普通高校成人教育类档案管理的现状及对策

黄猛　陈超　王娟

摘 要：普通高校成人教育档案是高等学校档案的一个重要组成部分，如今，成人教育档案管理具有复杂化、特殊化、多样化和动态化等特点。为了适应这些新的变化，必须加强档案的科学管理、科学归类、合理开发利用。

关键词：普通高校；成人教育；档案管理

国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）明确提出“成人教育活动，是终身学习体系的重要组成部分。”要大力发展成人教育事业，要办好成人教育必须重视管理工作，成人教育档案的管理工作是其重要组成部分。成人高等教育档案是衡量学校成人教育管理水平和教育质量的重要标志之一，也是发展成人高等教育和开展教学研究的重要信息来源和决策依据。

1 普通高校成人教育档案管理的新特点

随着我国改革开放的不断深入，当今社会对各种应用型、复合型人才的需求与日剧增，很多成人高校为主动适应社会的需要，在办学层次和形式上发生了很大的变化，使成人高校的学籍档案形成了一些新的特点，主要表现在以下几方面：

（一）成教档案的复杂化。突出表现在：一是成人高等教育学生学籍档案记录方面，反映了学生学习的全过程，记载着学生思想、成绩、纪律等方面的变化状况，但由于成教学生来源复杂、分布广泛，来自不同阶层、不同行业、不同单位、不同地方，故各种学籍管理的周期长、难度大，必须进行长期采集和积累；二是办学形式和联合办学单位情况复杂，成人教育与市场联系紧密，专业设置每年均有变化，其管理难度增加。

（二）成教档案的特殊化。成教学生大多是成年人，有工作、有家庭，很多学生在学习过程中由于种种原因，经常出现申请休学的情况，其毕业时间就要推迟，从而出现遗留生的情况，所以必须将他们的档案单独长期保管。同时，还要时刻关心他们的课程通过情况，特别是英语、计算机等统考课程，需到相关部门核实，以便督促他们尽快毕业。

（三）档案内容的多样化。一方面，高校的成人教育与普通本专科教育活动比较，它担负的任务和涉及的教学环节是一个统一的整体，具有明显的综合性、多样化特征。通常，招生、教学、考试到毕业等一系列完整的教学活动和管理任务是一所高校各部门相互协调共同承担完成的，但成人教育的所有教务和管理工作却是其主管部门即成人教育学院协同相关专业院系独立运作的，。由此，必然会形成与高校近似的多种门类的档案；另一方面，随着办学模式的多样化改革，高校成教部门已形成多种教学类型如成人脱产、夜大学、自学考试以及各种非学历教育，开办了本科、专科以及成人中专等层次的学历教育。如此复杂多样的教学、学历教育类型，使成人教育档案的内容非常广泛，它覆盖所办各种教育的学员学籍、教学计划、教学大纲、课程设置等内容。显然，其内容十分广泛。

（四）档案内容的动态化。突出表现在学籍档案上，它具有阶段性，例如，录取名册是一次性收集，学习成绩是每学期收集一次，奖惩记录是随时收集的，毕业鉴定是期末收集的。总之，学籍档案随着学生基本素质的发展变化而变化，随着学生情况的动态变化，学籍档案的内容也在不断补充和完善。

针对这些新的特点，需要研究新的档案管理对策，全面促进成人高等教育的发展是当务之急。

2 普通高校成人教育档案管理的几点对策

（一）增强档案管理意识

提高对成人教育档案管理工作重要性的认识，加强《档案法》和《高等学校档案管理办法》的宣传，增强成人教育工作者的群体档案意识。领导应重视档案管理，应明确一位或者多位领导分管档案工作；在聘用人员上，应选聘责任心强，业务熟练的专业人员；在制度建设上，应制定科学的档案工作制度；在设备、资金上给予充分的保证，应设置档案室，订做规范的档案柜，并购置计算机、扫描机、打印机和复印机等设备，为档案的管理创造了良好的物质条件；注重资料的收集，单位所有工作人员应将自己工作文件定期分类、立卷并交档案工作人员，确保档案的完整性。有了这些方面的保障条件，能够充分发挥档案管理人员的积极性、主动性和创造性。

（二）认真分析、科学分类

普通高校成人高等校教育是普通高校的一部分。因而，成教档案的分类按照严格国家教育部发布《高等学校档案实体分类法》的有关规定执行。严格按国家标准整理档案资料，并在案卷目录、卷内目录、全引目录等方面实行计算机编制。案卷封面、备考表及脊背均应按国家标准填写。按照档案材料的内容性质，将其分门别类进行管理，以便于查找利用。成人高等教育应包括以下五个方面的档案内容：一是教育行政方面包括上级下发的有关成人教育的各种文件、教学改革、评估检查、各种统计报表等；二是招生方面包括招生工作文件、招生计划、录取新生名单、合作办班合同、学员名单等；三是学籍方面应包括学生登记表、成绩册、学籍变更材料等；四是教学方面应包括教学计划、教学大纲、课程设置、实习计划、总结及优秀实习报告等；五是毕业生工作方面应包括毕业论文、毕业设计、毕业生名单、毕业证书发放存根、本科毕业生学位评定文件、授予学位学员名单等。

（三）严格规范、职责明确

健全档案管理制度和规范档案管理，普通高校成人教育档案管理在立卷过程中可以采取“三集中、一统一”的方式，即集中人员、集中时间、集中文件，由学校档案馆统一指导完成。每年立卷前召开一次各相关人员会议，具体部署本年度文件材料立卷归档的范围、要点和时间安排。在立卷过程中，协助、指导各站点、各院（系）立卷，及时解决他们在立卷工作中遇到的问题，发现材料不齐全的采取了深入收集、催交补全等措施，以确保各类档案的归档率与完整率，实行备份归档（向学校档案馆提交原始档案，成教院存放复印档案，保证了成教院档案体系的完整），在归档过程中，注重原始资料的收集，保证了档案资料的真实性，对所有档案的分类、整理、组卷、装订均按国家标准进行，按期完成年度立卷归档任务，确保档案三率达到国家标准。

（四）科学保管、合理开发利用

档案材料保存要科学规范，在档案的保管中档案库房应做到“八防”与“四不”，即：防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光；不损坏、不丢失、不失密、不泄密。维护档案的完整性，是档案开发的前提条件。档案的开发和利用是档案保管的最终目的，也是成人高等教育档案工作人员的职责。档案人员必须始终坚持以用户为中心的服务思想和良好的服务态度，要有高度的责任感和奉献精神，不断研究学籍档案利用工作的新情况、新特点，解决档案工作的新问题，应该从多维度对所保管的档案进行开发利用，使得所保管的档案能为决策层提供决策支持和满足用户的各种需求。这样才能体现档案的真正价值。

总之，高等学校成人教育档案管理是一项非常重要的工作，新世纪，新挑战，为适应高等学校成人教育事业的发展要求，高校档案工作要确定更全、更新、更高的目标。档案管理者要不但提高自己的业务技能和工作水平，积极探索行之有效的档案管理途径，使成人教育档案管理工作在教育教学、科研和社会服务等方面发挥重要作用，为社会进步和学校发展做出更大的贡献。

参考文献

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