无纸化办公给档案管理带来的挑战

王莹

摘 要：随着网络信息技术的发展，办公自动化的进一步广泛应用，无纸化办公的普及发展，对档案管理提出了新的挑战。就无纸化办公的发展，本文进行探讨，首先分析无纸化办公的概念及其特点；其次，分析了无纸化办公对于档案管理提出的新挑战；再次，就档案管理的注意事项进行分析，从电子文件的安全、档案数据安全进行论述；最后，总结分析了无纸化办公对于档案管理的影响和前景，提出对策与相应的措施。

关键词：无纸化办公；档案管理；相应措施

伴随信息技术在当今计算机应用的快速发展，为档案管理提供了更为广阔的发展空间，对于办公自动化管理提出了更高的要求。研究现代信息技术的应用，推动现代档案管理的向无纸化办公方向发展。如何有效地提高档案管理的效率？为了解决这些问题，“无纸化办公”的提出对于档案管理提出新的挑战。

1 无纸化办公概念及特点

1.1 无纸化办公概念

无纸化办公目的是利用技术手段来改善办公和办公自动化的效率。早在20世纪70年代中期，一些发达国家为解决办公业务的增加对企业发展的压力，提出无纸化办公理念，它改变了传统办公方式。无纸化办公室通过灵活的电子文件分发，以取代人工程序，可直接通过办公自动化系统文件快速，准确地传达了既定目标。

1.2 特点

无纸化办公可以通过办公自动化系统可以节省办公成本，减少人力资源浪费。所有办公正式文件通过自动扫描生成电子版，办公自动化系统管理员将收到的办公文件直接通过文件管理器包括电子文档转换为系统记录并且能够提交领导阅读批复，整个过程没是电子版的没有纸张使用，省去了许多印刷、装订、粘贴、阅读、回收和保存文件等繁琐的办公环节，非常明显的减少了办公用纸和印刷设备及耗材的数量并且也节省了人力资源和财政资源。

2 无纸化办公给档案管理带来的新挑战

2.1 归档工作的新挑战

无纸化办公采用的办公自动化，随着不断变化的电子媒体档案的增多，电子和纸质文件的不同对于参与归档工作的档案管理人员提出了新的挑战，办公文件的电子版形式存在，对于档案管理人员必须重视自动化系统软件的应用，以及对于不同类型的办公文件进行分门别类的归档，以及要注重领导批阅以及重要办公文件的存放，可以认为档案管理信息系统和办公自动化系统连接起来，利用电子程序界面导入文档管理系统的信息，归档文件存放办公自动化、无纸化办公形式下的档案管理的归档工作显得尤为重要。

2.2 电子版办公文件法律效力面临新的挑战

以电子方式提交文件的法律效力新的挑战，电子版办公文件能够被计算机系统识别和处理，数字档案管理部门按照存储在磁带，磁盘或光盘介质一定格式的代码电子文档和传输的互联网上电子文件归档后，档案查询更加方便快捷，文件提取查询更加快捷，但电子文件法律效力却面临更多挑战，如何确保电子办公文件归档后其法律效力不受影响，对于电子版的办公文件归档后的的法律效力问题也是档案管理中面临的新的挑战。

归档的电子文件要应用数字水印、数字签名和数据加密技术，通过数字水印技术保护电子办公文件版权，以确定它不被非法篡改。电子文档数据加密技术是通过对电子文件压缩加密以后进行的保护，这项技术具有防非法复制功能，能够对于电子文件进行有效的法律保护，电子文档备注好电子参考章节，以确保其归档基于归档电子阅读机读数据库能够自动生成，通过软件技术解决方案获得的电子文档的有关章节，以维护包含电子文件和纸质文件稳定的电子文件的原始数据，可以更好维护归档后的电子办公文件的法律效力。

2.3 档案查询面临新的挑战

在档案管理中，随着办公自动化和无纸化办公的发展，对于档案中的查询服务提出了新的挑战，电子文件档案查询中使用电子文件使用新的挑战，只有充分利用以反映电子文件其应有的价值的文件夹需要提高访问使用管理能够共享，控制和使用电子文件自动打开记录性能统计，档案工作人员申请作出努力，以实现采用面向过程的，提出一个请求使用的检查和工艺和系统的访问权限多级，采用文件管理器直接检查必须提交领导要求的电子文档审批批准水平；在登记的效力授权使用所允许的时间后，电子文件审查可以自动核定后恢复，到取消使用电子文件的在线访问权限必须具有良好的控制功能，避免阅读访问归档部门的规范管理，不能被其他程序打开，以避免检查人员可以免费下载和保存电子文件应有权印刷读取，印刷应授权使用数字技术数字水印的电子文档的版权保护所需要的帮助文件使用现代化的管理环节提供了方便的文件管理，科学的管理方法，使资源得到充分利用的文件。

2.4 档案文件的原始性面临挑战

档案文件的法律效力是依据档案文件的原始性，即在原始电子文档识别中的文件，以确保其主导作用的凭据。对于纸质文件，它反映的内容和形式是统一的，如果任何形式的变化在附件中再次，我们有理由怀疑它的真实性。然而，电子文档的内容和形式是相对的，因为不仅该内容被容易地改变，而不是一个固定的形状，因此，随着无纸化办公的推行，对于档案管理文件的原始性提出了新的挑战。

3 无纸化办公档案管理中的建议

随着电子文件，电子文档管理的广泛应用，员工必须积极采取适当措施，以改善电子文档的安全性和可靠性，信息安全技术是关键在这方面，采取技术具体有以下几种：核心技术，签订技术，认证，报文认证，防火墙，添加水印等技术措施。

3.1 注重电子文件的安全性

电子文件归档的信息涵盖了多方面的内容，应制定切实可行的战略安全和可靠性是简单而有效的物理隔离措施，即电子文档和信息系统管理子系统保管文件包括两个网络完全独立的系统，采取技术战略和特定的存储优势，归类备存的离线归档系统，羁押确定子系统，结束了公开范围的方法，电子文件归档各种电子信息文件使用不同的子系统提供使用权限提交电子文档离线管理信息系统。有效防止网络入侵的物理隔离。

3.2 档案管理数据安全

随着无纸化办公档案信息管理体制和运行，因负责信息系统的维护和操作，其操作权限“系统管理员”是伟大的，你可以很容易地在不同部位进入系统维护操作，如有关当局的演技是一个很大的安全隐患，信息安全方案以这种方式已经在实际应用中，“系统管理员”利用职务之便访问存储系统数据修改系统谋取私利。电子信息管理系统文档中包含的功能权限应该设置设计，数据审计权，三权分立的正确方法的数据操作，可以有效地提高电子数据文件的安全。

“无纸化办公”为档案资料自动化管理??注入了新的生机和活力，数字信息与电子文件确定电子文件属性的文档使用电子文件，档案无法比拟的优势。

4 结语

面对网络“无纸化办公”带来的档案管理上出现的新挑战，档案管理方面的有关领导要给予充分重视，积极支持无纸化档案管理自动化的发展。在资金投入方面，档案管理人员要尽职尽责，熟悉业务精通档案管理软件，工作积极为办公自动化发展而不懈努力。我们有理由相信，随着电子信息技术的快速发展， “无纸化办公”将为档案管理工作的变革带来新的机遇，也为档案资料自动化管理??注入新的生机和活力。

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