摘 要：本文立足于供热企业档案管理工作实际，对于信息化时代和市场经济背景下的供热企业档案管理工作进行了思考，指出了供热企业档案管理工作中存在的现状落差大、基础工作不扎实、服务效能不高等实际问题，提供了强化供热企业档案管理，打牢供热企业档案管理基础，提高供热企业档案服务效能等措施，希望能够提高供热企业档案管理水平有所帮助，更有力地促进供热企业档案管理工作在新阶段取得深入地、广泛地发展。

关键词：供热企业；档案管理；基础；信息化；服务效能

1、前言

供热企业档案事关企业经营范围、管理核心、服务质量，对于改善供热质量，优化局面居住环境，维护相关主体的经济利益有着重要的作用。由于供热企业的规模化经营时间还不长，传统条块分割式的管理还有大量地遗存，导致供热企业档案工作出现基础信息不足，信息化程度不足和服务效能低下等实际问题，这不利于供热企业取得经济化运营的绩效，也不利于热力用户和单位利益的保障，并且在一定条件下会产生矛盾，给供热企业带来社会信誉、经济效益方面的损失。新时期，应该在供热企业档案管理工作的基础上抓起，形成对供热企业档案信息化的全面提升，在有效提高供热企业档案服务效能的基础上，打造新时期更适于供热企业档案管理的工作体系，实现为供热企业发展做出基础性、支持性和管理性的贡献。

2、供热企业档案管理现状

2.1供热企业档案管理实际的问题

当前供热企业档案管理工作存在着现实与信息化需要差距巨大的具体问题，一方面，供热企业档案管理的水平不高难于做到对信息化的支持，很多供热企业的收费凭据、缴费清单还利用手工记录的方式，这很容易形成基础单据的污损、丢失、涂改和消灭，这在一定程度上使得供热企业的经营和建设受到很大制约。另一方面很多供热企业脱胎于计划经济时期的房管单位，由于区域间房管单位的规程存在细节上的问题，这会造成供热档案出现种种问题，特别是在房管单位隶属频繁变更、管理机制反复调整、经费长期得不到落实的背景下，大量的供热信息得不到收集和整理，很容易造成供热企业档案基础性不牢。

2.2抓好供热企业档案管理的信息化工作

供热企业档案设计民生，需要加以高度地重视，在新时期，要以信息化为手段推进供热企业档案管理基础工作的提升。供热企业档案要针对原始依据进行快速而准确地数字化，使其适应信息时代的需要，在准确确定权属，大小，类别的基础上，实现面对公众的供热企业档案信息公开化，更好地促进供热企业档案管理信息化的实现。

3、供热企业档案管理基础工作

3.1供热企业档案管理基础工作存在的问题

供热企业档案管理基础方面存在规范程度不高和相关平台搭建过慢的问题，这会导致供热企业档案管理没有牢固的基础，不能给供热企业档案管理工作一个全新而扎实的支持，严重影响供热企业档案管理功能的发挥。

3.2打牢供热企业档案管理的工作基础

一方面，要实行供热企业档案管理的规范化和标准化，研究制定出供热企业档案的分类办法、编号方案、管理规定，在保证档案收集完整的情况下，对原有档案进行集中整理，对今后形成的档案进行规范化整理。另一方面要建立档案信息数据平台，实现对全业供热信息进行全文检索，便于公众对供热企业经营和管理的监督。

4、供热企业档案管理的服务效能

4.1供热企业档案管理服务效能偏低

当前供热企业档案管理的服务职能还没有得到发挥，极个别的供热企业的档案工作还存在该开发而未开发、该开放而未开放的实际问题，根据多年的经验，没有服务意识是当前供热企业档案管理工作的主要短板，这会严重影响供热企业档案管理的服务功能，甚至对供热企业的本身管理造成影响，并难于维护好热力消费者和公众的合法权益。

4.2提高供热企业档案管理的服务效能

一是，促进供热企业的有效管理，供热档案是供热管理、设备设施维修养护、更新改造中必不可少的重要依据。现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多，越来越复杂，这些工程一旦发生故障，通过档案信息系统直接实现实时网络全文检索，可有效提高物业维修、养护工作效率，省时省力并减少对住户的影响。二是，维护热力消费者的合法权益，供热企业要完整管理好物业供热档案对于维护企业和热力消费者的合法权益，避免不必要的损失和矛盾纠纷将起到重要作用。一方面，对热力消费者的档案信息和缴费信息进行管理，保证各类信息的全面、真实，避免因物业供热企业管理人员因人为疏忽造成缴费收据保留不全、重缴漏缴等事件的发生。另一方面，对业主需要的物业供热维修服务提供准确图纸，可以最大限度地节约维修成本、避免对热力消费者居住环境造成较大损失。

5、结语

综上所述，供热企业档案管理工作千头万绪，涉及的环节、部门和主体纷繁复杂，如果不能立足于实际，抓紧实现供热企业档案管理信息化，那么很容易出现供热企业档案管理效能的降低，进而出现供热企业经济效益的下滑和社会定位的降低。应该利用供热企业档案管理工作对整个企业管理的促进作用，在做好热力消费者信息管理的基础上，形成对热力消费者的权益维护，做到既能主动维护社会祥和安定，又能确保供热企业经济利益，还能体现消费者意愿维护等综合目标。

参考文献：

[1]黄嘉忆.论企业档案信息化建设的机遇与挑战[J].现代商贸工业.2009（15）

[2]胡淑珍.试论企业档案信息化建设工作的重点[J].才智. 2009（21）endprint