浅述档案工作过程中成果地质资料制作及验收的注意事项

朱桂平　费才林

摘 要：成果地质资料是国家和单位投入大量的人力、物力、财力所获取的成果性资料，对今后国家能源发展起着至关重要的作用，如何妥善保管好这些资料责任重大。笔者从成果地质资料的制作和验收两个重要环节分述注意事项，以提高档案工作效率和更好的保管利用。

关键词：成果地质资料；制作；验收；注意事项

Abstract：The results of geological data collection acceptance come from the country and the unit into a lot of human， material and financial resources，which are the obtained results data. They Play a vital role in energy development of our country In the future， so how to take good care of these materials is responsible. The two important links in production and acceptance of the results of geological data of the matters need attention， in order to improve the work efficiency and better storage utilization.

Key words：Results of Geological Data Collection Acceptance； make； check； matters needing attention

0 引言

新一轮地质找矿工作开展以来，各地勘单位逐渐重视成果地质资料的管理及应用。国土资源部也根据日益普及的数字化格式要求，相继出台了一系列原始、成果地质资料著录、汇交的格式要求。笔者根据实际工作经验和单位档案工作开展的实际情况，为提高工作效率，保障归档资料质量，粗浅地总结了档案工作过程中成果地质资料制作及验收过程中的注意事项。

1 成果地质资料的分类

成果地质资料是各类地质工作与科学研究项目完成时，按相应技术规范和项目设计要求，以文字、图、表、多媒体、数据库和软件等形式提供的反映工作成果的一整套科技文件材料。包括项目完成野外施工后形成的年度总结报告、各阶段的勘查报告、储量计算报告及科研报告等。根据内容和形式的不同，成果地质资料分为以下八类：正文类、审批类、附图类、附表类、附件类、数据库和软件类、多媒体类和其他类。

在制作成果地质资料前应严格按照汇交格式要求对正文、审批、附图、附表、附件及其他资料进行分类，保证地质资料的完整、齐全性。

2 制作过程中的注意事项

2.1 各地勘单位在开展成果地质资料制作前，应由专门从事资料汇交工作的档案人员对单位从事地勘工作的兼职档案人员进行内部培训，统一格式。单位内部的文档处理、制图软件版本、字体库及系统库应统一，避免在检查验收及交接工作过程中因版本不一等出现错误。

2.2 为避免重复工作，在成果地质资料生成后，如有小的改动，可将改动后的文档直接拷贝到相应的“源电子文件”和“存档电子文件”文件夹下替换即可。

2.3 成果地质报告应在扉页和目录间有摘要，字数在400字内。

2.4 地质人员在成果图件制作过程中应注意，图例与图幅中的要素需一一对应，图幅中的地质要素在图例中应有标示，图例要与图幅要素吻合，不允许错、漏、多等现象。

2.5 在附图文件中，源电子文件和存档电子文件的文件名要一致，否则在成果资料制作过程中会出错，影响制作进度。

2.6 以扫描方式形成的文件，扫描时要去除暗边，其栅格图形文件应插入到文本文件中，不得以栅格图形文件的形式形成电子文件。

2.7 审批类电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为文件题名；无审批文号的，以审批机构简称和审批形式作为文件题名；排序以审批的时间按由新到老的顺序排列。

2.8数字填图数据库资料在制作过程中严格按照数字填图系统自动生成的电子文件格式要求，文件的命名、属性结构不能更改。

2.9数据库汇交时必须汇交所有的数据文件及数据，包括浏览或运行这些文件所必须的系统库、字库等相关文件，文件要以独立文件夹的形式存放在“源电子文件”夹下，并在电子文件登记表中给予说明。

能输出图形的数据库，汇交内容包括生成的栅格图像及生成该图像的矢量数据。其栅格图像文件名的编制与生成该图像的矢量数据存放的目录名应一致。

2.10 软件类汇交内容包括最终形成的软件系统的安装程序和源代码，如有测试数据，则测试数据必须一并汇交。

2.11 所有的成果地质资料电子文档在检查核对之后再进行打印装订，避免出现电子文件与纸质资料内容不一致。

2.12 项目实施单位应在野外地质工作结束之后，汇交成果地质资料之前，将实物地质资料目录清单（包括纸质和电子版）由单位档案部门报送国家和省级馆藏机构，审核后方可汇交成果地质资料。

3 检查验收过程中的注意事项

3.1 因成果地质资料汇交格式要求为试行，制作人及汇交人应随时关注汇交格式要求的最新动态，以免做无用功。

3.2 检查存档电子文件时，需要注意PDF格式的存档电子文件是否缺少书签或书签级别与源文件目录级别不一致，书签是否能正确索引。

3.3 检查成果地质报告的插图、附图是否清晰，分辨率是否达标。

3.4 检查插图、插照、插表、图版是否覆盖其他信息，不得采用超链接的方式链接其它软件制作的文件。所有图片、照片、表格、图版等在电子文件中的显示方向是否都向上。

3.5 在检查验收时应特别注意制作人是否将制图软件的系统库和字库存放在“源电子文件”夹下。

3.6 核查提交的资料盖章是否齐全，签字是否遗漏。

3.7 电子文档要检查是否能正常浏览和使用；是否带有计算机病毒。

3.8 档案管理人员应严格按照汇交格式要求对纸张、印刷、装订、电子文档等内容进行检查验收。如为了更持久保存，不允许用装订机装订，可用白乳胶粘贴。

3.9 档案管理人员应根据规定要求检查资料的齐全完整性，包括汇交的范围、份数，勘查许可证及项目实施单位的勘查资质证书等。

3.10 根据检查验收情况，填写成果地质资料检查意见，并返回制作人整改后由档案部门验收并出具验收意见。

4 结语

把好成果地质资料的制作、验收关，对地勘单位地质档案资料的管理及利用工作有较好的促进作用，也为地勘单位节省了人力、物力、财力的支出。

参考文献

[1] 杨柳. 成果地质资料汇交工作的探讨[J].吉林地质，2012，31（1）.

[2] 郑芳，张小兰. 电子文档汇交工作存在的问题及应对处理[J].资源环境与工程， 2010，24（1）.

作者简介

朱桂平（1987-），女，档案专业助理馆员，主要从事档案管理工作。endprint