谈人事档案存在的问题及对策

杜智华　王斌

摘 要：结合自己三十多年在档案管理工作中的经验，总结出人事档案主要存在的问题及对策。我单位多年来出现个人档案的内容丢失、失真、材料不全、归档不规范、功效发挥较差等严重现象，要想管好用好人事档案，在提供利用个人档案时要改进策略。一是更新工作理念，重视档案管理工作；二是规范档案资料归档，创新工作机制；三是创新档案利用方法，提高档案的有效利用率。

关键词：人事档案；管理；问题；对策；建议

本人从198O年参加工作时就从事档案管理工作，至今已经30多年。档案管理工作作为一个单位工作活动的历史记录，具有专业性、多样性和成套性等特点，对于一个单位的发展具有重要意义。人事档案是人才信息的重要载体，我处目前人事档案主要存在个人档案内容丢失、失真、材料不全、等严重现象，在很大程度上给单位和个人带来很多不便。要从根本上解决人事档案管理存在的问题，就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。现将我单位档案管理的情况和自己对人事档案的认识论述如下：

1 人事档案管理中存在的主要问题

人事档案内容的真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，有的同一问题填写的内容却不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成很大的麻烦，尤其是一些比较常用的名字。如：张丽，张利等。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，所以利用档案时给个人带来了许多不便。

2 人事档案需要有连续性、完整性

个人档案材料的不全 一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

3 人事档案新、旧体制转变

人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。目前单位人事档案是由人事部门分管、近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

4 人事档案管理的对策

人事档案管理中收集材料是基础。人事档案制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做。一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，库房面积至少需20平方米，并配置铁质的档案柜。另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。

5 人事档案管理的几点建议

（一）提高档案管理人员素质

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

（二）完善人事档案管理工作中制度是保障

人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

（三）采用信息化管理手段 信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，新的管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

参考文献

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