食品药品检验所专业技术人员技术档案建立和管理

浦学春　杨德昌

摘 要：专业技术人员档案是技术部门不可缺少的信息资源管理工作，技术档案是对员工信息的详细记录，检验人员个人的工作经历、社会实践经验、业务能力和综合素质等都能得到真实的体现，是专业技术人员在工作实践中劳动结晶，也是他们晋升职称、聘任、提职、调资、评先、评优，年度考核提供材料的重要依据。本所自1986年成立至今，从未建立过专业技术档案，给以往专业人员晋升职称带来诸多不便，今年我所为完善和做好专业技术人员档案建立和管理工作，我们认为应做到以下几点。

关键词：档案收集；档案管理；档案体会

1 专业技术人员档案的收集工作

加强档案收集是做好档案工作的基础，开展档案收集应做好三个方面的工作：

1.1 建立规定制度，使归档工作有章可循

归档工作是正常途径下保证档案齐全完整的第一关，归档制度的确立使归档范围、归档时间、归档材料的质量要求得以明确，它从制度上保障了档案管理员定期接受归档材料，起到一定的制约作用，杜绝了私存文件、拒不归档现象的发生，保证文件材料的齐全完整。熟悉专业技术人员档案的收集渠道和内容。专业技术人员档案的收集渠道和内容有如下几个方面：

①专业技术人员每年年度考核和总结，由个人对本年度工作进行自我评分，在科室里集体评议和打分，考核小组评分，然后由科室主任写评语和签名，最后由考核小组综合评定并盖章。

②毕业证书、学位证书、各级专业技术资格（职称）证书，单位聘任证书。

③各种学术论文、专著、开展新项目、科研成果。

④进修和短期专业学习所取得的各种鉴定、证书。

⑤参加继续医学教育所取得的继续医学教育学分及相应学分证书。

⑥参加本所及以上专业知识、实际操作、大型仪器设备上机操作考核、技术比武的成绩记载以及专业技术岗位上岗证书。

⑦每次参加实验室资质认定现场试验项目名单、参加实验室间比对品种、项目名单及比对分析情况。

⑧参加国家计量院培训取得的实验室内审员资格证书、参加国家食品药品监督管理局培训取得的GMP、GSP证书。

⑨教学、培养人才情况。

⑩专业技术处分情况及其它情况。

1.2 专业技术人员档案材料的收集工作，还要坚持做到两个结合

一是坚持平时收集和集中收集相结合，平时收集，就是注意日常原始材料的收集，集中收集，主要集中在年底对一年来的材料进行收集。二是组织收集和个人收集相结合。组织坚持日常收集外，但个人取得的一些归档材料如证书、鉴定证书、论文、专著等要及时送交档案管理人员归档。

2 专业技术人员档案的整理工作

专业技术人员档案的价值就是为晋升职称、聘任、提职、调资、评先、评优、年度考核、实验室资质认定、领导掌握专业技术人员情况而服务的，在整理工作中 ，必须按档案的要求来严格规范。档案整理是档案管理的一项重要内容。整理的目的就是将零乱的和零星的材料进一步条理化，具体为分类、整理、编目录，使之系统化，便于档案的管理和查找。根据平时工作的体会，我们认为专业技术档案的整理应掌握以下原则：

2.1 一人一档

并在封面上标注姓名、科室、职称、职务。目录分类清晰详尽。反映专业技术人员技术水平的材料种类很多，大致分为学历、工作经历、技术考核、技术职称、论文、论著、科研、学分等类型。按获得的时间顺序将各类材料按表一、表二的形式进行排序。便于保管和利用。便于保管和利用是建立档案的基本出发点和最终要求。整理后的专业技术人员档案应简明清晰便于利用，我们就将档案建立成纸质文档和电子文档。电子文档查找更方便快捷。如要查看某某新项目开展情况，点击新项目开展情况就及时了解。就不用再到档案室查找，更省时省力。

2.2 及时性

为确保档案资料的及时性，平时收集的培训证书、获奖情况要及时归档，做到专业技术人员档案能够随时反映个人情况，其它档案整理工作重点在年终集中收集归档。

2.3 加强档案管理人员责任心意识的培养

档案资料的收集、整理、登录、归档在档案收集管理工作中，是一项重要的工作，之所以要加强档案管理人员责任心意识培养，使其认识专业技术档案建立和管理的重要性。

3 总结

通过建立专业技术档案，填补了食品药品检验所近30年来的空白，规范和完善了档案管理工作，不仅方便了专业技术人员个人业务的记录和平时的查询，也为专业技术人员今后的晋升职称、考核、评优等提高了客观公正的参考依据，同时有助于领导一目了然地了解每一位专业技术人员的情况，有力的提高了管理工作的质量和效率。