档案归档难度成因与对策

米晓慧　王波

摘 要：在档案的管理工作中，比较棘手的当属档案的归档，这是对档案进行分门别类处理的过程，是整个档案管理工作中最重要的一环，随着社会的发展，经济知识时代到来，档案管理的压力增大，档案归档成为档案管理员比较头疼的问题。本文主要针对档案的归档问题进行分析研究，明确档案归档困难的成因，积极寻找档案归档困难的有效对策。推动我国档案管理工作的顺利开展。

关键词：档案归档；归档难度；归档难度分析；对策探讨

知识经济迅猛发展，文字材料越来越多，档案管理难度不断加大，在档案管理中档案归档是最基础性与重要性的任务，无论是国家档案局还是企事业单位还是各种私有企业，都需要面对大量的档案管理工作，做好相应的档案管理记录，而在档案归档中我们常常面临诸多问题，尤其是归档不明确，归档比较困难这一问题，因此分析档案归档困难的成因，积极探讨档案归档的对策分析，才能做好档案的管理工作，推动企事业单位的发展。

1 档案归档比较困难的愿意分析

1.1 档案管理没有引起充分的重视，档案管理人员管理意识薄弱

很多企事业单位并没有形成完善而且独立的档案管理部门，甚至很多企事业单位对档案管理持忽视态度，导致企事业单位大量的档案被沉积，损毁。其实要想做好档案的归档管理工作，首先要在思想上对档案管理引起重视，只有思想上高度重视，才能把档案管理工作充分做好。此外，档案管理工作人员工资水平较低，管理人员缺乏，也是对档案管理工作不重视的体现，管理人员管理积极性大大降低，管理意识薄弱，档案管理混乱不堪。还有的企事业单位虽然配有专门的档案管理部门，但是在实际档案管理的过程中常常存在档案资料比较滞后，档案归档不及时的现象。这些因素必然导致档案管理工作的混乱，档案归档也很难正常开展。其实，档案管理、归档是企事业单位经济效益链条上最重要的一环，档案管理的作用显现是一个潜移默化的过程，而不是一蹴而就的，如果企事业单位长期忽视档案管理的重要性，这必然会阻碍公司的正常发展。

1.2 没有明确的档案管理标准，档案管理存在混乱与不规范

除了企事业单位的领导层对档案管理工作不重视的，导致档案归档比较困难，档案管理没有明确的管理标准与管理评价标准，使得档案管理十分混乱，根本没有清晰的档案管理流程而言，档案管理的各个环节相互交叉，融合，没有明确的区分界限，责任不好落实。因为档案归档的混乱，使得在档案查找时十分困难，效率低下，很难在短时间内搜寻到需要的档案文献。在档案的管理工作中，没有明确的管理方法，制度也不够成熟与完善，实际操作性不强，还有部分人员在实际操作的过程中不注重按照规章制度进行规范化归档，每个管理人员都执行一定的归档管理标准，甚至很多管理人员异想天开，按照直观经验或者是管理直觉办事，文件的收集与整理十分缓慢与混乱。导致档案归档管理比较落后的还有技术的滞后，经济知识时代的到来，对于档案的归档管理既是机遇又是挑战，更多的是后者，传统的档案归档形式已经不能满足档案管理的需要，管理不规范现象常常发生。甚至依然采用手工档案归档，操作方式十分原始，效率比较低下，这对于日后文件的整理与查阅造成很大的麻烦。档案管理无章可循，档案归档分类不明确，立卷不清晰，都使得档案的归档工作面临诸多困难与挑战。

1.3 网络档案管理技术不成熟，电子档案管理水平低

随着社会的发展，科技化程度不断提高，因此面对卷帙浩繁的文件，我们引入了电子管理，采用先进的技术帮助完成档案的归档整理，减轻传统的档案管理与归档的难度。但是该技术在实际应用的过程中却存在着诸多的问题。尤其体现在电子档案与纸质档案的合理有效连接上，纸质档案的电子转化也是比较棘手的大问题。数字化办公的大背景下，产生大量的业务与文档资料，这些文档需要合理归档并有效备案，在之前的纸质文件电子化的过程中，没有做好前端收集、后期整理与电子档案管理的衔接，两者之间出现了断裂，这些使得历史档案库存的纸质文件档案无法实现充分的电子化，也无法实现其与后来的电子档案的连接。档案归档出现困难，档案管理工作与效果不理想。

2 实现档案合理归档的对策探讨

面对档案管理中所显现出的诸多困难，尤其是档案归档的大问题，我们必须采取相关的举措，来优化档案的归档管理，切实推动新时期我国的档案管理。

2.1 建设一支高素质的档案管理队伍

要想做好企事业单位的档案管理工作，切实解决档案归档困难的情况，我们就必须建设一支高素质的档案管理队伍，对档案管理人员进行前期的档案管理工作系统培训，让其充分掌握一定的档案归档技能，提高档案管理人员的档案管理重视意识，增强对档案管理与归档的了解与重视，培训的对象除了档案管理人员，还需要包括企事业单位负责文件整理的管理人员与一般性的工作人员，在进行集体培训时，要内容清晰，突出档案管理的重点，重点讲授档案归档管理，在讲授理论的基础上，增强其实践能力，锻炼他们理论应用于实践的能力，对档案归档过程中遇到的各种归档疑难进行耐心讲解，积极将现代化的管理技术贯穿在档案归档工作的专业讲解中，增强对档案管理人员的管理要求，提高其档案归档的技能，推动企事业单位档案管理工作的有效开展。

2.2 明确档案管理的规章制度，规范档案管理建设

档案归档之所以存在困难，很大一部分原因就是没有明确统一的档案管理标准，国家应该针对档案归档所体现出的问题与混乱情况进行立法规范，制定出与企业档案管理工作相契合的管理制度与规范性要求，面对企事业单位在工作开展中产生的大量电子文件，包括数据、图形与文字等等，管理人员要保持谨慎，认真对待每一份文件，针对其性质与内容进行合理明确归类，依靠制度的约束，结合一定的技术性措施，对档案的管理进行相应的技术支持，企事业单位的其他部门也要积极配合档案管理人员进行档案管理工作，明确档案的各种类型。

2.3 加快实现档案管理工作的信息化进程

信息时代在档案管理中也要充分体现，也是就档案的管理与技术相挂钩，做好档案归档的信息化，首先就要抓好信息网络平台的建构，解决我们前面提到过的纸质文件与电子文件存在衔接不当的问题，加快对原有纸质文件的整理与规划，对他们进行电子化的转化，统一档案归档文件类型，这项工作应该由专业人员进行管理，对纸质文件进行认真输入，在输入的同时由其他专业校对人员对纸质文件与电子录入稿件进行认真核对，保证纸质文件档案内容的准确无误，保证材料信息的真实、具体。档案管理发展的大趋势必然是由纸质档案向着电子档案方向转变，因为经济迅猛发展的大背景下，企事业单位每天处理的文件，产生的档案数量十分巨大，如果是按照传统的纸质档案进行管理，管理效率十分低下，纸质档案与电子档案的结合也十分缓慢，所以在今后的工作中，我们要积极发展电子档案，实现电子档案对纸质档案的取代。

3 结束语

知识经济时代，知识与经济迅猛发展，企事业单位档案管理更是面对重重挑战，除了在各个部门提高档案管理意识之外，要做好档案管理队伍建设，完善各项档案管理规章制度，做好档案准确无误的归档做好充足的准备，在今后的发展中，也要注重对档案管理工作的重视，加大帮扶力度，研究更加先进的档案归档技术，提高档案归档的准确率与效率，只有做好档案的归档处理，才能实现企事业单位更好的发展。

参考文献

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[3] 朱海燕，张晶涛. 关于加强电子文件档案管理的思考[J]. 黑龙江科技信息. 2010（34）