浅谈学籍档案的管理

摘 要：学籍档案是指学校在招生录取、教学活动、学籍管理、毕业生就业等方面形成原始资料，是具有保存或参考价值的档案资料，是从事教育教学活动、学校管理、教育督导评估必不可少的资料。本文就学籍档案管理现状分析及如何做好学籍档案管理工作谈些看法。

关键词：学籍档案；档案管理；信息化

学籍档案是学生从入校到毕业全部学习情况的真实记录，伴随着人才流动领域的不断扩大，学籍档案的利用率越来越高。档案管理工作是衡量中职学校教育质量和管理水平的一个重要标志，而学籍档案管理工作更是中职学校档案管理的重要组成部分。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范中职学校的教学秩序、提高教育教学质量有着巨大的促进作用。本文围绕中职学校的学籍档案管理现状，对目前如何加强中职学校学籍档案管理工作进行探讨。

1 建立系统完整的中职学生学籍档案

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的记录，是指学校在招生录取、教学活动、学籍管理、毕业生就业等方面形成原始资料，是具有保存与利用价值的文件和电子材料。

中职学校学籍档案主要包括：

⒈招生计划、新生花名册等；该部分档案资料需规范填写且准确误，尤其是新生花名册的填写应先由学生本人填写后，由学生处负责核对，学生姓名有同音不同字的现象时，要与身份证、户口本等资料填写一致，以免给日后技能证及毕业证发放造成不必要的麻烦。

⒉在校学生花名册，新生登记表，学生学籍表、考试成绩表，学生学籍变更（休学、转学、退学等）的材料；该部分档案资料平时由各教学班负责落实填写，学期末学生处核对无误后再交档案部门保管。

⒊学生职业技能培训参训情况和所获证书统计。

⒋各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；该部分档案资料应包括社会实践活动材料及总结。

⒌学生奖惩材料：获奖、评优。

⒍毕业证书办理和发放。

2 中职学校学籍档案管理存在的主要问题

随着社会发展对技能人才需求的多样化，中职学校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查阅利用信息，同时，学籍档案因其原始真实性、周期系统性、多样复杂性，而形成一个庞大的“数据库”，在实际工作中，学籍档案管理存在的问题也逐渐暴露出来：

多头管理造成的档案材料不统一。学籍档案的内容复杂，数量繁多，填写时间长，在学籍档案形成过程中，往往是多个部门参与填写，由于各种原因很容易造成档案不全，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和统一性，造成后期核对困难。

管理制度不完。现行职校学籍档案管理部门归口不一，各行其是。档案室、学生处、教务处、招生就业处都有可能是学生档案的管理部门。可以说除档案室之外，无论哪个部门管理，学生档案工作都是“附属品”，都无专人负责。

经费投入不足。由于中职大规模的扩招，投入在学籍档案管理上的经费往往不足，档案部门在协调与其他部门关系、建立统一的管理平台上显得力量薄弱，使档案管理工作处于被动局面，无法更新设备，精通档案信息化建设的人才更是奇缺，这是制约学籍档案管理信息化进展的瓶颈。

3 加强学籍档案管理的途径

加强学籍档案的管理应从以下几方面入手：

1、加强学籍档案管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校领导应提高对建立健全学籍档案工作重要性的认识，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每个学制按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。

2、加强学籍档案管理人员自身建设，提高素质，稳定工作队伍。学籍档案管理工作具有严肃性、真实性、规范性等特点，学籍档案管理人员要有严谨的工作作风，积极主动的与各部门做好沟通，加深对专业知识的学习，工作流程和规范，熟练使用计算机等现代化工具，提高办事效率。

3、推进“档案信息化”，促进学籍档案现代化建设。 “档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。

中职学校学籍档案管理信息化建设的基本要求：①硬件设备的准备：计算机、扫描仪、打印机、复印机等；②档案信息化管理制度的建立：包括档案收集、输入、校对、审查、储存、备份、修改、查阅等制度；③做好病毒及黑客的多层次防护；④专职人员培训制度及标准操作流程的建立；总之，学籍档案计算机信息化管理是现代社会学籍档案管理发展的必然途径，已成为衡量中职学校学籍档案管理水平高低的重要指标。

作者简介

侯端霞（1971—），女，广西梧州，专科，档案助理馆员。endprint