探究学校成人教育学员档案管理工作的重要意义和作用

史波

摘 要：成人教育档案管理水平是衡量一个学校教育质量和管理效果的标准，也是成人教育发展过程的真实记录和历史见证。档案信息是开展成人教育教学的主要信息来源，建立完善的档案管理体系对教学研究起到积极的作用。本文主要就成人教育档案管理工作的意义和作用进行探讨。

关键词：成人教育；档案管理；意义；作用

成人教育档案是高校管理活动中具有保存价值的重要文件，做好档案管理工作对于提高成人教育管理质量，促进成人教育事业的发展具有重要意义。近几年来，随着成人教育的不断发展，档案管理的的需求也在不断的增长，对档案管理的要求也在不断提高，信息化、系统化的管理方式被广泛使用，更能适应高等教育事业发展的需要。

1 成人教育档案管理的意义

1.1 强化档案管理能有效确保档案材料的完整度

成人档案的内容相对丰富，涵盖了学生从入校到毕业以及毕业之前的各种信息和具体表现，而且档案形成的周期较长，材料形成时间分散，在此过程中稍有疏忽就会造成材料的损失，从而使得材料的完整度受到破坏，一些材料的存放比较分散，例如有的存放于教育管理处，有的存放于院系教学部门，导致材料不集中。除此之外，一些材料中含有学生的身份证号和出生信息等，属于个人隐私，需要对其进行保密。档案管理工作的有效实施可以使得一些重要材料更好的保存，随着信息化水平的不断提高，档案管理过程中使用数据库管理相对广泛，可以利用数据库的自动闭锁功能对一些存在的隐私情况进行保密，避免了隐私泄漏给学生带来的麻烦。

1.2 强化档案管理能提高档案的利用效率

根据统计显示，在所有的高校学生档案使用中，利用率最高的就是成人教育学生的档案，学生需要专升本或是考研、去国外学习、补办毕业证等都需要用到教育档案。除此之外，随着技术的发展，学历造假越来越多，用人单位为了能够招聘到基础能力较强的技术性人才，需要对证书进行鉴定，在鉴定中自然就会用到学生档案，但是一些档案由于管理不善就会造成丢失，或是在档案移交过程中出现一些错误，阻碍了人事部门的查询。做好教育档案的管理工作可以从根本上避免这些问题的发生，利用计算机管理档案可以对档案信息加以备份，避免纸质档案的撕毁现象发生，也可以对丢失的档案信息在其备份中查询，方便用人单位的查询，一定程度上提高了档案的利用效率。

除此之外，成人教育档案管理的不断加强有利于用人单位择优选聘人才，现代企业的竞争一定程度上是人才的竞争，用人单位选用人才的标准是德才兼备、高素质的全面发展的人才，他们在人才选用的过程中希望通过学校对应聘学生的真实表现和实际水平进行了解，这样可以帮助他们在众多学生中选择较为优秀的人才。学生档案可以满足用人单位的要求，查阅档案可以让用人单位更加快捷的了解学生的知识、能力和素养，确保他们录用到思想品德好、政治觉悟高又具有发展潜力的人才。

1.3 强化档案管理能提高教学质量

学生档案可以帮助教师了解学生的具体情况，包括他们的政治思想、学习能力和家庭情况等，只有对学生进行全面了解，才能消除教师和学生之间的隔阂，拉近师生之间的距离，使得教师更具有亲和力，激发学生学习的兴趣，更好的促进教学发展。除此之外，教师通过学生档案可以了解学生的学习成绩以及爱好等，在教学的过程中可以因人而异，因材施教，提高学生整体水平和知识，全面提高学生的素质，还可以根据学生的能力对教学过程进行全面的分析和改革，使得教学内容能够反映学生的实际情况，进而提高学校整体教学质量。

2 成人教育档案管理的作用

档案是学生各项信息的原始记录，也是学生在学校学习中的历史见证，一定程度上可以反映教育活动的发展情况。具有总结学习中的经验教训，为管理人员提供数据和资料，提高管理工作效率的作用。在成人教育不断发展的过程中，教育档案的管理内容逐渐从单一性向多样性的综合管理方式发展，在不断发展中丰富了管理内容，也使得管理部门更加齐全。随着成人教育的繁荣发展，成人档案管理也在发挥着自身存在的价值和作用。学校成人档案管理范围一般包括四个方面，首先是文书档案材料，其次是招生工作材料，紧接着是学籍管理材料，最后一项是教学管理材料。

1、文书档案材料的主要内容主要包括上级下达的关于成人教育工作的文件，教学改革方法的文件，学生培养的目标和培养层次的文件，每个学生的学制等，除此之外，还有成人教育的具体规划和实施成人教育的计划，在成人教育中应该遵守的规章制度，管理人员的会议记录和课题研究报告，对成人教学的检查和系通评估，对一些优秀的教学质量进行奖励的材料等。

2、招生工作材料的主要内容包括成人教育招生具体计划，与招生有关的工作文件，成人教育招生的简章和宣传单，所有新生的录取名单，新生录取通知书，还有招生工作情况的总结资料等。

3、学籍管理材料的主要内容包括新生详细信息表，新生在注册学籍时候填的表格，学籍变更材料，学位申报名单，授予学位的学生名单以及学位授予通知，毕业生的名单表，毕业班的集体照，所有毕业学生的联系方式，毕业证领取签收册，学生在校期间的奖励和处分材料，优秀班干部评选以及优秀毕业生评选名单。

4、教学管理材料的具体内容有不同层次不同专业的教学计划和教学大纲，具体教学情况安排表，课程设置的目的及要求，教学进度表，课程表，考试的试题库和各科考试试卷，考试中考场登记表，考试完成后的试卷分析表，学生成绩单和整个学期的考勤表，毕业论文以及评审意见。

在成人教育的过程中，管理者会根据工作需要制定和总结各种文件和材料，这些工作材料的制定体现了他们的工作意愿，工作目标和具体追求，通过材料可以反映出当时制作者的一种思想观和工作方法。材料在成人教育工作中的使用对特定时期的教学开展起着指导作用，可以促进学校组织和开展教育活动和管理工作。虽然在后期的教学中这些资料不具有原先的教育效果，但是作为一种过时的材料也具有其保存的意义。管理者在管理的过程中可以对过去的档案进行查阅，从中吸取经验和教训，针对工作需要再次提出新的管理方法和意见，促进教学的合理化，使得教学制度更加完善，让成人教育工作做得更好，促进成人教育的快速发展。此外，管理者可以通过分析大量的档案材料，从中找出管理的具体规律性问题，从中得到新思路、新观点，使得成人教育改革进一步得到深化，为教学管理的有效进行提供依据，更好地提高教学质量。

3 结束语

档案管理工作是一项基础性的工作，其管理程序相对复杂，对管理的质量要求较高，对管理人员的责任意识要求严格，要想更好的发挥其作用，就要不断提高其管理能力，培养管理人员的职业道德和责任意识，使得档案管理工作逐渐向着现代化、规范化的方向发展，在服务的过程中变被动为主动，在管理的过程中吸取经验教训，积极探索行之有效的管理方法，使成人档案管理在教育和科研方面发挥起到关键作用，为社会发展提供更多的技术性和创新型人才。

参考文献

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