信息化背景下文书档案管理工作分析

王丽岩

摘 要：随着21世纪信息时代的到来，现代高科技的通讯技术、网络技术等信息技术无孔不入，各个领域都有它们的身影，人们的生活和工作也逐渐因为信息时代而改变。实际上，这也是时代的发展，时代的进步，人们运用现代电子技术使工作效率和工作质量大大提高了。文书档案也要与时俱进，传统文书档案管理方式向信息化管理方式的转变势在必行。

关键词：文书档案管理；信息化；分析

我国正在逐渐电子化，网络化，同时，越来越多的电子文档取代了传统的纸质文档。传统的记录方式已不再适应信息时代。因此，档案管理者，必须适应时代潮流，不断创新，不断发展文书档案管理的方式，以一种新观念，新思想，新方法来代替传统的陈旧保守的管理。我相信只要广大文书档案管理工作者齐心协力，坚持不懈，共同开拓进取，我国文书档案管理一定会实现完全信息化管理的。

1 文书档案管理信息化是时代发展的必然趋势

在生活学习及工作中记载的具有保存意义和价值的文字或其它形式的对个人过去的真实记录叫做档案。国家规定其下面的档案管理部门根据自己部门的实际情况进行有序统一的计划安排和具体组织工作。大范围应用现代化信息技术重新对档案及相关的文书资源进行整理、管理。并建立一个电子系统方便其查询和利用。因为档案管理是一个需要长期管理的工作，所以文书档案管理部门每年都要投入一定的资金用于文书档案管理。若全面实现文书档案的信息化管理，运用最多的是电子系统，其需要的管理资金就会大大减少文书管理经费。换个角度，对于文书档案的特点，由于人们的需要，纸质档案会经常被查询，翻阅，时间长了，纸质档案或多或少会受到一定的破坏，甚至有时会丢失。同时传统纸质档案的保存会由于自然环境的影响而遭到一些损坏，包括很多具有价值意义的文书档案，文书档案的管理就遇到了诸多困难。而对于文书档案管理，最为重要的就是能使档案不遭到损坏、丢失。纸质档案的保存对纸的质量就提出了很高的要求，耐久性是关键，纸的质量由纤维素决定，而纤维素极其不稳定，高温、高压或酸、氧化剂等等都会让其化解。所以，传统纸质档案的管理工作稍有不慎，不可估量的损失就会造成。但是，在信息化背景下对档案实现信息化管理，利用计算机和互联网对档案信息进行整理、记录、保存、分类。这样，完全信息化以后，档案管理工作就会更加方便、简洁。会大大的降低文书档案管理者的负担与工作量。总而言之，文书档案信息化在我国社会信息化发展中是绝不会缺少的。

2 我国档案管理信息化建设存在的诸多问题

尽管档案管理信息化给文书档案管理工作带来了很多便利。但目前我国信息化文书档案管理工作仍然面临许多问题。主要表现在以下几个方面。

1.档案管理工作人员的专业知识太过薄弱，一些先进的信息化档案管理技术不能掌握，工作人员也没有主动的去学习，还有一些因为没有经常接触电脑，而不懂电脑的基本操作。所以，所谓的信息化档案管理只能随口说说，不能完全落实。

2.信息化档案管理设施没有完善。目前，由于对信息化档案管理的不重视，导致很多设施早已不能在现代化档案管理中应用，只能成为一个摆设。信息化档案管理设施主要是档案管理信息网络系统与档案管理数字化设备等硬件。这两者可以实现现代化档案管理的信息数据传输、替换与资源共享。

3.创新意识淡薄。工作人员在相关工作中，只知道单一的保管档案，得过且过。没有想过怎样保存能更方便，使使用者更为简单快捷的对档案进行相关操作。

3 对我国档案信息化管理建设的几点建议

1.对档案管理建立统一标准，标准化、规范化档案信息化管理。整体以管理信息化为中心，最大化利用档案管理资源。但因为长期相关部门对档案管理的不重视，致使档案管理工作没有制定完整统一的实施标准。档案管理要想实现信息化管理必须要首先全面规范化和标准化。所以，在电子文件的制作、转发、处理和最终的归档等所有环节都要标准化、规范化。这样就可以建立一个平台用以档案管理，从而对档案进行有效、统一的管理。

2.以现代化的思想观念提高对档案信息化的管理。一个部门的管理是否成功与其管理思想有很大关系，而管理思想主要在于领导。所以，档案管理部门的领导一定要提高思想觉悟。一般而言，一项工作的发展与负责该工作的领导有很大关系。领导要格外重视档案管理工作，把档案信息化建设作为一项计划来进行。尽量多多的开展与信息化档案管理相关的培训，实行奖励制度。档案管理工作人员也应该主动通过互联网、图书馆等等方式学习与信息化管理相关的专业知识，同时提升自己的思想境界，改变思维方式，形成一个新的现代化的档案管理理念，从而建立一个新的管理模式。

3.档案管理部门的工作人员需要具有专业知识，熟练的技能以及超强的领导能力等等。这样的人员才能保证档案管理工作的万无一失。但是，目前只有极少数的人达到了这些要求。档案管理机构的专业人员严重不足。其实，这反应的仍然是管理理念的问题，没有及时跟上时代步伐，没有培养相关人才，对技术也没能及时创新，最终日复一日，管理工作的进程严重落后。

4.加大档案管理基础设施投入额度和力度。要想档案管理信息化工作能顺利的开展，首先要确定一个正确的档案管理的发展方向，还要增加档案管理资金投入，以改进设施。以现有的可利用的人力和物力配之相应的档案管理基础设施。在网络系统支持的前提下，配置先进的现代计算机设备与信息数据采集设备的设施，并建立先进的网络管理系统，从而为档案管理的信息化建设做出努力。

结束语：在当今信息化背景下，档案管理的信息化是时代的必须，同时，档案管理工作是一项为人民服务，对历史负责的工作，看似简单却有着非同一般的重要性。因此信息化档案管理需要得到档案机构的重视，相关工作人员也要勇于奉献，开拓进取，主动学习专业知识，并提高信息化档案管理意识，这样文书档案管理的信息化工作才会取得成功。

参考文献

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[2]王红星.档案管理系统的设计与实现[D].山东大学，2007.

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