企业物资供应中的合同管理探讨

朱涛/中石化管道储运公司湛江输油处

企业物资供应中的合同管理探讨

朱涛/中石化管道储运公司湛江输油处

央企作为我国国有经济的重要的组成部分，它的发展直接关系到国家经济整体的发展。在市场经济激烈竞争的环境下，要想取得长远的发展，必须从企业的各个方面做好管理，物资供应中的企业合同管理就是其中之一。

物资供应；企业合同；合同管理；探讨

物资供应是企业正常运行的保证，但是为了能够在市场中更有优势，必须优化各个方面的管理，尤其是物资供应中的企业合同管理。因为合同管理的好坏直接关系到企业经营的优劣。只有采取有效的措施来管理合同，才能有可能减少因为合同产生的纠纷，避免浪费不必要的人力物力。接下来，笔者就物资供应中的企业合同管理进行研究。

一、物资供应中的企业合同管理现状

虽然物资供应中的企业合同管理非常的重要，但是不可否认，在这方面的管理不尽如人意，还存在着很多问题，当然近些年来，领导管理层已经意识到了这个问题的重要的性，并且在不断的改进管理办法，取得了一些成效，但是物资供应中的企业合同管理出现的问题，并不能够马上解决，因此就目前的物资供应中的企业合同管理来说，依然存在着很多问题，笔者总结如下：

1.资信审查程序。鉴定的合同能够生效的一个关键前提就是双方必须都是合同主体，但是企业没有严格按照这个规定，尤其是在对外交往中，对方有时并不是合同主体鉴定合同，而是其下属的公司，但是却没有提出任何异议，这样就为后期双方执行合同时带来很多麻烦，所以与外企业鉴定合同时一定要详细的审查对方的资信情况，是否具有签约的能力等。

2.合同管理人才储备。合同管理一项要求很严格的管理，合同管理人才不仅要熟悉合同管理的相关法律法规，还要了解合同管理所涉及的所有内容。但是，因为企业对合同管理人才重视程度不够，因此在人才储备这方面远远不足，也没有加大培养的力度。我国对外开放的程度越来越深入，在与国家企业进行交往时，如果没有充足的合同管理人员，很难在谈判中获得上风，在具体鉴定合同时也很难找出合同纰漏，这会给企业带来很大的损失。

3.合同履行监管。这主要体现在以下几个方面：第一，企业鉴定合同之后，有时为了双方的利益有变更合同的情况，如果出现这种情况，合同的管理人员应该把有关的证据资料全部都整理保存起来，这样在变更时才不会被对双牵着走。但是，就是因为某些管理人员并不细心，没有很好的保存原始资料，使得很多的资料在关键时刻发挥不了作用；第二，在合同履行时，并没有相关管理人员进行合同过程控制，监管不到位，不能充分利用合同中的条款来监督产品的质量，尤其是一些管理人员并没有认真的研究合同，合同中规定的内容也不清楚，这就使得对方出现质量或者其他问题时，根本不能及时有效的采取措施，这对企业的发展非常不利。

4.企业法律顾问。企业在发展的过程中，必然会遇到很多的法律纠纷，为了尽可能的减少这种纠纷的发生，企业的法律顾问在合同签订、履行、纠纷过程中扮演着很重要的角色，企业的法律顾问应该与合同管理人员放在同等重要的位置上进行培养或者引进。现在企业管理人员在不出现问题时从来意识不到法律顾问和合同管理人员的重要性，等到出现问题时，又没有可以真正利用的人才，使企业陷入尴尬的境地。在企业中，有一点非常的明显，那就是无论是高层领导还是底层员工都缺乏必要的风险意识，都不太熟悉相关的法律知识。

5.信息化技术下，对合同管理的创新不足。尽管近年来企业在合同的信息化管理方面有了长足进步，但其功能仍有待于进一步完善。其中主要问题就是，在合同履行阶段相关信息不完备。例如，物资供应的现场用户无法查询合同文本内容，并且无法识别合同是否违约；企业CMIS中没有完成抽取EDW数据库货款信息，自动完成合同闭环管理的功能。

二、物资供应合同管理的优化措施

1.健全企业法律事务机构。解决合同管理问题的重点就是健全企业法律事务机构。近些年来，江汉油田在法律事务工作的组织体系建设方面作了大量工作，组织机构上已基本满足当前企业合同管理的需要。但在高素质合同管理员方面仍需加强，为此，可以定期开展合同管理员培训、定期业务交流等，使合同管理者能学习到先进的合同管理经验提高业务水平。随着我们企业在国内外市场竞争中的机会越来越多，对企业内部复合型合同管理人才的培养已成当务之急。

2.完善合同管理制度。我们企业高度重视合同管理制度建设，如今，已经形成了一套相对科学的合同管理制度。但在合同的履行监管方面仍需要强调，其中，重要的是违约合同索赔管理制度还需完善。在合同违约索赔过程中必须规范索赔流程操作，堵塞管理漏洞。

3.推进合同信息化管理。2007年，江汉油田开发了法律事务管理信息系统，其中就涵盖了合同管理模块。这样就实现了从合同草拟、生效直至失效全过程的信息化管理。合同信息化管理主要具备合同流转、合同统计分析、合同归档查询等功能，实用强且机动灵活、操作便捷。通过CMIS系统的应用，企业实现了合同的闭环管理，使用户可随时查询合同条款内容及相关索赔信息维护。成为信息社会合同管理的必备。然而，这仅仅是做到了信息化管理的初步，合同签订后并非一成不变，在其履行的过程中，经常会出现合同更改的情况。因而，我们更需重视合同的动态管理，合同履行中的变化，须由合同主办部门及时向合同主管部门反馈信息，以确保主管部门对合同履行的监督和结算管理。

4.加强各部门机构沟通协调。鉴于物资采购部门与总部法律事务部在合同管理的信息交流中存在时间差的问题，企业应该在物资采购过程中强化两部门间的协调沟通，建立风险控制机制。定期对合同管理业务做专业检查，堵塞合同管理漏洞。

三、结语

综上所述，我们知道国家重点企业加强物资供应中的企业合同管理是非常重要的，它直接的影响到企业的经济效益。我们发现，企业之所以在物资供应中对企业合同管理不重视，主要就是因为管理人员的意识淡薄，相信随着对外经济的发展，管理人员一定加强物资供应中的企业合同管理。

[1]吴昀：规范化合同管理与企业稳步发展的关系[J].中小企业管理与科技（上旬刊）。2010（02）

[2]范翠平：企业合同管理必须强化风险意识[J].山西大同大学学报（社会科学版）。2008（02）

[3]谭亚明：企业合同管理中的常见问题与对策 [J].江汉石油职工大学学报。2010 （06）