对提升高校二级学院办公室工作效率的探析

曾园园

（北京理工大学珠海学院 广东珠海 519088）

对提升高校二级学院办公室工作效率的探析

曾园园

（北京理工大学珠海学院 广东珠海 519088）

我国高等学校普遍采用的是校、院、教研室三级管理体制,院级组织作为基层教学管理单位。这也意味着高校二级办公室工作在科研与教学中的地位愈加突出。如何科学的发挥其联系内外、协调左右的工作职能，更好的促进学校的发展是一个不容小觑的问题。因此，正确认识工作人员需要具备的基本素质和二级学院办公室工作职能，全面分析办公室工作特点及其重要性，提高工作效率，优化办公室管理结构，解决好办公室中的主要矛盾和问题，更好的服务学院教学与科研，是值得我们研究与深思的重要课题。

学院办公室：素质；基本要求

随着高等教育的蓬勃发展，许多高校设立校、院、教研室二级教育管理制度，而同时，二级学院办公室的综合协调、承上启下和后勤服务工作的作用日益明显。同时它还处于连接领导和职工、协调各部门的枢纽地位，承担着对外交往、上传下达等工作。二级学院办公室的管理效能的高低直接反映了整体学校的形象与执行力。但是，现存的二级办公室体制存在着很大的问题，这就要求了它的工作效率必须快速跟进，与二级学院同步发展。

一、高校二级学院工作室的重要地位

高校二级学院办公室是二级学院的综合行政管理部门和中心枢纽，也是担任学院日常事务管理的部门。它接受上级相关部门的业务指导，使教师与学生、学院与学院、学校与学院之间紧密相连，进行着学院的科研、社会服务、教学等方面的服务、协调、管理和组织等工作，落实贯彻上级领导的指示，是整个学校有序运转的力量源泉及良好运作的不竭动力。

二、高校二级学院办公室管理面临的挑战

(一)高校二级学院办公室工作管理理念有待转变

在高等学校中，大家的眼光主要集中在科研工作，教学成果，招生就业和学科建设。很多人对二级办公室的工作认识存在偏差和误解，不关注不重视办公室工作。他们认为二级学院办公室中的工作谁都可以干，没有技术含量和前途。由于在思想上和行为上轻视办公室工作，所以些许工作人员不安心工作，想调到科研或教学岗位。

(二)高校二级学院办公室人员素质不高，不重视业务学习。

现在，很多二级学院办公室的工作人员学历和素质修养高低不齐，平时工作缺乏管理意识，仅仅限于常规的事务。有的工作人员不能熟练的操作计算机，适应不了现代化办公。一方面，二级学院办公室工作人员缺乏培训和学习的机会，导致各方面和高校管理的标准形成了很大的距离。这使得他们业务素质不熟练、不过硬，不能有效的提高办事效率，也就无法更好的服务师生。

(三)高校二级学院办公室缺乏必要的激励和竞争机制，人员积极性不高。

二级学院办作为学院的枢纽，办公室人员压力自然很大。一方面高等院校的大量扩招加大了办公室的工作量。上世纪80年代初，高等教育的毛入学率低于3%，但到2006年时，我国高等教育的招生规模由800万人增长到2500万人，这大大增加了二级学院的后勤管理、科研和教学管理等日常管理工作。另一方面，二级办公室工作性质繁琐。全校有关部门下达任务的终端为二级学院办公室，这要求了信息的初端要及时的保量的保质的传达。同时，二级学院办公室是学院的形象门面，每位工作人员都要时时刻刻注意自己的形象，给对方留下良好的印象。这都增加了工作压力。在这种压力下，办公室工作人员的工作热情很难被调动，同时，高校二级学院办公室没有建立相应的激励和竞争机制，大多人对自己的工作抱着“无过便是功”的态度，存在“重办事、轻参谋”的想法，在对待学院领导和职能部门交代的工作上，普遍被动应付、得过且过，消极的对待工作。同时，收入低，论文少，职称评不上等问题。

(四)管理制度不够完善

当前，高校二级学院办公室并没有建立针对办公室各个岗位、各个人员的工作制度，制度往往是一般性制度，无法对具体的工作过程起到约束作用。不健全的制度埋下了办公室工作人员“偷奸耍滑”的隐患，使得办公室工作人员在很多工作上敷衍了事，不能认真对待工作。

(五)管理方法、管理手段陈旧

当前很多高校二级学院办公室工作人员在工作中仍然以传统的手工操作为主，这种管理手段在高校师生人数不断增加的形势下面临着严峻的挑战，无法适应高强度的管理工作，使得管理效率较低。同时，传统的管理方法不注重民主管理，不注重自主管理，制约了管理水平的提高。

三、提高二级学院办公室工作效率的策略

(一)树立正确的管理理念

针对二级学院办公室管理，我们要树立以人为本的管理理念。以人为本的管理理念是在管理活动中必须一直坚持一切从人出发，达到激发和充分调动人的创造性和积极性的目的，从而不断提高效能和促进人的全面发展。所以，高校的二级学院办公室的工作人员的管理效果由管理观念决定。所以，在各项工作的进行过程中，工作人员必须坚持以人为本，为师生提供真诚的服务。

(二)加强素质提高，重视业务学习

为了完成二级学院办公室的工作目标，需要不断提高工作人员的综合素质，例如交际能力，管理能力，合作能力等。要开展各种形式的培训，鼓励办公室人员积极主动的参与其中，提高各项工作需要的专业技能，提升整体工作能力。处理常规性事务时，有些能够独立完成，但有些要协作完成。所以沟通和团队合作能力很重要。同时，要重视他们的业务学习，让他们掌握最新的业务知识，能够熟练的处理各种业务。

(三)建立合理的竞争、激励机制，增加办公室人员的工作积极性

考虑到办公室工作人员收入较低、工作较重的情况，应该建立一定程度的激励机制，比如绩效奖励和薪酬拔高等激励机制，对于在工作岗位上有特殊表现的工作人员，要给予适当的物质奖励，激发他们努力工作的积极性，或者采用升职激励。此外，还要建立合理的竞争机制，采用竞争上岗等方式，在二级学院办公室内部形成良性竞争氛围，激发办公室人员的工作斗志，让他们在各自的岗位上创优争先。

(四)完善管理制度，使管理规范化、系统化

为了提高二级学院办公室工作人员的工作效率，必须要对现有的管理制度进行完善，要查漏补缺。要建立一套能够对各岗位工作人员进行约束，能够有效指导各岗位工作人员工作的制度，建立一套能够对办公室工作人员进行优奖差惩的制度，提高各岗位人员的工作积极性。只有这样，才能进一步规范办公室工作人员的行为，才能实现系统化和规划范的管理。

(五)创新管理方法、更新管理手段，全面提升工作效率

在管理方法上可以采用先进的目标管理方式，和传统的管理方式相比较，目标管理要侧重于个体的自主能力。学院的工作开展在政策的引导下，要根据自身发展的实际情况进行。要采取共同参与的形式，使学院领导和工作人员形成一致意见。提倡积极民主的参与决策。发挥各异的主观能动性，建立目标管理体制，结合个体目标和集体目标，促进二级学院办公室素质顺利完成。在管理手段上，要采用现代化信息技术，要实现二级学院办公自动化管理，提升管理效率，实现信息的畅通沟通。

四、结语

随着时代的发展，高校的改革和扩招也在不断进步，高校二级办公室工作也在处于机遇和挑战中。我们必须不断开拓创新，不怕艰难困苦，才能为高校二级学院的发展创造一个良好的、和谐的环境。

[1]李丹,田志松.新时期加强和改进高校学院办公室工作的探索和实践[J].管理和财富,2008(11).

[2]王频.新形势下高校办公室工作的思考[J].沿海企事业与科技,2009(04).

[3]邵连.如何提高高校二级学院办公室管理成效[J].考试周刊,2011(67).

Promote office work efficiency in two upgrade college

Zeng Yuan-yuan

(Zhuhai College of Beijing Institute of Technology, Zhuhai Guangdong,519088, China)

generally adopted by China in higher school is school, college, Department three level management system, hospital level organization as the basic teaching management unit. This also means that the two class status of office work in Colleges and universities in scientific research and teaching in the increasingly prominent. How scientific work functions of the outside contact, coordination, promote the school development is a big problem. Therefore, the correct understanding of the functions of office work basic qualities of the staff required and two college level, a comprehensive analysis of characteristics of office work and its importance, improve the work efficiency, optimize the structure of office management, solve the main contradictions and problems in the teaching and Research Office, better service college, is an important topic worthy of our research and thinking.

college office: quality; the basic requirements

C931.4

A

1000-9795（2014）06-0464-01

［责任编辑：陈怀民］

2014-03-11

曾园园（1982-），女，湖南邵阳人，职称： 初级，从事高教研究。