高校档案信息化建设的问题及对策

倪翔凌

摘 要：信息技术在社会各部门的不断渗透要求我们必须重视高校档案的信息化建设。通过现实分析，我们发现高校档案的信息化建设确实存在诸多问题，笔者针对这些问题，从基础设备、信息人员以及技术和管理系统构建方面提出了一些对策建议，以期本文的探究结论能够有益于高校档案信息化建设的发展和创新。

关键词：档案；信息化建设；问题；对策

随着计算机日新月异的发展，信息技术的应用已经渗透到社会的各个方面，我们也正在迈入一个数字化的信息时代。毫无疑问，档案的信息化建设势必提高档案管理的效率和质量。高校档案管理是教育工作者和学生在学校中各项活动真实的历程记载，不仅对个人，对学校，对社会都有着非凡的意义。在信息化时代的进程中，高校的档案信息化建设也应跟上时代潮流，在信息技术日益发展的今天，审视自身缺陷，重塑与创新档案的信息化建设。

1 高校档案信息化建设中存在的问题

档案的信息化建设有利于学校活动记录效率的提高，高校档案管理的重要性更是不言而喻，这项工作实现资源共享的一个必要手段，也是社会和学校相互了解的一个重要途径。但是，由于诸多因素的存在，当前我国高校的档案信息化建设还存在一些问题，笔者通过经验分析，进行以下三方面的总结。

1.1 信息化基础设施滞后

信息化基础设施是档案信息化建设的基本要求，信息化基础设施包括计算机、扫描仪、复印机和存储设备等一系列的硬件设备以及处理电子文档的工具和网络等一系列软件设备，二者缺一不可。由于资金等问题的存在，很多高校这些设备并不齐全，这势必会影响档案信息化建设的进程。在很多高校内，由于部门间设备水平的不一致，在一定程度上也会影响资源的共享。信息设备的迅猛发展使得旧的设备很快就会被淘汰，高校在这一方面可能还不能做到及时更新。

1.2 信息化人员素质水平不高

即使高校的信息化基础设施一应俱全，设备完善，但若没有拥有一定素质水平的信息技术人员，这些设备也将会成为摆设，这种现象在很多高校屡见不鲜。先进的信息化基础设施是否能够充分被利用，关键就在于信息化人员的能力和技术水平。很多高校的档案管理工作着年龄偏大，在信息技术放面的掌握和吸收能力较弱，可能在信息设备使用方面还不能及时跟上时代的步伐，以为学校购买了这些基础设施就实现了信息化，殊不知这些设备需要较灵活的运用。

1.3 信息化技术与管理还不到位

微观上讲，信息化人员的素质会影响基础设施的使用效率，从学校整体来讲，要实现档案的信息化建设就需要系统性的技术和管理。目前，很多高校的不同部门技术水平不一致，所使用的软件和硬件都有较大差异，因而会造成部门间信息传输和交流的障碍，不利于档案的信息化建设。信息化假设同时要求有较高的管理水平，信息化技术在档案管理上的应用势必会打破原有的管理体系，在从传统到信息化建设的转型过程中，管理系统起着举足轻重的作用。管理体系不利将会严重影响高校档案的信息化建设。

2 高校档案信息化建设的对策建议

档案信息化建设的落后将会严重制约高校资源的共享工程，在一定程度上会影响学校活动的真实记录和及时查找。那么，我们应该如何建设高校档案的信息化平台，实现高效率的资源共享途径，笔者针对上述问题，提出以下几点对策建议。

2.1 加大档案信息化建设的投入

信息化建设的投入是完善高校信息化基础设施的重要条件，只有充分做好信息化建设的投入，我们才能够在硬件和软件上为信息化建设做好准备。高校的信息化技术设施不健全的关键性因素便是高校在这方面的经费投入力度较小，因此，加大信息化建设的投入是实现档案信息化管理的首要条件。此外，还要加大在技术支持和管理系统上的经费投入，这样才能保障档案信息拥有一个安全的网络环境和有条不紊的流程。

2.2 提高信息化人员的综合素质水平

综合素质较高的信息化技术队伍是高校档案管理信息化建设的决定性因素。完备的信息化基础设施要求我们拥有专业化的信息团队，形成一个技术和知识水平梯度发展的态势，这样才能保证基础设施的有效和充分利用。因此，高校人才管理部门应该定期或不定期进行信息技术培训，如开展一些专题讲座或是讨论，这不仅能够直接传授信息技术知识，还能够有效地增强信息人员的自我提升意识。

2.3 构建高效的技术和管理系统

一方面，高效的技术系统可以提高档案信息的安全和保密程度，较高的技术支持系统可以有效防范黑客入侵等网络问题；另一方面，高效的管理系统可以实现高校内部不同部门之间的技术交流和信息共享，还可以打破原有的封闭的管理体系，构建开放式的信息管理体系，从而使得技术和管理形成一个整体，这不仅有利于各部门之间档案的审批、流转和存储，还更大程度地节约了档案搜寻和传递时间。因此，构建高效的技术和管理系统是高校档案信息化建设必不可少的环节。

3 结语

档案的信息化建设是实现高校信息资源最有服务的关键，信息技术的广泛应用和渗透更要求我们重视高校档案的信息化建设。面对信息化潮流中，高校档案信息化建设中存在的诸多问题，我们从基础设备、信息人员以及技术和管理系统构建方面提出了一些针对性的建议，以期本文的探究结论能够有益于高校档案信息化建设的发展和创新。

参考文献

[1]崔惠竹.高校档案信息化建设的几点思考[J]， 山东：成人教育，2009，29（10）：70-71.

[2]田建君.高校院部档案信息化建设中存在的问题与对策[J]， 长沙：企业家天地（下旬刊），2010（6）：218-219.

[3]王慧乐.高校档案信息化建设探微[J]，湖北：湖北广播电视大学学报，2011，31（6）：119-120.

[4]史明忠.高校档案信息化建设存在的困境与推进策略[J]，北京：中国电子商务， 2013（23）：45.

[5]周波.档案信息化管理在高校中的运用[J]， 辽宁：兰台世界，2011（6）：42-43.endprint