试谈机关文件档案的计算机管理

黄庆容

摘 要：机关文件和档案管理技术的历程，不仅记录着机关文件和档案信息规范化、标准化、系统化管理，而且反映出机关档案管理和档案信息化开发的进步。根据计算机技术在机关文件和档案归档管理中应用的环节、功能及运作的不同。

关键词：机关文件；计算机；档案管理

试论文档一体化计算机管理在档案现代化管理中的作用，探索适合本单位自身实际的文件档案管理模式，实行文书文件和档案归档一体化计算机管理，能有效地加快档案管理现代化模式的步伐，符合文书和档案管理的实际需要。本文想就此问题谈点初步意见和看法。

随着信息技术和网络技术的发展，办公自动化已进入机关公务活动。信息载体和数据处理是传统机关文件管理工作中的两大要素，而计算机是信息载体和数据处理实现飞越不可缺少的工具。特别是通过信息网络实现政务公开，使机关工作走向信息化、数字化。传统的手写纸质文件被高效、快捷的办公自动化方式取代。各种文件、档案、数据都以数字形式存储于服务器中，可供计算机检索档案索引目录快速查询、即用即调。在信息速度飞快提高的环境中，通过办公自动化网络的逐步发展和完善，进一步提高机关档案管理水平和管理效能。下面笔者就部分机关文件的计算机管理谈几点看法。

1 人工管理文件存在的弊端

多年来，局机关系统文件管理工作经过不断的探索和研究，已逐渐形成了一整套的管理模式，但大部分直属单位文件管理工作还停留在人工管理阶段。而人工管理文件存在着以下弊端：

一是，文件的使用时效性差。有些文件，特别是上级部门的文件，份数很少，基本上都是1份，因此，当多个领导或多个部门同时查阅时，只能等候依次查阅，而由于查阅过程中，如有急用此文件的，那也只能排序等候，造成文件的使用率低和工作效率低，无法实现文件共享和高效率运作；二是，管理使用手续繁琐。每份文件在重复利用时，都要进行手工借阅登记，管理工序多，增加不必要的重复工作。三是，存储文件时，要把文件分门别类的分别存放，如果在查阅条件具备不完全的情况下，要一一查找，使每一次查找文件都要花费许多的时间。最后，归档工序繁琐、复杂。机关直机单位形成的文件资料每年要进行收集、整理、归档，由于使用原始方法对文件材料进行整理分类，添加了许多重复的工作环节。

2 实现文件管理计算机化的必要性

实现文件管理计算机化现在无论在理论上还是在实践上都是可行的。

（一）在机关各处室与处室之间，处室与直属之间几乎都有自己的不同域网，它们的建成为实现文件管理计算机化提供了大前提。只有微机实行网络化，才能更好地实现信息资源的共享。机关局域网的存在，相当于在各处室之间铺设了一条信息高速公路，通过它可以便捷的浏览到各处室的信息资源，大家共享使用，这就为文件管理计算机化提供了硬件上的保证。

（二）硬件与软件的具备，是实现文件管理计算机化的基础。现在机关或直属单位领导、工作人员人手1台计算机，都已具备了一定计算机应用操作能力的情况下，文件管理计算机化更是一件方便、快捷可行的方法。

3 机关文件管理系统的功能。

为了解决上述弊端和加速机关文件管理计算机化的进程，笔者认为，机关公文信息管理系统还应具备以下几项功能：

（一）公文浏览：此功能用于文件的收发登载，经领导批阅后，可公开传阅的文件，办文人员把收发文标题、文号、签发人或内容等输入计算机。按权限等级进行技术处理后，获得传阅权限的处室或直属单位就可在自己处室的计算机上点击此功能查阅上级、平级和下级文件。

（二）电子邮件：此功能用于用户传输文件、传阅文件与发送文件。用户进入电子邮件功能后，子目录呈现4个功能键。

1、收件箱：此功能可接收各处室或上下级部门来文，（获得传阅权限的部门只能有一台终端机接收上级或外部门来件）。这项功能下又包括来收发文、签收、登记、审核、催办、拟办、批办、承办等不同形式的子目录。

2、发件箱：此功能具有对各处室或对上下级部门及其它部门拟草文件、审核、签发、复核、登记等其它不同形式的资料的单独发送或群组发送的用途。可设置成为高级选项。如设留言板、回执查看与否、保密级别、隐藏用户、日程安排等选项。

3、会议日程表：此功能设有网上会签文件、网上会议、固定时间单发或群发邮件、预约等待、日程安排浏览等功能。

4、待办：此功能有如一个小公文包，如起草的公文、网上会议内容、待办事宜等都可打包放进（此项功能本单位可设为密码查阅，也可设为单独与有关部门联系的小组讨论模式）。

（三）档案库：此功能可将内部与上下级或同级部门的来文分门别类进行处理，同时可以设置阅览权限，即档案申请借阅功能和归档提示等功能。打开此目录下设6个子目录。

1、文件归档：此功能用于把年终所有的文件在文件归档目录里进行归档处理。具备自动生成归档目录等的功能。

2、公共信息：此功能设置有案卷目录和卷内目录查阅卷，只设浏览功能，不是本部门的终端机无修改或删除功能。并设有功能使用介绍等内容。

3、查档申请借阅单：此目录必须及时将上下级或同级部门的来文分门别类进行处理入库，以备查阅。对档案查阅用密码设置为安全包。密码输入出现3次错误，即返回主菜单，可以拒绝查阅，同时服务器发出预警。

4、所有查档借阅单：包括每天、每个级别文件的查阅次数、某些文件已归档或尚无归档记录、错误密码输入的次数等。

5、管理级别：用于部门和个人权限管理。其中部门权限管理功能只有本部门的最高权限即终端机的使用者依次输入密码才能使用。个人权限使用者只能修改自己的管理口令。

6、系统管理：用于本系统的正常维护。它包括数据备份、文件下载、打印、汇总、系统初始化等功能。

4 实行机关文件管理计算机化的优越性endprint

（一）促使文件管理工作更加规范化

实行科学化管理的一个关键问题是数据的规范化和标准化。而这一环节的完成。是以管理工作规范化为前提的。如果没有一个规范化的管理，管理实现计算机化就成了一纸空谈。相反，实现科学化管理会对管理工作起到约束作用，避免在管理工作中出现的随意性，促使文件管理工作更加规范化、标准化、制度化管理。

（二）实现了信息共享，提高了文件的查借阅效率

文件的内容存放于机关之间的服务器内，通过网络，每个授权阅读部门都有一份文件，阅读时不再受传阅速度的限制，更不会产生阅读排队的问题。达到了一次输入，多次使用；一家输入，多家使用；分散输入，综合利用的使用要求，从而大大提高了文件的查借阅效率。

（三）存贮手段高级，查询速度快，手段简捷

所有文件内容都是以文件方式存放于光盘上，一方面减少了存贮空间。另一方面也为文件检索提供了方便安全条件。查借阅文件不需到本单位档案部门索取，只需在计算机上输入要查阅文件的关键字就可以看到原始文件了。原来需要半个多小时才能找到的文件，现在只要几秒钟就能调出需要查阅的文件。

（四）减少管理步骤，提高管理工作效率

5 档案信息的安全性

明确和规定文件、档案部门及电子文件生成流转部门的职责及权限，可以有效地保证电子文件的安全性。

权限设置的必要性。档案部门只有充分了解系统中生成的电子文件数据、流转部门、从生成到流转再到归档的时间及操作者，才能确保电子文件的安全。

权限设置的具体规定。系统应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限，并对收文、发文、文件归档各个程序、各个工作环节的责任人及权限进行设置。

这些规定可以明确各方责任、权限，便于操作和执行的安全性。

实现文件计算机化管理以后，原来的文件传借阅手续、借还文件的登记手续、文件归档的分类及封皮的制作手续全部省去，全部工序由计算机来完成。实现了形成文件登记、查询、立卷、调阅、全文信息一体化管理。这不仅使管理工作更加标准化、规范化、制度化，同时还大大提高了文件归档、档案管理的工作效率。 机关公文管理的计算机化还只是处于初级阶段，随着政府的政务公开、网上办事大厅的逐步发展，机关文件档案管理系统、办公自动化系统还需要进一步提高和完善。它的使用无疑使机关的文件档案管理工作向着科学化的方向迈进了一步。

6 结束语

建立了一套较为完善的计算机管理体系，其档案管理的创新性、科学性、规范性，对于构建现代化档案管理模式具有重要的参考价值和借鉴意义。

参考文献

1.谈如何利用信息技术进一步实现高效档案管理 黄颖 广东档案 2014

2.建设数字档案室，推进档案信息资源整合利用 省委办公厅 广东档案 2014

3、纸质档案保护的现状与对策 方岩雄 广东省档案 2013

4、电子档案前端管理模式探索 王建国 中国档案 2013

5.电子计算机在会计档案管理中的运用 刍议 广东档案 2009

6.关于优化计算机辅助档案管理系统的若干思考 张品芳 广东档案2009endprint